Tillgänglighetspolicy för personal

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Antagen av föreningens styrelse den 24 november 2019 (se protokoll för beslut).

Bakgrund

Personalstyrkan på Wikimedia Sverige är en ambitiös och hårt arbetande grupp. Samtliga medarbetare har goda möjligheter att på eget initiativ justera sina arbetstider och har även möjlighet att arbeta på distans. Detta för att underlätta livspusslet samt för att de ska kunna genomföra ett krävande och ibland internationellt orienterat arbete tillsammans med volontärer på bästa sätt.

Styrelsen är helt volontärdriven och genomför ofta sitt arbete efter ordinarie kontorstid. Likaså kommer ofta förfrågningar från internationella partners samt från volontärer utanför ordinarie kontorstid.

Personalen förväntas lösa uppgiften och vid behov koordinera med verksamhetschef för att justera belastningen. För att vara en första klassens arbetsplats med personal som är frisk, effektiv, professionell är det dock centralt att kunna varva ned och vara helt ledig.

Syfte

Med den frihet som finns för de anställda är det extra viktigt att alla har en medvetenhet kring hur vi hanterar tillgänglighet i arbetet och respekt för fritiden. Därför har personal och ledning i samråd tagit fram denna policy rörande anställdas tillgänglighet för kansliet. Dokumentet ger en guide för hur personalen förväntas agera och är därmed ett stöd både för personalen själva, men även för volontärer, partners och ledning.

Policy

Allmänt om mejl, SMS, chatt och telefon

Svar på mejl, SMS, chatt och telefon förväntas endast under normal kontorstid 09:00-17:00. Övriga tider förväntas inget svar om inget annat överenskommits på grund av speciella omständigheter (såsom evenemang eller resor) eller om någon form av brådskande situation skulle uppstå.

Automatiska mejl från olika system kan förväntas utanför kontorstid, men behöver inte ageras på.

Var tydlig med ämnet i mejlhuvudet och CC:a bara medarbetare om det är nödvändigt. Detta är extra viktigt att tänka på om mejl skickas utanför ordinarie arbetstid.

Kvälls- och helgarbete

Undvik att kontakta arbetskamrater på kvällar och helger, utom i undantagsfall. (Se Brådskande ärenden.)

Om möjligt fördröj eventuella mejl som inte är brådskande så att de inte skickas förrän nästföljande arbetsdag.

Brådskande ärenden

Vid brådskande ärenden utanför normal kontorstid eller vid annan frånvaro (sjukdom, VAB, semester, etc), är det viktigt att vara tydlig om det gäller ett brådskande ärende, och främst söka kontakt via telefon eller SMS. Observera att det inte finns något krav på anställda att bära med sig arbetstelefonen utanför kontorstid.

Möten

Eftersom arbetet sker i nära samarbete med frivilliga innebär det att möten förläggs tämligen regelbundet på kvällar och ibland helger. Därför är det extra viktigt att i möjligaste mån planera in interna möten under normal kontorstid.

Delad arbetskalender

I arbetskalender skrivs det in om arbete sker på annan än ordinarie plats. Detta så att samtliga vet om ni jobbar på distans och är tillgängliga eller är borta för sjukdom, VAB och inte ska störas annat än i brådskande undantagsfall.

Ledningen

Ledningen ska inte kommunicera viktig information utanför normal kontorstid.

Ledningen har ett särskilt ansvar att föregå med gott exempel med hänseende till alla ovanstående punkter.

Arbetsmiljögenomgång

Policyn ska ingå i den årliga arbetsmiljögenomgången.

Ansvar

Att leva upp till policyn är alla ledares och medarbetares ansvar. Även styrelsen förväntas känna till och respektera policyn.

Styrelsen beslutar om policyn och verksamhetschefen är ytterst ansvarig för föreningens arbetsmiljö.