Insamlingspolicy

Antagen av föreningens styrelse den 13 december 2019 per capsulam (se protokoll för beslut).

Bakgrund

Wikimedia Sverige arbetar med att säkerställa en bredd av olika intäkter. Donationer från privatpersoner och organisationer är en viktig pusselbit i detta arbete. Donationerna säkerställer en långsiktighet i arbetet och kompletterar de intäkter som endast får användas för specifika uppgifter, såsom projektmedel. Gåvor från enskilda individer och från organisationer bidrar till den egenfinansiering som ofta krävs vid projektansökningar och en donerad krona kan därigenom mångdubblas.

Föreningen arbetar för att kontinuerligt öka mängden donationer och i detta arbete behöver det finnas en tydlighet och transparens för hur insamlingen går till. Tydlighet är särskilt viktigt för oss då både personal och volontärer arbetar med insamling.

Syfte

Syftet med policyn är att guida alla de som samlar in gåvor till föreningen i hur detta arbete ska utföras och ligger därmed till grund för vårt insamlingsarbete. Policyn dokumenterar även vår praxis så att föreningens medlemmar, de som donerar till föreningens arbete och andra som är intresserade ska förstå hur vårt insamlingsarbete fungerar.

Policy

Vi har ett 90-konto

Wikimedia Sverige har 90-konton, vilket vi framhåller i våra insamlingskampanjer. Ett 90-konto är en kvalitetsstämpel och innebär att insamlingen årligen kontrolleras av organisationen Svensk Insamlingskontroll för att säkerställa att vi inte har oskäliga insamlings- och administrationskostnader. Minst 75 procent av de totala intäkterna ska gå till ändamålet och max 25 procent får gå till insamlings- och administrationskostnader.

Plusgiro: 90 06 85-9 (vid enskilda gåvor)

Bankgiro: 900-6859 (vid enskilda gåvor)

Hur vi arbetar med att hålla nere kostnaderna för insamlingar

Wikimedia Sverige strävar alltid efter att ha en så kostnadseffektiv insamling som möjligt. Kostnader för olika typer av insamlingar kan variera.

Vi strävar efter en bredd i våra intäktsströmmar. Vi investerar därför resurser i nya insamlingsmetoder i syfte att utveckla dessa och göra dem lönsamma. Vi anser att det är viktigt att ha en balans mellan att både experimentera och testa nya insamlingsmetoder och att underhålla de kostnadseffektiva insamlingssätt som vi arbetat med länge. Att kontinuerligt experimentera är viktigt i en lärande och kontinuerligt utvecklande organisation som Wikimedia Sverige.

Hur vi redovisar våra insamlade medel

Transparens är centralt för Wikimedia Sverige. Vi redovisar hur mycket medel vi samlar in under året i vår verksamhetsberättelse och årsredovisning. På vår föreningswiki (http://se.wikimedia.org/) publicerar vi regelbundet resultatrapporter från vårt bokföringssystem, där donationer är en del av rapporterna. Dessa ligger på konton särskiljda från andra intäkter.

Om någon vill ha ut ytterligare information kommer föreningen att dela informationen skyndsamt, med eventuella personuppgifter borttagna.

Hur vi hanterar våra givares personuppgifter

Hur Wikimedia Sverige hanterar våra givares personuppgifter finns beskrivet i vår Integritetspolicy. De personuppgifter som vi samlar in om givare används bland annat för att tacka givaren för givarens gåva. Vi respekterar samtidigt om en givare vill vara anonym eller inte vill motta ett tack för sin donation.

Vi behandlar alltid våra givares personuppgifter med diskretion.

Hur vi kommunicerar med givare

De som stödjer Wikimedia Sverige ekonomiskt är en viktig och mycket uppskattad grupp personer, som det är viktigt att vi fortsätter ha en nära relation med.

Vi är en öppen och transparent organisation och detta gäller självklart även gentemot givare. Givare ska kunna ställa frågor till oss och förvänta sig ett snabbt och tillförlitligt svar. Givare ska regelbundet erbjudas relevant information för att hålla sig uppdaterade om vår verksamhet. Alla givare som kontaktar oss ska få ett vänligt och professionellt bemötande. Vi strävar efter att vara tillgängliga via flera kanaler, såsom e-post, telefon, vår föreningswiki och sociala medier.

Givare ska bjudas in till att på olika sätt fördjupa sitt engagemang i föreningen, både ekonomiskt och genom volontäruppdrag. Målet är att de ska känna en stark känsla av tillhörighet och att skapa ett fördjupat intresse över tid.

Vid fysiska insamlingskampanjer har givare rätt att få reda på vilken roll den som ber om pengar har i Wikimedia Sverige. Vid externa insamlingar, evenemang eller kampanjer ska insamlare kunna legitimera sig.

På material som används för insamlingsarbete ska våra kontaktuppgifter finnas med. Vid adresserad direktreklam ska det alltid finnas med information om var vi har hämtat mottagarens adress.

I vårt insamlingsarbete vänder vi oss till både privatpersoner och organisationer.

Hur vi arbetar med marknadsföringsmaterial i insamlingsarbetet

För att stärka Wikimedia Sveriges varumärke följer vi vår grafiska profil i all extern kommunikation.

Vi använder endast bilder släppta under en fri licens i marknadsföringen för vårt insamlingsarbete. Att attribuera bilder på ett korrekt sätt är centralt för Wikimedia Sveriges verksamhet och källa ska således alltid anges för bilder, även i sociala medier.

När bilder som föreställer personer används i marknadsföring ber vi personer som går att identifiera om tillåtelse innan bilderna används. De bilder vi använder för marknadsföring ska avspegla vår verksamhet och ge en korrekt bild av målet med insamlingsarbetet. Vi använder bilder i sina korrekta sammanhang. När vi använder bilder väljer vi i första hand bilder som är tagna vid evenemang i Wikimediarörelsen.

Vi arbetar alltid för att de texter som används i vårt arbete ska vara begripliga och korrekta. För texter som används för marknadsföring i insamlingsarbetet lägger vi extra mycket vikt vid att det tydligt ska framgå vad det är för organisation och verksamhet givaren skänker pengar till.

Vi riktar inte marknadsföring mot minderåriga.

Hur vi hanterar gåvor av lös egendom

Om en givare vill att en gåva i form av lös egendom ska användas i Wikimedia Sveriges verksamhet och vi har praktisk användning för den, så kan vi ta emot och använda gåvan. Ett exempel kan vara att någon skänker en kamera till föreningens teknikpool, som är ett av föreningens sätt att stötta skapandet av fri kunskap.

Om gåvan inte kommer att komma till nytta inom Wikimedia Sveriges verksamhet omsätter vi den i pengar genom att sälja den, vilket då behöver värderas och inkluderas i bokföringen som en gåva. Om gåvan har ett obetydligt värde i pengar, som gör att den tid föreningen behöver lägga på att hantera en försäljning inte är försvarbar, ger vi gåvan vidare till en ideell organisation som har användning av den eller lämnar den till en andrahandsbutik alternativt för återvinning.

Hur vi hanterar gåvor av värdepapper och fast egendom

Om Wikimedia Sverige får en gåva i form av värdepapper eller fast egendom ska vi omsätta gåvan i pengar. Om föreningen saknar den kompetens som behövs för att göra detta tar vi hjälp av juridisk expertis.

Vi kan tacka nej till en gåva

Wikimedia Sverige kan tacka nej till en gåva som inte överensstämmer med våra grundläggande värderingar eller på annat sätt kan tänkas skada organisationen, vårt renommé eller vårt varumärke. Här är några exempel på fall när vi kan tacka nej till en gåva:

• När givaren har knutit villkor till gåvan som vi inte kan uppfylla.
• När givarens värderingar skiljer sig från våra värderingar på ett sätt som gör att föreningen eller föreningens renommé kan ta skada om vi tar emot gåvan.
• När givarens avsikt är att använda sin gåva för personlig vinning i form av marknadsföring och publicitet.
• När gåvan är för kostsam att hantera.
• Om gåvan kommer från politiska partier, då vi inte vill riskera att det uppfattas som att vi skulle styras av politiska intressen. Undantag är minnesgåvor och anmälningsavgifter till event. Vi tar emot gåvor från privatpersoner även om de är medlemmar i ett politiskt parti.

Vi kan komma att återbetala pengar om vi får kännedom om att gåvor har kommit från organisationer eller individer som beskrivs ovan.

Hur vi hanterar öronmärkta gåvor

De gåvor som samlas in under Wikimedia Sveriges löpande insamlingsarbete går till vårt arbete för fri kunskap. Pengarna används där de gör störst nytta.

Vi kan be om gåvor till specifika ändamål. Givarna uppmanas då att märka upp gåvor som ges via exempelvis bank eller Swish med ett särskilt ord eller fras. Gåvor märkta på det sättet särskiljs från övriga gåvor med hjälp av ett för ändamålet reserverat konto i bokföringen.

Om en givare på eget initiativ öronmärker en gåva och vi inte har möjlighet att uppfylla givarens önskemål, kontaktar vi givaren och erbjuder möjlighet att få gåvan återbetald. Om vi inte har några kontaktuppgifter till givaren används gåvan där den gör störst nytta.

Hur vi gör om någon vill ha en gåva återbetalad

Om en givare ångrar sig och vill ha sin gåva återbetald gör vi vårt bästa för att uppfylla den önskan. Förutsättningar för att vi ska kunna återbetala gåvan är att givaren kontaktar oss inom rimlig tid och att vi kan säkerställa att det är den person eller organisation som kontaktar oss som gav oss gåvan.

Hur vi hanterar eventuella tvister

Om en tvist uppstår kring en gåva är Wikimedia Sveriges utgångspunkt att givarens önskemål ska respekteras. Om tvisten inte kan lösas genom klargöranden som inhämtas eller lämnas i kontakt med givaren och eventuella andra personer som är inblandade i tvisten, tar vi kontakt med juridisk expertis för hjälp med att reda ut tvistens juridiska aspekter.

Ansvar

Styrelsen beslutar om policyn och verksamhetschefen är ytterst ansvarig för uppfyllande av policyn.

Övrig kanslipersonal samt konsulter, volontärer och förtroendevalda behöver alla vara införstådda med policyn om och när de samlar in gåvor till föreningen.