Mötesprotokoll/Protokoll 2017-09-10

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 25 september 2017 kl. 21.17 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid

Söndag 10 september 2017 klockan 10.00–16.10, Tidskriftsverkstan i Väst (Litteraturhuset ett par våningar upp) i Göteborg.

Närvarande

Mattias Blomgren, Ylva Pettersson, Kristina Berg, Sofie Jansson, Bengt Oberger, Sven-Erik Jonsson, Elza Dunkels, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Brit Stakston, Erik Åström

Mötets öppnande

• Mötets öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2017-05-27
• 2017-06-15
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22

• Styrelsen gav Jan (fr.o.m. 2016 Anna, fr.o.m. maj 2017 John) i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
  • 2015-04-18: Arbete pågår.
  • 2015-05-23: Arbete pågår.
  • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
  • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
  • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
  • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
  • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
  • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
  • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
  • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
  • 2017-01-28: Avvaktar ekonomisystemet och årsbokslutet.
  • 2017-03-18: Inget nytt redovisades.
  • 2017-04-23: Inget nytt redovisades.
  • 2017-05-27: Inget nytt redovisades.
  • 2017-09-10: Grant Thornton har lämnat ett yttrande, men det kräver ett förtydligande. John begär in förtydligande.

Från styrelsemötet 2015-08-23

• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan (fr.o.m. 2016 Anna, fr.o.m. maj 2017 John) att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
  • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
    • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
    • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
    • 2016-05-21: Inget att rapportera.
    • 2016-08-28: Inget att rapportera.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
    • 2017-01-28: Nya rutiner tas fram i samband med byte av ekonomisystem och övergång till ny redovisningsbyrå. Arbete pågår.
    • 2017-03-18: Diskussion med redovisningsbyrån om vilka dokument de skall ha, respektive vilka som skall finnas på kansliet, har skett. Rutiner för dokument som skall finnas på kontoret skall tas fram.
    • 2017-04-23: Dokumentunderlag framtaget, men dokumentet ej uppdaterat. Kommer att göras av ekonomiassistenten.
    • 2017-05-27: Justering av dokumentet pågår.
    • 2017-09-10: Förtydligande av projektledarens ansvar, samt uppdatering av ekonomiassistentens uppgifter utifrån nuläget, har gjorts. John lägger upp det på wikin.

Från styrelsemötet 2016-11-26

• Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan om finansiering diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
  • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • 2017-05-27: John kontaktar Anna för att mejla ut det till styrelsen.
  • 2017-09-10: Frågan kvarstår.
• Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de finansieringsåtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.
  • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • 2017-03-18: Anna hade tagit fram ett utkast som diskuterades. Anna anpassar det utifrån de synpunkter som framfördes och skickar ut till styrelsen i nästa vecka. En genomgång om skattemässiga aspekter kommer att ske med redovisningsbyrån.
    • Riktlinjer för samarbeten med företag och organisationer behöver tas fram gemensamt mellan kansliet och styrelsen.
    • 2017-04-23: Inget framtaget. Tas upp på nästa möte.
    • 2017-05-27: Ansvaret överförs till John.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2017-04-23

• Föreningens arbete: Uppdatering av Ekonomiassistent, Projektledare och eventuellt av andra funktioner behöver göras. Ansvariga: Anna och Sven-Erik.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Sven-Erik.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
• Finansieringspolicy: Uppdaterades språkligt. Internationell finansiering bör läggas in som ny punkt. Ansvariga: Anna och Mattias.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Mattias.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
• Styrelsen uppdrog åt Anna, Mattias och Sven-Erik att finna rutiner för SJ businessavtal för att underlätta reseadministrationen.
  • 2017-05-27: Ekonomiassistenten har fått i uppgift att ordna SJ Business-avtal. Ansvaret överförs till John.
  • 2017-09-10: Klart.
• Former för introduktion av nyanställda och nya i styrelsen behöver tas fram. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Tas upp vid styrelsemötet 18/11.
• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
• EU:s dataskyddsreform: Mattias bokar möte med kansliets personal för genomgång.
  • 2017-05-27: Avvaktar att rutiner kring Fortnox är klara.
  • 2017-09-10: Mattias gick igenom frågorna med André, Sebastian och John vid möte på kansliet den 11 juli. John rapporterade att krav hade ställts på leverantören av det nya medlemsregistret, vilket kommer att införas i systemet.

Från styrelsemöte 2017-05-27

• Vid styrelsemötet i september görs en uppföljning av 2017 års verksamhetsplan och en uppdatering inför 2018 kommer att göras. Styrelsen gav John i uppdrag att förbereda detta.
  • Underlag framtaget inför medlemsmötet 2017-09-09.
• Styrelsen beslöt att ge John i uppdrag att ta fram förslag till upplägg på medlemsmöte. Frågan tas upp på styrelsemötet den 15 juni.
  • Medlemsmötet genomfört 2017-09-09.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt John att se över de avtal som kan beröras av den förda skattediskussionen.
• 2017-09-10: Kontakt har tagits med tre GLAM-partners om att vi måste debitera moms framöver. Genomgång av marknadspris har gjorts. Priset blir 1 000 SEK/timme inklusive moms.
• Styrelsen uppdrog åt Bengt, Mattias och Sofie att bjuda in personer till en strategidiskussion på föreningens wiki för att sedan föra in föreningens synpunkter till WMF:s strategidiskussion.
  • 2017-09-10: Diskussion hade förts på Bybrunnen. Vid kontakt med en del personer hade framkommit att det var kort med tid för att deltaga i diskussionen, vilket berodde på att vi kom igång sent.

Från styrelsemöte 2017-06-15

• Styrelsen beslöt att uppdra åt John att ge Grant Thornton i uppdrag att formulera dialogfrågor till Skatteverket avseende de avtal och ersättningar där osäkerhet råder, i enlighet med Grant Thorntons rekommendation.
  • 2017-09-10: Grant Thornton arbetar med det.

Rapportering från verksamhetschefen

• Halvårsrapport FDC
  • Rapporten diskuterades och frågor om målgrupp och omfattning fördes. Det har varit oklart med målgruppen – dels FDC:s kansli och dels FDC:s styrelse. Berättelserna har ansetts vara viktiga, då det kan ge lärdom till andra chapters.
  • Wikispeech-projektet går bra. WMF kommer att genomföra en kodgranskning.

Projekt/budget 2017

Budgetuppföljning

• Ingen rapportering.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2017
  • Ingen genomgång av ledningsrapporten gjordes, då FDC-rapporten diskuterats ovan.

Verksamhetsplan 2018

• Styrelsen diskuterade de punkter som kommit fram vid gårdagens medlemsmöte och beslöt om följande revideringar.
  • T.2.1: Omformulering bör göras.
  • T.2.2: Följer kansliets förslag.
  • A.1.1: Följer kansliets förslag, se anteckningar.
  • A.2.2: Följer kansliets förslag.
  • Gemenskap: Sänk inte målen. Det skall finnas ordentliga skäl för att göra sänkningar. Ändringar i finansieringsstrukturen kan göras för att nå målen.
  • Generell kommentar: Formuleringar kan behöva förtydligas, genom en mer beskrivande text.
  • M.1: Låt punkten vara, men kansliet behöver återkomma med beskrivning av behovsbilden och förslag på budget för kompetensutveckling, avseende kansliets kompetensutveckling.
  • M.2: Målet avser transparens internationellt – andra chapters och WMF. Till nästa år kan ett mål avseende nationell transparens behöva läggas till. I övrigt enligt kansliets förslag.
  • M.3.1. och M.3.2: "föreningen" byts ut mot "styrelse och kanslipersonal".
• John mejlar ut förslag till nya formuleringar till styrelsen.

Offentlig konst

• Under sommaren har per capsulam-beslut tagits via mejl om att inte överklaga domen från Patent- och Marknadsdomstolen.
• Svar har lämnats till BUS beträffande ersättning för de bilder som låg uppe på offentligkonst.se fram tills domen föll och deras inbjudan till möte beträffande detta och frågan om lagändring.
• Styrelsen diskuterade domen från Patent- och Marknadsdomstolen och följderna av denna, samt utvärderade hur frågan skötts.
• Styrelsen var nöjd med den information som lämnats under sommaren och hur arbetet hanterats.

Skatteregler

• Avvaktar besked från Grant Thornton.

Samewikipediastöd

• Stöd till samiska Wikipedia. Information och diskussion. (Bengt)
  • Frågan flyttades till nästa möte.

Datum för årsmötet 2018

• Årsmötet är planerat till den 21 april 2018. Wikimedia Conference har nu planerats till samma helg, så nytt datum fastställdes, liksom för första styrelsemötet.
• Styrelsen beslöt att flytta årsmötet till den 14 april 2018, och konstituerande styrelsemöte till den 15 april 2018.

Konferenser

• Frågor kring arrangemang av Diversity Conference och Wikimania.
  • John rapporterade att ekonomiska frågor om 150 000 kr för Diversity Conference hade löst sig.
  • Fråga om kontakter för att kunna ordna en lokal om 700-2 000 personer + 10 grupprum för Wikimania år 2019 efterfrågades.

Wikimedia France

• Information om situationen i Wikimedia France.
  • Mattias skickar ut information till styrelsen.

Styrelseutbildningar

• Har styrelsens gått, eller planerar att gå, några utbildningar? Styrelsen påmindes om att detta är ett av verksamhetsmålen för året.

Personalfrågor

• André tar över som operativ chef.
• Under Andrés föräldraledighet år 2018 kommer Sara att vara ställföreträdande.

Övriga frågor

• Säkerhet runt föreningens evenemang: Behovet av säkerhetstänkande och -rutiner runt föreningens evenemang diskuterades.
• Östeuropa-konferens. Bengt och Lars A åker på konferens i Warszawa om två veckor. Fråga om samarbete diskuterades. KÖK och Wikispeech skulle kunna vara möjliga projekt.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.