Mötesprotokoll/Protokoll 2023-09-09

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 27 september 2023 kl. 21.13 (CEST)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 27 september 2023 kl. 16.10 (CEST)

Tid

Lördag 9 september 2023 klockan 10.30–16.00 på kontoret/via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Karl-Magnus Johansson, Bengt Oberger, Johanna Berg, Ylva Pettersson (online), Sven-Erik Jonsson (online), Brit Stakston (online), Sofie Jansson (online), John Andersson (föredragande), Eric Luth (deltog under föredragning om upphovsrätt)

Frånvarande

Per Hasselberg

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2023-06-17
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2023

Budgetuppföljning

• Ekonomisk rapportering: Ekonomisk rapport hade skickats ut inför styrelsemötet. Uppföljning enligt reglerna för 90-konto. Sammanställning gjord under sommaren av faktiskt utfall för kvartal 1 och kvartal 2 jämfört mot budget. Justeringar mellan vissa interna projekt kan behöva göras – ej gjort i rapporten än.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2023

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.
• Styrelsen fann rapporten om Face2Face-kampanjen intressant och bra.
• Styrelsen tackade för återkoppling till Movement Charter Drafting Committee beträffande Global Council och hubbar.

Ansökningar

• En ansökan om finansiering har skickats in till Vinnova för ett projekt som syftar till att engagera allmänheten i aktiviteter som dokumenterar hotat kulturarv så att det enklare kan skyddas. Uppsala universitet är samarbetspartner. Ansökan uppgår till 2 000 000 kr, där vi mottar 1 500 000 kr. Arbetet startar i oktober 2023 om finansiering säkras.
• Wikimedia Foundation valde att finansiera OpenRefines ansökan. Vårt deltagande med teknisk utveckling föll dock bort.
• Ansökningstexten till Allmänna arvsfonden färdigställdes och en bekräftelse från dem inkom 13 juli 2023. Efter kontakt har de informerat oss om att de fortfarande behandlar ansökningar som inkom i maj och början av juni. Beslut kan därför inte förväntas förrän i december 2023, eller februari 2024. Ansökan uppgår till 10 700 000 kr över en 3-årsperiod.
• En ansökan till Svenska institutet för ett pilotprojekt har i stort sett färdigställts. Projektet har fokus på att utveckla ett nätverk för att genom crowdsourcing digitalisera och sprida information om hotat kultur- och naturarv. Arbete relaterat till hubben kommer att bakas in i ansökan. En projektgrupp med representanter från Wikimediaorganisationer i regionen har upprättats och Ukraina, Polen och Georgien deltar. Pilotprojektet har en budget på totalt 400 000 kr. Pengarna kommer att delas med flera partner och ca. 120 000-150 000 kr tillfaller Wikimedia Sverige i pilotprojektet. Inom ramen för projektet kommer ett större projekt som börjar 2024 att utvecklas.
• Möjliga ansökningar som planeras är (där finansiering troligtvis helt sker för aktiviteter under 2024 och framåt):
  • En ansökan till Svenska institutet med Wikimedia Uganda.
  • En ansökan till Svenska institutet med Wikimedia Ukraina.
  • En ansökan till Riksantikvarieämbetet gällande hotat kulturarv.
  • Mindre riktade ansökningar inom ramen för de projekt vi deltar i som finansieras av Arcadia Fund.
• Konsultuppdrag med flera GLAM-institutioner diskuteras. Dessa skulle äga rum under sista kvartalet 2023 eller tidigt 2024.

Viktiga händelser

• Insamlingsarbete med Face2Face har genomförts. En inledande rapport har sammanställts och en utförligare arbetas på.
• Ett flertal presentationer skedde på Wikimania. Vårt fysiska deltagande uteblev dock på grund av sjukdom.
• En omfattande återkoppling gavs på det material som Movement Charter Drafting Committee (MCDC) presenterat om Global Council och hubbar. Återkopplingen byggde på diskussioner som skett inom styrelsen och på kansliet.
• Arbetet med Metabase har fortsatt inför att ny praktikant påbörjar sitt arbete.
• Halvårsgenomgång av ekonomin har skett. En revidering av projektbudgetar för året förbereds.
• Presentationsförslag har skickats in till GLAMwiki-konferensen i Montevideo.
• Deltagande i DIGG:s referensgruppsmöte om nationella rekommendationer för persistenta identifierare.
• Deltagande på workshop där inledande feedback gavs om Riksantikvarieämbetets utkast på en nationell strategi för digitalt kulturarv.
• Wiki Loves Monuments 2023 startade 1 september.
• En sammanställning av olika bankproblem som civilsamhällets drabbas av har skett.
• Ett flertal interna rutiner har publicerats på föreningswikin.
• En större delegation från föreningen med 3 anställda och 4 volontärer deltog på Almedalsveckan i år. På plats skedde bl.a. fotografering av politiker samt på evenemanget, ett seminarium genomfördes i samarbete med Svensk biblioteksförening om hur forskningen påverkas av upphovsrättslagstiftningen.
• En presentation och workshop för FN:s Open Access Working Groups 60 deltagare skedde i Rom.
• Personalsamling genomfördes.
• "Tolk" åt Nationalmuseum i samtal med Wikimedia Commons-gemenskapen om "felaktigt" uppladdade bilder.

Kommande händelser

• Årliga lönerevisioner kommer att ske i september (en schablonlöneökning har redan betalats ut). De försenades på grund av föräldraledighet.
• En dag för att utbilda ambassadörer i de fyra län som Wikipedia för hela Sverige fokuserar på organiseras i slutet på september.
• Verksamhetsmålen färdigställs och godkänns av styrelsen.
• Diskussioner sker med svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.
• Upprättandet av kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med och offerter från lämpliga leverantörer färdigställs och delas med styrelsen.
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• En ny årlig mångfaldsrapport kommer att publiceras.
• En effektrapport kommer att sammanställas under perioden. Denna kommer att integreras med Årsredovisningen nästa år (per 90-konto krav).
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussionerna planeras fortsätta om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag.
• Impact Day kommer att genomföras med Deloitte med fokus på översättningar, effektivisering/streamlining av våra rapporter och eventuellt ett arbete om företagshälsovård.
• En plan för vilken typ av initiativ vi kan lansera med Utrikesdepartementet för att ersätta WikiGap tas fram.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationellt koordinering av WikiGap fortsätter.
• Ansökan till Svenska institutet om hotat kulturarv i Östeuropa färdigställs. Detta fördjupar samarbetet med den regionala hubben CEE Hub.
• Översyn av projektet Wikipedia för hela Sverige kommer att ske och eventuell projektförlängning diskuteras med finansiären.
• En ny version av inköpspolicyn färdigställs.

Upphovsrätt

• Eric Luth föredrog rapport om arbetet med upphovsrättsdirektivsutredningen och styrelsen diskuterade frågan.

Rapportering från onlinemöte inför Wikimedia Summit

• Bengt rapporterade från onlinemöte inför Wikimedia Summit 2024.

Måluppfyllnad/effektrapport

• Arbete med formulering av verksamhetsmål hade inte hunnits med.
• Core metrics har följts upp. Skriftlig rapport skickas ut till styrelsen till oktober. Vissa problem med uppföljning från Wikimania.
• Arbete med effektrapport till Giva Sverige pågår.

Datum för årsmöte 2024

• Årsmötet 2024 är planerat till den 20 april. Då det krockar med Wikimedia Summit i Berlin, beslöt styrelsen att flytta det till efterföljande helg lördagen den 27 april och konstituerande styrelsemöte till söndagen den 28 april.
• Styrelse beslöt vidare att förlägga Wikipedia-dagen till hösten 2024.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering och diskuterades.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.