Mötesprotokoll/Protokoll 2023-10-14

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 29 oktober 2023 kl. 20.07 (CET)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 26 oktober 2023 kl. 18.35 (CEST)

Tid

Lördag 14 oktober 2023 klockan 10.30–17.00 på kontoret/via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Johanna Berg, Karl-Magnus Johansson (online), Sofie Jansson (online), Ylva Pettersson (online), Brit Stakston (online), Per Hasselberg fr.o.m. klockan 11.40 (online), John Andersson (föredragande)

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2023-09-09
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2023

Budgetuppföljning

• Ekonomisk rapportering: Ekonomisk rapport hade skickats ut inför styrelsemötet.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2023

Rapportering från verksamhetschefen

• Information hade skickats ut inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.

Ansökningar

• Ansökan till Vinnova för ett projekt som syftar till att engagera allmänheten i aktiviteter som dokumenterar hotat kulturarv avslogs. Detta då Vinnova drog in utlysningen helt på grund av minskad budget. Samtliga projektansökningar fick därför avslag. Organisationerna som fått avslag överväger att gemensamt protestera mot beslutet.
• Wikimedia Foundation har begränsat medlen som kan sökas för nästa år i verksamhetsstöd. En total budgetökning på endast 6 % för hela Nordamerika och Europa är beslutad. Detta ska även inkludera finansiering till nya organisationer på de två kontinenterna.
• Ansökan till Allmänna arvsfonden: de har ännu inte påbörjat sin bedömning, på grund av hårt söktryck till dem. Det är därför osäkert när vi kan förväntas få svar på vår ansökan, men tidigaste är i december 2023, men troligare är mars 2024. Det är därför osäkert om finansiering kommer att säkras för 2024, vilket skapar utmaningar i verksamhetsplaneringen.
• En ansökan för ett pilotprojekt, på totalt 400 000 kr, har skickats in till Svenska Institutet i mitten av september. Fokus är på hotat kulturarv i Östeuropa och sker i samarbete med CEE Hub. Intäkten kommer att delas mellan flera parter, med ca. 150 000 kr till oss. Arbetet kommer att genomföras under 2023–2024, om projektet finansieras.
• Vi är medsökande i en FoU-ansökan till Riksantikvarieämbetet på totalt 2 400 000 kr, varav vår del uppgår till ca 170 000 kr. Arbetet genomförs under 2024 och har möjlighet att utökas med ytterligare ett år.
• Vi kommer att lämna in en ansökan för ett fortsättningsprojekt, på totalt upp till 2 000 000 kr, till Svenska Institutet i början av 2024. Intäkten kommer att delas mellan flera parter, med uppskattningsvis 1 000 000 kr till oss. Arbetet kommer att genomföras under 2024–2025.
• Vi har även fått förfrågningar kring ett antal konsultuppdrag av varierande storlek. Totalt ca. 150 000 kr. Dessa skulle äga rum under sista kvartalet 2023.
• En fortsättningsansökan för projektet Internationell upphovsrätt kan komma att möjliggöras. Ca. 150 000 kr kan komma att sökas för insatser under 2024.
• En ansökan förbereds inom ramen för projektet Knowledge Rights 21, där vi är en projektpart. Det går att söka 40 000 euro för kompletterande insatser för att få till policyförändringar i Sverige. Vi planerar evenemang riktade mot politiker och beslutsfattare samt bredare kommunikationsinsatser riktade mot de som kan tänkas engageras i remissvar m.m. Insatserna kan äga rum från november 2023 till juni 2024. Ytterligare medel kan även vara möjliga att söka för andra halvan av 2024, men detta är ännu inte säkert.
• Regeringen har skjutit till medel till Centralmuseernas arbete med digitisering. Därför sker under fjärde kvartalet ett aktivt arbete för att identifiera möjliga konsultuppdrag för personalstyrkan att arbeta med, inklusive Wikimedian in Residence-insatser. Storleken på dessa intäkter är okänd i dagsläget.
• En offert har skickats för en workshopserie om Wikidata för utbyte av auktoritetsinformation. Ett fokus kommer att vara på data kopplat till samisk kultur. Arbetet sker under 2024.

Viktiga händelser

• Insamlingsarbete med Face2Face har initierats i Lund. Inledande resultat är positiva.
• Metabase har nu över 2 800 redigeringar och totalt ca. 250 objekt. Detta har gett oss möjlighet att pröva den modellering vi tog fram i praktiken. Genom att inte bara titta på exempelobjekt identifieras gränsfall och brister och hur de hanteras. Vidareutveckling och dokumentation sker kontinuerligt.
• Två presentationer har antagits till konferensen WikiIndaba i Marocko. Vårt deltagande blir digitalt.
• Årliga lönerevisioner har genomförts.
• En utbildningsdag för ambassadörer i de fyra län som Wikipedia för hela Sverige fokuserar på har genomförts.
• Wiki Loves Monuments 2023 har avslutats. Närmare 900 foton har laddades upp.
• Effektrapporten för 2022 har färdigställts, godkänts av Giva Sverige och publicerats på webbplatsen.
• Deloittes Impact Day har genomförts med fokus på översättningar, effektivisering/streamlining av våra rapporter, insamlingsarbete samt stöddokument för personalhälsa.
• Idéprogrammet har färdigställts.
• Riktlinjer för föreningsengagemang har färdigställts.
• En workshopserie i tre delar har genomförts inom ramen för Wikimedia Foundations initiativ Let’s Connect. Fokus är på hur Wikidata kan användas för att organisera Wiki Loves Monuments.
• Fortsatta inspel och diskussioner har skett i Upphovsrättsutredningen. Vi fokuserar på Panoramafrihetsfrågan.
• Flera föreläsningar på folkhögskolor har skett, där sammantaget flera hundra deltagare varit med.
• Slutrapporten för ISA-tool har skickats in. Hur fortsatt arbete ska organiseras diskuteras nu.
• Konferenspapperet Wikidata for authority control: sharing museum knowledge with the world har antagits i DHNB2023 Conference Proceedings.
• Inledande planering har skett för tre ansökningar:
  • Till ForumCiv (kräver även att föreningen blir medlemsorganisation där).
  • Till Erasmus+.
  • För projekt om hotat kulturarv med Riksantikvarieämbetet.

Kommande händelser

• Ackreditering till Erasmus+ kommer att undersökas. Deadline för året är 19 oktober och förväntan är inte att färdigställa ansökan, men att påbörja arbetet för att kunna färdigställa den vid nästa utlysningstillfälle.
• Deltagande på möte för verksamhetschefer i Utrecht, Nederländerna.
• Verksamhetsmålen färdigställs och godkänns av styrelsen.
• Diskussioner sker med svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.
• Utvecklingssamtal kommer att genomföras i november.
• Påbörja verksamhetsplan och budget för 2024.
• Upprättandet av kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med och offerter från lämpliga leverantörer färdigställs och delas med styrelsen.
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• En ny årlig mångfaldsrapport kommer att publiceras. Rapporten är i stort sett färdigställd.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussionerna planeras fortsätta om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag.
• Diskussioner/workshops om hur den tematiska hubben kan organiseras och styras kommer att organiseras under året.
• Medlemsmöte med fokus på Idéprogrammet kommer att organiseras.
• En plan för vilken typ av initiativ vi kan lansera med Utrikesdepartementet för att ersätta WikiGap tas fram.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationell koordinering av WikiGap fortsätter.
• Översyn av projektet Wikipedia för hela Sverige kommer att ske och eventuell projektförlängning diskuteras med finansiären.
• En ny version av inköpspolicyn färdigställs.
• Den årliga revideringen av finansieringsplanen sker (kansli och styrelse).
• Deltagande på GLAM Wiki Conference 2023 i Montevideo, Uruguay. Fokus är att diskutera hubbrelaterade aktiviteter.

Idéprogram

• Förslag till idéprogram hade skickats ut inför styrelsemötet och redovisades.
  • Styrelsen diskuterade innehållet och fann det OK med ett par förtydliganden.
  • Styrelsen framförde att det var ett bra arbete som utförts.
  • Styrelsen beslöt att förslaget till idéprogram tas upp på ett medlemsmöte och att beslut om behandling på årsmötet tas senare.

Riktlinjer för föreningsengagemang

• Förslag till Riktlinjer för föreningsengagemang hade skickats ut inför styrelsemötet och redovisades.
  • Styrelsen diskuterade innehållet och framförde synpunkter.
  • Styrelsen beslöt att läsa igenom dokumentet ytterligare och kommentera i dokumentet, samt att ta upp det för beslut på nästa styrelsemöte.
  • Styrelsen ansåg att huvudstrukturen på dokumentet var OK och att det kan tas med som underlag för verksamhetsplaneringen.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering och diskuterades.

Övriga frågor

• Nästa styrelsemöte: Styrelsen beslöt att flytta nästa styrelsemöte från lördagen den 18 november till lördagen den 2 december klockan 10.30–17.00 på grund av att John är på tjänsteresa. Möte med personalen kommer att hållas på eftermiddagen från och med lunch.
• Medlemsmöte kommer att hållas i veckan innan, troligen onsdagen den 29 november.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.