Mötesprotokoll/Protokoll 2023-12-02

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 11 januari 2024 kl. 21.29 (CET)
Justerare Boberger (diskussion) 11 januari 2024 kl. 16.51 (CET)

Tid

Lördag 2 december 2023 klockan 10.30–12.30 på kontoret/via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Johanna Berg, Bengt Oberger, Sven-Erik Jonsson (online), Sofie Jansson (online), Brit Stakston (online), John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Per Hasselberg, Ylva Pettersson, Karl-Magnus Johansson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2023-10-14
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2023

Budgetuppföljning

• Ekonomisammanställning skickas ut i kommande vecka.

Rapportering från verksamhetschefen

• Information hade skickats ut inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.

Ansökningar

• Wikimedia Foundation har begränsat medlen som kan sökas för nästa år i verksamhetsstöd. En total budgetökning på endast 6 % för hela Nordamerika och Europa är beslutad, och indikationen är 5 % efterföljande år. Detta ska även inkludera finansiering till nya organisationer på de två kontinenterna. Föreningen kommer inte kunna få någon nämnvärd ökning av verksamhetsbidraget nästa år. Vi kommer att skicka in en separat ansökan för resurser kopplat till implementering av ett CRM-system.
• Wikimedia Foundation har de senaste månaderna tagit flera beslut som indikerar att fleråriga verksamhetsbidrag inte kommer att vara möjliga att söka för Wikimediaföreningar för perioden 2025–2027 (vilket varit vår förhoppning). Flera Wikimediaföreningar har de senaste månaderna överraskande fått avslag på sina ansökningar för perioden 2024–2026. Utöver detta har flera föreningar i regionen fått sina bidrag minskade mot tidigare år.
• Det bedöms finnas en stor risk för att Wikimedia Foundations insamlingskampanj via banners på Wikipedia kan komma att minska kraftigt 2024. Wikimediaföreningar uppmuntras att påbörja besparingsåtgärder och aktivt söka alternativa finansieringsmöjligheter.
• Vår ansökan till Allmänna arvsfonden har gått vidare till nästa steg. De har skickat oss ett stort antal frågor om förtydliganden och efterfrågat en större konstellation av projektpartners. Bedömningen är att vi har chansen att säkra medel under 2024, men att det kommer att kräva en större insats och att projektstart riskerar att ske senare än vi hoppats. Att finansieringen ännu är osäkrad skapar utmaningar i verksamhetsplaneringen då projektet är väldigt stort (över 10 miljoner i budget över tre år).
• I mitten av september skickades en ansökan in till Svenska Institutet för ett pilotprojekt, på totalt 400 000 kr som nu har godkänts. Fokus är på hotat kulturarv i Östeuropa och sker i samarbete med CEE Hub. Intäkten kommer att delas mellan flera parter, med ca. 150 000 kr till oss. Arbetet kommer huvudsakligen att genomföras under 2024.
• Vi är medsökande i en FoU-ansökan till Riksantikvarieämbetet på totalt 2 400 000 kr, varav vår del uppgår till ca 170 000 kr. Arbetet genomförs under 2024 och har möjlighet att utökas med ytterligare ett år. Vi har ännu inte fått något svar på ansökan.
• Två stycken ansökningar skickades in inom ramen för projektet Knowledge Rights 21, där vi är en projektpart. Totalt söktes 55 000 euro för kompletterande insatser för att få till policyförändringar i Sverige. Finansieringen har bekräftats. Finansieringen är för (1) framtagandet av rapporter, (2) för en kommunikatör att arbeta med bredare kommunikationsinsatser för att skapa opinon runt slutsatserna i rapporterna, (3) för evenemang riktade mot politiker och beslutsfattare samt de som kan tänkas engageras i remissvar m.m. Insatserna äger rum från december 2023 till juni 2024. Ytterligare medel kan även vara möjliga att söka för andra halvan av 2024, men detta är ännu inte säkert.
• Vi kommer att lämna in en ansökan för ett fortsättningsprojekt, på totalt upp till 2 000 000 kr, till Svenska Institutet i början av 2024. Intäkten kommer att delas mellan flera parter, med uppskattningsvis 1 000 000 kr till oss. Arbetet kommer att genomföras under andra halvan av 2024 till 2026.
• En fortsättningsansökan för projektet Internationell upphovsrätt kan komma att möjliggöras. Cirka 150 000 kr kan komma att sökas för insatser under 2024.
• Regeringen har skjutit till medel till Centralmuseernas arbete med digitisering. Därför sker under fjärde kvartalet ett aktivt arbete för att identifiera möjliga konsultuppdrag för personalstyrkan att arbeta med, inklusive Wikimedian in Residence-insatser. I dagsläget har inga ytterligare intäkter säkrats.
• Vi har deltagit på ett möte anordnat av Svenska institutet med fokus på bevarande av kulturarv. Endast ett fåtal organisationer var inbjudna och de flesta var myndigheter, inklusive större finansiärer som Sida. GLAM-institutionerna i rummet förde fram behovet av att finansiera digitalisering och att Wikimedia Sverige och Wikimediarörelsen för detta är en central aktör att inkludera (med flera av dem har vi tillsammans utvecklat en ansökan till Vinnova). Att andra organisationer framhöll oss på det sättet skapar intressanta möjligheter för kommande utlysningar och specialfinansieringar framöver för vårt internationella arbete (framförallt med Wikimedia Ukraina).

Viktiga händelser

• På grund av rådande finansiella förutsättningar och risker har förhandlingar skett med facken om en organisationsomställning och personalförändringar kopplat till detta. De fackliga förhandlingarna är avslutade. Arbete sker aktivt för att säkra mer medel som kan skapa nya möjligheter.
• En utlysning för en kommunikatör har förberetts. Fokus är på insamling/medlemsvärvning för att förbättra föreningens möjligheter att bibehålla likartad verksamhet även kommande år. Tjänsten kan även komma att innefatta påverkansarbete om en extern projektansökan säkras (från Knowledge Rights 21). Annonsen har inte publicerats ännu då vi väntar på utfallet av ansökan vilket kommer att styra tjänstens omfattning och fokus.
• En översyn av projektet Wikipedia för hela Sverige har skett och ett antal förändring i tidsplan, fokus och budget diskuteras med finansiären.
• Första utkast på verksamhetsplan och budget för 2024 har tagits fram.
• Förhandling sker med Arbetsförmedlingen om anställningsstöd för en person som kan komma att arbeta med Metabase. Vår egenfinanisering sker med ett projektbidrag för hubben.
• Deltagande på möte för verksamhetschefer i Utrecht, Nederländerna.
• Två presentationer på konferensen WikiIndaba om den tematiska hubben genomfördes.
• Två presentationer på konferensen GLAM Wiki Conference om den tematiska hubben genomfördes. Hubbrelaterade aktiviteter diskuterades och vi fick viktiga insikter om Wikimedia Foundations planer.
• Den årliga revideringen av finansieringsplan har skett (kansli och styrelse). Det finns en större osäkerhet i finansieringen än tidigare och den typ av projekt som bedöms gå att få finansiering för har ändrats.
• Utvecklingssamtal har genomförts med hela personalstyrkan.
• En ny årlig mångfaldsrapport har tagits fram och kommer att publiceras inom kort.
• Arbete med att sammanfatta lärdomar från Wikipedia för hela Sverige pågår. Ett antal konceptpapper tas fram där det beskrivs vad som gjorts och erfarenheter från detta. Materialet är tänkt att förenkla för volontärer att planera liknande initiativ framöver.
• Utkast på ett stort antal utbildningsmoduler för learn.wiki tas fram. Modulerna kommer att implementeras under 2024.
• Personalsamling har skett och personalen och styrelsen har mötts för gemensamma diskussioner.
• Ett nytt kampanjkoncept med fokus på hotat kulturarv har utvecklats. Idén är att genomföra evenemang tillsammans med svenska ambassader och konsulat på samma sätt som WikiGap tidigare genomfördes. Diskussioner kommer att ske med Utrikesdepartementet under 2024. Finansieringsmöjligheterna från externa finansiärer för den här typen av arbete bedöms som mycket goda men ligger en bit framåt i tiden.
• Två workshopar har genomförts för SHM för att utbilda dem i hur man använder OpenRefine för intern datastädning.
• En mekanism för att lätt kunna lägga till referenser till svenska böcker har utvecklats. Zotero och Wikimedia Foundation måste lägga till den för att den ska aktiveras.

Kommande händelser

• Utkast på Verksamhetsplan 2024 levereras till styrelsen.
• Utkast på Budget 2024 levereras till styrelsen.
• Revidering av ansökan till Wikimedia Foundation färdigställs.
• Verksamhetsinriktning för 2025 kommer att initieras.
• Verksamhetsberättelse 2023 kommer att initieras.
• Bokslutsarbetet för 2023 kommer att initieras.
• Upprättandet av kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med och offerter från lämpliga leverantörer färdigställs och delas med styrelsen. Vi förhandlar med Wikimedia Foundation om extra resurser för att bekosta detta.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussioner/workshops om hur den tematiska hubben kan organiseras och styras kommer att organiseras fram till mitten av 2024.
• Diskussioner sker med svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.
• Medlemsmöte med fokus på Idéprogrammet kommer att organiseras.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationellt koordinering av WikiGap fortsätter.
• En ny version av inköpspolicyn färdigställs.
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• Diskussioner om framtida samarbete med Utrikesdepartementet fortsätter.
• En omstrukturering av stöd till gemenskapen planeras där mer beslut flyttas över till gemenskapen. De budgeterade resurserna för arbetet planeras att vara oförändrade 2024.
• Rapportering till GLAM-partners om hur det material de delat via Wikimediaplattformarna används sammanställs.
• Slutrapporter för de projekt som avslutas i december tas fram.
• Klimatrapport för 2023 tas fram.
• Upphovsrättsutredningens betänkande publiceras i januari 2024.

Riktlinjer för föreningsengagemang

• Riktlinjer för föreningsengagemang, som diskuterades på styrelsemötet 2023-10-14, hade lästs igenom ytterligare och kommenterats av styrelsens medlemmar.
  • Styrelsen diskuterade och ställde sig bakom förslaget. Riktlinjen antas av verksamhetschefen.

Riktlinjer för hantering av hot på Wikipedia

• Diskussion fördes om att en riktlinje för hantering av hot på Wikipedia behöver tas fram.
  • Styrelsen beslöt att ta fram en riktlinje för hot på Wikipedia för att stötta gemenskapen.

Medlemskap i ForumCiv

• Beslut om medlemskap i ForumCiv, för att möjliggöra en projektansökan dit, enligt diskussion på styrelsemötet 2023-10-14.
  • Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i ForumCiv.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering och diskuterades.

Möte med personalen

• Möte med kansliets personal hölls från och med lunchen klockan 12.30.

Övriga frågor

• Sven-Erik framförde att en revidering av förbättringsarbetet behöver göras.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.