Ämne på Diskussion:Verksamhetsplan 2012/Möjliggörande

Vi har inte skrivit ner något konkret här, men på det extra årsmötet diskuterades bland annat vidareutbildning av styrelsen och andra funktionärer. Är det någon som har tips på något sådant eller annan bra organisationsutveckling?

I grunden handlar det om att roller och arbetsrutiner måste vara klara och välfungeraden för den större verksamheten och komplexare organisationen ni har detta år.

Det som är viktigt är att varje ledamot i styrelsen, har en roll med uttalat ansvar där han/hon känner han/hon får utlopp för sin kreativitet och önskan att åstadkomma resultat inom ett område som intresserar. Att roll- och ansvarsfördelningen mellan ledamoten och den kollektiva styrelsen och ordföranden är klar, välfungerande på ett sätt som tillvaratar både gruppens och individens kraft. Och inte minst att roll- och ansvarsfördelningen mellan styrelsen och dess ledamöter till föreningssekreteraren och kansliet är klar och välfungerande.

Som konkreta leverabler har jag sett ett dokument där ni delat ut just roller/ansvar och också gått igenom och uppdaterat dokument om arbetsrutiner (borde kanske utvecklas/kompletteras dock?). Om du då stämmar av själv med var och en av ledamöter efter en tid att de är införstådda och bekväma med rollfördelning och ansvarfördelningen, och om inte drar igång diskussioner för att räta ut oklarheter/saker om inte fungerar som de skall så ser jag de första två delarna som klara (att alla skall veta sin roll och arbetsrutiner och hur samspelet inom styrelsen bör gå till). Om inte någon allmän kurs genomgång behövs för att förbättra dynamik, samspel och kunskap i styrelsearbete (det senare är en fråga ni i styrelsen kan ställa till er själva).

Den tredje kring föreningssekretararn och kansliet och styrelsen och ledamöternas interagerande med dem har jag dock inte sett varken i skrift eller i praktiskt utförande att det verkar vara klar och välfungerande. Om min känsla är rätt att detta är omoget så kan detta antingen redas ut med klargörande diskussioner i mindre grupperingar och dokumentation om detta. Eller så kan det behövas redas ut i en bredare diskussion där fler träffas IRL och systematiskt går igenom problem, möjliga lösningar och handlingsplan, för att då senare följa upp detta och kunna dokumentera den nya välfungerande rutinerna/rollerna.Anders Wennersten (diskussion) 4 april 2012 kl. 21.05 (CEST)

Ja, jag håller med dig om allt du skriver. Passar på att lista en del intressanta kurser som jag letade upp nyss här ändå, så att jag inte tappar bort dem.

• Styrelsekunskap, 12-13 april
• Sprid idén! Frukostseminarium, 19 april
• Funktionsutbildning för styrelser, 12 maj
• Styrelseutbildning – att styra en idéburen organisation, 2-3 juni

I själva det interna styrelsearbetet är det min bedömning att ni redan är betydligt mer mogen och avancerad än vad som är vanligt, och att då en "vanlig" styrelseutbildning är slöseri med ledamöternas tid. Dock bedömer jag kassörens roll är så ändrad att det kan vara bra med en utbildning i den rollen utifrån att det numera handlar om större och avancerad verksamhet, ev också för ordföranden av samma skäl. Jag tror mer på att ni avsätter en tid, säg en timme på era IRL och planeringsmöten, jag uppfattar nästa är i juni. Och om det känns rätt kan bjuda in någon som tar upp någon aspekt på styrelseasrbete (men jag tror juni är för tidigt). Sedan ser jag det viktigt med en ordentlig uppföljning i okt/nov när ni väl kommer ha ett IRL möte för verksamheten 2013. Därifrån bör du/ni kunna beskriva om ni utvecklat organisationen tillräckligt eller vilka brister som då kvarstår, och hemläxa att åtgärda de saker som är ofärdiga.

I samband med att vi har nu anlett KPMG att bli revisorerna för föreningen och EU projekt och hjälper oss på väg mot godkännande av SFI kommer de nu att granska det interna arbete inom föreningen och kansliet och ska kommer fram med rekommendationer om vad vi måste förbättras. Samtidigt kommer vi snart ha cirka sex anställda, varav tre är heltidsanställt utan att fokussera på ett väl avgränsad projekt. För de måste vi snart sätta upp en tydlig beskrivning och fördelning av uppgifter de har, samt att sekreteraren blir mognad att finjusterar detta.

Håller med om att få ordning på det interna arbetet inom kansliet bör vara Föreningssekreterarens uppgift med stöd av revisorn. Men kvar är styrelsens och ledamöternas samspel med föreningss~ekreteraren och de som arbetar kansliet. Räcker det med den sorts Arbetsutskott ni inrättat? Jag tror ni borde ta in erfarenhet från andra föreningar som har ett mindre kansli, varför inte tex lyssna på hur Digisam och/eller .SE samspelar med sitt kansli, föreningssekreterare?Anders Wennersten (diskussion) 6 april 2012 kl. 15.09 (CEST)

Man skulle kunna tänka sig några genomgångar för föreningsaktiva med komperens vi så att säga själva har i huset. Grundläggande retorikteori för alla som är intresserade av att vara ute och prata å Wikimedia Sveriges vägnar, till exempel. Eller en fotokurs. Bara för att ta ett par lösa exempel.

Apropå det där med kurs i att prata om Wikipedia håller jag gärna en sådan. En train-the-trainers-kurs alltså.