Årsmöte 2020/Utvärdering

Denna utvärdering är dels en sammanställning av den deltagarenkät som skickades ut efter årsmötet till samtliga deltagare, och dels en utvärdering från den personal som arbetade med årsmötet.

Enkäten

Demografi

För att få en uppfattning om demografin hos deltagarna valde vi att fråga om två parametrar som vi som förening vill följa för att se över tid vilka som deltar på våra arrangemang, nämligen kön och ålder. Av enkätsvaren fyllde 17 personer i att de är män (63%) och 10 personer att de är kvinnor (37%). Den yngsta svaranden var 32 år och den äldsta 76 år, och medelåldern var 55,7 år.

Vi konstaterar att det är ett prioriterat arbete att jobba för jämställdhet och en större mångfald i ålder bland de som deltar aktivt i föreningen.

Kännedom om mötet

Vi ställde frågan “Hur hörde du talas om Wikimedia Sveriges digitala årsmöte 2020?” och det gick att välja flera alternativ.

Här kunde vi ha varit tydligare med vad vi menade med de olika alternativen, exempelvis att alternativet email kan ha tolkats olika av olika personer då även nyhetsbrevet kommer via mail.

Det vanligaste sättet personerna som svarat på enkäten fick reda på informationen om årsmötet var via mejl, vilket visar att det är en kommunikationsform som är viktig och som vi bör fortsätta med. Två personer har fått kännedom om mötet via brev. Då vi sammanlagt skickade brev till tio personer är denna siffra alltså förhållandevis hög. Dock verkar de även ha fått kännedom om mötet på annat sätt, eftersom det gick ut en annan anslutningslänk i pappersutskicket än den länk vi spred via nätet och de använde inte länken i pappersutskicket för att ansluta.

Webbplats och sociala medier fyller sin funktion på så sätt att människor nås av informationen i dessa kanaler. Det är dock oklart om det är en primär källa eller om det även är samma personer som nås där som via mejl. Dessa plattformar fyller även ett informativt syfte till medlemmar såväl som icke-medlemmar, även om de som nås av informationen sedan inte deltar på årsmötet.

Det är en person som svarat att den nåtts av informationen via Bybrunnen på Wikipedia. I sig är alltså detta inte ett sätt att locka deltagare till årsmötet. Det är dock en viktig plattform från organisationens sida, för att visa föreningens verksamhet för Wikipediagemenskapen. En fråga att ta med oss kopplat till det är vem som postar inläggen där. En tes är att en förtroendevald snarare än en anställd kan fungera bättre, så att ideella pratar med ideella.

Rekommendera mötet till andra

Vi frågade “Skulle du rekommendera ett digitalt årsmöte inom Wikimedia Sverige till en vän eller kollega?” och det gick att svara på en skala från 0-10. Det var två personer som svarade 0-6 (ett svar var en 3:a och ett svar var en  6:a), 13 personer som svarade 7-8 och 13 personer som svarade 9-10:

Att en så överväldigande majoritet har gett betyg 7 och uppåt, och bara en svarande har gett betyg under 6, ser vi som oerhört glädjande. I föreningen behöver vi nu därför fundera över hur vi kan kanalisera detta engagemang så att vi går från tanke till handling och faktiskt rekommenderar liknande möten vidare.

Minus

Vi ställde frågan ”Vad gillade du minst med Wikimedia Sveriges digitala årsmöte 2020?”

14 personer svarade på frågan. Sammanfattningsvis handlade svaren på vad som var minst uppskattat om att det inte var ett fysiskt möte, om tidsplaneringen för mötet och plattformen för mötet. Det är många som uttrycker saknad efter att ses och dricka kaffe, prata i pausen och att besöka Kungliga biblioteket.

Den första punkten hade vi troligen kunnat förbättra möjligheterna för genom att lägga till sociala inslag i mötet. Till exempel hade vi kunnat avsätta tid för fikapaus, för att få en känsla av samhörighet utöver själva mötet. Det är dock svårt att helt ersätta denna punkt för de personer som tycker att det fysiska mötet är viktigt.

Punkt två om tidsanvändningen under mötet och längden på detsamma, kan vi dra många erfarenheter av. En konkret punkt är att avsätta mer tid för mötet och i så fall sluta tidigare. En annan är att vara tydligare gentemot mötesordföranden att tiden är en inriktning och inte en fast sluttid. Dessutom kan vi ytterligare fundera över balansen mellan olika föredragna punkter under mötet och hur dessa presenteras. Det kan finnas svårigheter med att hålla samma fokus under en digital dragning som under ett årsmöte där alla är i samma lokal. Kanske kan delar av presentationerna istället spelas in som film eller liknande, för att ge lite olika typer av stimulans.

Den tredje punkten, med teknik och plattform, är svår att helt få bort första gången många användare använder en plattform. Våra åtgärder med förmöten för att testa tekniken digitalt blev inte så välbesökta, men uppskattades av de som deltog. Det är svårt att bedöma om och i så fall hur våra skriftliga instruktioner och instruktionsvideor fungerade, och hur många som tog del av dessa. Det här är en fråga som bör finnas med i liknande enkäter framöver. Eftersom detta även var en lärandeprocess för föreningen som helhet och kansliet, är det fortfarande värdefullt att dessa resurser finns på plats.

Plus

Vi ställde också frågan “Vad gillade du mest med Wikimedia Sveriges digitala årsmöte 2020?”

Här handlade svaren sammanfattningsvis om hur smidigt det är att delta i ett digitalt möte för att det är mer effektivt utan att resa, att mötet var väl förberett med en tydlig struktur, tidseffektivt och att det var bra mötesfunktionärer. Dessutom uttryckte flera att det mest positiva var att mötet alls kunde genomföras.

Genom att planera för och genomföra ett digitalt årsmöte på ungefär en månad får vi se detta som ett väldigt gott betyg. Det var alltså värt arbetet att exempelvis ta fram en ordentlig mötesordning för hur mötet skulle genomföras. Att mötesfunktionärerna får gott betyg belyser ytterligare vikten av att ha en bra mötesordförande som är van vid förutsättningarna för mötet, som i det här fallet att ha erfarenhet av digitala årsmöten.

Att vi hade en presentationsrunda som inledning på mötet beskrivs som ett positivt inslag då alla fick chansen att komma till tals. Detta är ett inslag vi kan ta med oss till kommande digitala möten, för att alla ska känna sig inkluderade och sedda.

Mötets innehåll

I enkäten fanns också frågan “Vilken av följande delar intresserade dig mest?” och svarsalternativen var verksamhetsberättelse och årsredovisning (2019), verksamhetsplan och budget (2020), verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar (2021), medlemsavgift, motioner och propositioner, valärenden samt övrigt. Det gick enbart att välja ett alternativ.

Svaren var som följer:

Av de två som valt alternativet “annat” har en svarat “vet ej” och den andra svarat “Det gick inte att välja mer än ett alternativ i listan? Det som mest intresserade mig var punkterna om vad föreningen gjort, gör och planerar för”.

Det är svårt att generalisera utifrån svaren på den här frågan, utöver att de som svarat uppskattar dagordningspunkter om verksamheten. Till exempel kanske “motioner och propositioner” hade fått högre betyg om mötet innehållit fler engagerande motioner i år. Det är dock intressant att den fråga som rönte mest diskussioner och förslag under mötet, alltså frågan om medlemsavgift, inte var det mest intressanta för en enda svarande. Det är också noterbart att ca 30% svarat att de tycker “verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar (2021)” är mest intressant, då denna fråga inte fick någon föredragning på grund av tidsbrist och ingen diskussion skedde under mötet. Troligen behöver vi därför lägga mer fokus på det under kommande årsmöten.

Vi valde också att undersöka deltagarnas inställning till ett antal aspekter av mötet, med svarsalternativen väldigt nöjd, ganska nöjd, varken nöjd eller missnöjd, ganska missnöjd och väldigt missnöjd. Det vi undersökte var inställningen till information inför mötet, upplägg och mötesordning, Zoom som mötesplattform, presentationer och föredragningar, mötesfunktionärerna, delaktighet under mötet, diskussioner i smågrupper, möjligheten att påverka och längden på mötet.

Glädjande nog kan vi konstatera att det generellt är mycket höga betyg på i princip samtliga punkter. I samtliga fall finns en majoritet som svarat att de är väldigt nöjda till ganska nöjda. Det de svarande är allra mest nöjda med är mötesfunktionärerna, samt upplägg och mötesordning. Det de svarande är minst nöjda med är diskussionen i smågrupper.

I fritextsvar kan vi läsa kommentarer om att smågrupperna inte fyllde någon funktion eller något syfte och att man upplevde att det var ostrukturerat, vilket skulle kunna höra samman med betyget på denna fråga. Å andra sidan finns det också kommentarer om att deltagarna uppskattade interaktionen under mötet, där ju diskussionsgrupperna får ses som en del. Det finns helt enkelt en splittrad bild i frågan. Vi kan dock konstatera att uppdelningen i smågrupper hade kunnat göras mer strukturerad och med ett tydligare syfte kopplat till årsmötet, vilket hade bidragit till mer begriplighet.

Medskick till liknande möten i framtiden

För att ge utrymme för deltagarna att komma med egna tankar och funderingar ställde vi frågan “Vilka framtida lärdomar är det viktigast för oss att ta med oss? Lista så många du kommer på!” Denna fråga besvarades med alltså med fritextsvar och kan grupperas utifrån olika teman, och från dessa svar tar vi med oss många kloka tankar inför kommande liknande möten.

Det första området handlar om dispositionen av mötet. I flera kommentarer tas det upp att mötet innehöll några tunga punkter och dragningar, och ger konstruktiva förslag på att vi kan förstärka det visuella underlaget, att dela upp beslutspunkter och ha fler ajourneringar i form av raster och bensträckare. Det finns också förslag på att vikta om fokus för att korta föredragningen om föregående års verksamhet och att fokusera mer på kommande år. Då vi hamnade i upplevd tidsnöd (misskommunikation kring om tiden 10-13 var en fast eller flexibel sluttid) hann vi inte diskutera verksamhetsinriktningen för 2021, vilket vi tar med oss till nästa år. Även längden på mötet som helhet tas upp, med förslaget att synpunkter kan samlas in i textformat i förväg så att dessa kan besvaras under mötet. Kanske kan vi till och med ha en digital beredning av handlingar inför mötet så att medlemmar kan komma med input där, utan att ha hela årsmötet digitalt. Ett möjligt upplägg är i så fall ett digitalt öppnande av årsmötet, digital beredning asynkront i textform, och sen fattas beslut under ett fysiskt årsmöte. På så sätt går det möjligen att tillfredsställa fler av medlemmarna, både de som vill ha digitalt möte och de som inte vill det.

Nästa område är fysiskt kontra digitalt årsmöte, där åsikterna går isär. Flest kommentarer handlar om att det framöver finns all anledning att fortsätta att hålla digitala möten, och några handlar om att digitala möten behöver vara undantag då de inte på allvar kan ersätta fysiska sådana. Någon menar att vi borde kombinera fysiska möten med digital närvaro för deltagare som inte har möjlighet att vara med på plats, där någon annan säger att vi behöver välja antingen eller och inte kombinera.

Det uttrycks också att vi riskerar att få ett A- och ett B-lag då vissa deltagare inte kan ta till sig tekniken och därmed utestängs från mötet. Detta resonemang är intressant att utveckla något. Den som skrivit kommentaren menar att personer riskerar att uteslutas från årsmötet då de inte känner sig hemmastadda med tekniken. Värt att nämna är dock aspekten att människor även utesluts från fysiska möten som nästan alltid hålls i Stockholm, vilket också riskerar att skapa denna uppdelning i A- och B-lag. Även om föreningen står för resa och andra omkostnader för den som vill delta i årsmötet och inte har möjlighet att bekosta detta själv, är det inte alltid enbart ekonomin som är ett hinder. Det kan också exempelvis vara tillgängligheten i lokalen, att resan tar betydligt längre tid än mötet eller att medlemmen inte är bekväm i sociala sammanhang. Klart är dock att det också efterfrågas fler digitala möten, vilket kan tyda på att det funnits ett underskott på detta i föreningen tidigare. Vi behöver ta till oss detta och hitta fler vägar till digitalt engagemang.

Ett tredje tema är tekniken. Flera skrev om att alla borde få möjlighet att prova på tekniken och plattformen inför mötet för att lära sig den bättre. Detta visar att vi inte nått hela vägen fram gällande kommunikationen, då vi haft flera sådana tillfällen. Zoom lyfts också som problematiskt, då det har påvisats säkerhetsbrister hos dem. Vi bedömde att det trots riskerna ändå var den mest lämpliga plattformen och vidtog åtgärder så långt det gick för att säkerställa deltagarnas integritet. Även detta verkar vi ha kunnat kommunicera ytterligare. Det verkar finnas en viss korrelation mellan ålder och uttryckta svårigheter med teknik. Underlaget är dock lite för litet för att kunna dra några större slutsatser kring detta. Det är troligen också så att alla inte tar chansen att testa innan det faktiska tillfället, vilket gör att det kommer vara enklare och smidigare att genomföra ett liknande arbete i framtiden då fler nu är vana vid videokonferens i allmänhet och Zoom i synnerhet.

Övriga frågor

Till slut hade vi en fråga om det fanns några övriga kommentarer eller medskick, även detta som fritext. Svaren var varierande, från en kommentar om en felaktigt ställd fråga i undersökningen till en digital prinsesstårta för att fira genomförandet. Flera tackade för ett väl genomfört årsmöte och uttryckte glädje över att det gick att genomföra. Det kom också ett par specifika frågor om Wikipedia som plattform och om möjligheten att genomföra aktiviteter inom Wikimedia Sverige. Då undersökningen var anonym hoppas vi att denna kommunikation kan uttryckas och fångas upp även på annat sätt.

En kommentar berörde också omfattningen på möteshandlingarna. Det är framförallt verksamhetsberättelsen som är omfattande, vilket till stor del beror på att detta är en anpassad version av den omfattande rapportering föreningen gör till Wikimedia Foundation. Formerna för detta dokument kan ses över för att förenklas och förtydligas.

Kansliets erfarenheter

Arbetet med val av mötesplattformar

Kansliet gjorde en gedigen utredning av plattformar som skulle kunna komma att vara aktuella för mötet. Under utredningens gång kom inspel kring parametrar som var viktiga för olika delar av föreningen vid olika tillfällen, vilket gjorde att arbetet och utgångspunkterna fick förändras något under processens gång.

Processen var väldigt intensiv då det var ont om tid. Fokus från början var enbart att mötet inte skulle krascha och att det skulle ha teknisk funktionalitet för mötesformalia.

Först senare under processen kom parametrar såsom GDPR och integritet att väga tungt, där kansliet sent i processen fick återkoppling från styrelsen om önskemålet att undersöka hur Zooms rapporterade säkerhets- och integritetsbrister kunde hanteras på ett GDPR-säkert sätt. Detta skapade visst extraarbete i och med att vi behövde hitta alternativa lösningar för genomförandet. Som tur var hade vi möjlighet att låna access till Kungliga Bibliotekets Zoom-konto som körs via servrar i Sverige. Detta gav även visst merarbete och en osäkerhetsfaktor under själva genomförandetillfället, men var en i slutändan lyckad lösning.

Mötets syfte och fokus

Ingången i uppdraget att genomföra digitalt årsmöte var tydlig från styrelsens sida; detta digitala årsmöte var en extraordinär händelse och det viktiga var att säkerställa att vi ens kunde samlas och se till att stänga 2019, ge ansvarsfrihet och så vidare. Detta gjorde att ambitionsnivån kring mötet lades på en viss nivå, och påverkade saker som upplägg och mötesförfarande.

I någon mån kan detta uttalade fokus att säkerställa ett formellt korrekt genomförande av årsmötet ha medfört att vi missade en chans att genomföra ett riktigt trevligt digitalt årsmöte. Vi hade kunnat lägga till social tid motsvarande de fikatillfällen som många sade sig sakna, ha andra typer av gruppdiskussioner och interaktiva moment för att jobba med deltagarupplevelsen, ha mer lekfulla moment och så vidare. Nu gav vi inte riktigt chansen till deltagarna att se hur bra det kunnat funka om vi haft den ingången.

En fråga som uppstår är om man ska ha uppdelningen mellan årsmöte och Wikipediadag eller “inkorporera” Wikipediadagen i årsmötet, och ha en heldag med blandning mellan beslut och keynote/seminarium och så vidare. Förslaget inför kommande år blir därför att ta fram några olika upplägg och låta styrelsen besluta hur mötet ska genomföras.

Rollfördelning

Innan mötet:

Till nästa år ska vi fundera över hur vi kan involvera styrelse och medlemmar i arbetet med genomförandet av årsmötet, för att inte göra oss lika beroende av personalresurser. Detta blir en del  av ett demokratiseringsarbete och ytterligare en volontärmöjlighet. Ett exempel på detta är vilka roller som finns för att sprida materialet som ska beslutas om/diskuteras innan årsmötet. Översättning av materialet till andra språk skulle också kunna vara en volontärsroll inför årsmötet, ett tydligt avgränsat uppdrag både i tid och omfattning.

Under mötet:

Det var fullt genomförbart med årets personalstyrka, men intensivt. Det krävs ändå en viss mängd funktionärer för att kunna rulla ett sånt här möte och frågan är om det borde ligga på personal eller volontärer. I år blev det ganska personaltungt, men det är inte något självändamål att det är så. Dock fanns en fördel då personalen skaffat sig kunskap under processen att ställa om till digitalt möte som gjorde att det blev smidigt i år. Tiden att utbilda volontärer var också väldigt kort i och med omställningen till digitalt årsmöte.

Att sekreterare och ordförande har någon form av betald roll (arvodering/anställning i första fallet och möjligen arvodering i andra fallet) är troligen en fördel då det gör uppdraget tydligt och det går att ställa vissa krav på personerna. Att ha vana funktionärer i dessa roller verkar vara en framgångsfaktor då många kommenterar hur nöjda de är med mötesfunktionärerna. Föreningen har dock tidigare år kunnat engagerat mycket skickliga och erfarna mötesordföranden på ett framgångsrikt sätt tidigare även utan arvodering, detta har dock varit för fysiska årsmöten.

Under fysiska möten har det tagit mer tid att sköta administrationen kring att se till så att alla som dyker upp är medlemmar och att de betalar medlemsavgiften. Detta tog ingen tid nu, då alla som anslöt sig till mötet var medlemmar. Detta skulle kunna bero på att personer som ännu inte betalt avgiften valde att inte ansluta sig till mötet då de inte kände sig bekväma med att betala digitalt. Det skulle också kunna vara ett tecken på att fler personer hörsammat vår uppmaning att betala sin medlemsavgift inför mötet.

Efter mötet:

Även här hade vi kunnat involvera styrelse och medlemmar på andra sätt för att sprida utfallet av mötet.

Kommunikation

Deltagarna verkar ha tagit till sig informationen om att betala medlemsavgiften inför mötet, alternativt dök inte de som inte betalat avgiften inte upp.

Det verkar ha dykt upp flera under mötet som inte tidigare har varit med på årsmöten i föreningen, vilket kan vara ett tecken på att det är olika målgrupper som dyker upp på digitala möten kontra fysiska möten. Att vi kommunicerat flera gånger inför att årsmötet blir digitalt kan möjligen ha påverkat detta.

Behöver vi på något sätt adressera handlingarna på annat sätt än skriftligt inför kommande årsmöte? Ett alternativ skulle kunna vara att spela in film eller podd med olika delar av handlingarna för att sänka trösklarna i att ta till sig informationen inför mötet. Kanske med kompletterat med reflektionsfrågor för att få igång tankeprocessen.

Vi publicerade presentationen som användes som underlag för dragningar och beslut inför mötet. Detta är klart positivt då medlemmar kunde följa med.

“Provocerande frågor” inför årsmötet skulle kunna användas kommande år, för att få folk att tänka innan diskussionen och fundera över sina ståndpunkter.

Fundera över utformandet av formalian kring våra årsmöten för att sänka trösklarna för deltagande. Här kan vi exempelvis lära oss av ungdomsorganisationer som arbetat mycket för inkludering och förenkling, utan att förlora kärnan i föreningsformalian.

Övrigt

Fundera över identitetsbyggande kopplat till årsmötet till nästkommande år. Alltså hur vi kan bygga föreningens identitet genom viktiga tillfällen under året, där ju årsmötet är det främsta. Hur kan vi exempelvis inför, under och efter mötet koppla detta till vår kamp för fri kunskap? Kan vi belysa människors engagemang för våra frågor ännu tydligare, ha aktiviteter såsom att ladda upp en bild till Wikimedia Commons etc., under årsmötet?

Sammanfattning av åtgärder

• Jobba för jämställdhet och en större mångfald i ålder bland de som deltar aktivt i föreningen.
• Fortsätta sprida information via mejl som primärkälla och med komplettering i form av sociala medier.
• Fortsätta skicka brev till de som inte har sin mejladress i medlemsregistret.
• Ideella sköter kommunikationen på Bybrunnen på Wikipedia.
• Se över den sociala delen av föreningens videokonferenser, till exempel fika och presentationsrunda av alla närvarande.
• Genomföra undersökningar kring om det informationsmaterial och de instruktioner som tas fram inom föreningen läses och används.
• I de fall diskussioner i smågrupper används som metod i videosamtal ska dessa ha ett tydligt syfte, exempelvis genom tydlig frågeställning och återkoppling.
• Fundera över dispositionen av punkterna under mötet.
• Se över möjligheterna att komplettera muntliga presentationer med andra former av redovisning, exempelvis korta filmer.
• Ta fram olika förslag på hur ett årsmöte kan kombineras med andra aktiviteter under dagen, för styrelsen att fatta beslut om.
• Fundera över formerna för verksamhetsberättelse och andra handlingar för att förenkla dokumenten.
• Fundera över hur vi kan involvera styrelse och medlemmar ytterligare i arbetet med genomförandet av årsmötet.
• Fundera över utformandet av formalian kring våra årsmöten för att sänka trösklarna för deltagande.
• Skapa en ännu tydligare känsla av att det faktiskt är Wikimedia Sveriges årsmöte, genom metodik och innehållsinslag.