Årsmöte 2022/Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2023
Bakgrund
Verksamhetsinriktningen och de ekonomiska ramarna för 2023 fastställs på årsmötet i april 2022. Det här dokumentet styr styrelsens och kansliets arbete med att utveckla verksamhetsplanen och budgeten för 2023. Styrelsen har fått mandat av årsmötet att godkänna verksamhetsplanen och budgeten för 2023.
Nedan följer förslaget till verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2023, att diskutera och godkänna för årsmötet 2022.
Verksamhetsinriktning för 2023
Strategin för 2021–2025 fastslogs på ordinarie årsmötet den 24 april 2021. Programmen (Tillgång, Användning, Gemenskap och Möjliggörande) behålls oförändrade men mål och projekt påverkas av den nya strategin. Majoriteten av projekten förväntas dock fortsätta, om än i något reviderad form baserat på erfarenheterna från 2022. Nedan presenteras de största nya initiativen som planeras för 2023. Initiativen ligger organiserade efter deras förväntade budgetstorlek. Huvuddelen av arbetet består av direkta fortsättningar på initiativ föreningen arbetade med under 2022.
En framtida tematisk hubb för innehållspartnerskap
Arbetet med att etablera en så kallad tematisk hubb i Sverige kommer att fortsätta under 2023. Tematiska hubbar är en ny typ av organisation inom Wikimediarörelsen som är tänkt att ha ett markant utökat ansvar jämfört med existerande organisationer, och bidra inom ett visst område. Detta för att Wikimediarörelsen ska kunna uppnå sina långsiktiga strategiska mål. Vi vill bidra specifikt med att etablera en tematisk hubb för innehållspartnerskap. Detta för att möjliggöra fler partnerskap med olika organisationer som har material som är relevant att inkludera på Wikimediaplattformarna, så kallade innehållspartnerskap. Det kan exempelvis handla om att tillgängliggöra material från kulturarvsinstitutioner (Galleries, Libraries, Archives & Museums – GLAM), universitet, statliga myndigheter eller FN-institutioner.
Det experimentella arbete som pågått under 2021–2022 kommer att fortsätta under 2023 då vi hoppas att experimenten ska kunna omvandlas till större och långsiktiga projekt. Arbetet med de fem områden vi prioriterat inledningsvis, det vill säga (1) utvecklandet av en Helpdesk för att ge stöd till de som vill utveckla innehållspartnerskap, (2) arbete med kapacitetsbyggande för att öka Wikimediarörelsens kompetens långsiktigt, (3) bidrag inom mjukvaruutveckling av olika strategiska verktyg för att sänka trösklarna för att bidra till våra plattformar, (4) datauppladdningar av dataset som är av strategisk betydelse för att etablera framtida och bibehålla nuvarande samarbeten, samt (5) utvecklande av internationella partnerskap med exempelvis FN-institutioner, kommer alla att fortsätta.
Planen är att hubben ska fokusera på att stödja Wikimediarörelsen med att tillgängliggöra material från olika partner genom att till exempel utveckla viktig mjukvara, testa och konceptutveckla nya metoder, sammanställa data, producera stödmaterial för att sänka trösklar samt att koordinera arbetet internationellt. Arbetet kan i framtiden även komma att inkludera hantering av projektbidrag till andra Wikimediaföreningar. Det kan även vara aktuellt att under året börja titta på hur föreningen kan engagera sig i att öka antalet organisationer som nyttjar Wikibase, vilket kan hjälpa våra partnerorganisationer att hantera och öppna upp sin länkade strukturerade data.
Vår bedömning, i april 2022, är att de nya strukturer som behöver etableras för att Wikimedia Sverige ska motta nödvändig finansiering och formellt kunna utses till en hubb är kraftigt försenade på global nivå. Arbetet med upprättandet av den kommitté som ska ta de formella och stora besluten om implementeringen av de strategiska rekommendationerna, det så kallade Global Council, har inte kommit speciellt långt. Detta trots att den ursprungliga planen var att den skulle etableras under 2021. Att det är detta (ännu inte etablerade) Global Council som blir det organ som kommer att fatta beslutet om WMSE blir en hubb eller inte, innebär både ytterligare fördröjningar såväl som ökade risker och utmaningar. Vilka personer som kommer att vara engagerade i Global Council, vad deras prioriteringar kommer att vara och den process vi kommer att behöva agera efter är alla okända storheter.
Bedömningen är dock fortsatt att föreningen har god chans att bli den första tematiska hubben då arbetet har kommit långt, vi har etablerat ett starkt nätverk och vi har positionerat oss inom flera viktiga områden. Vi kommer aktivt att kommunicera med den globala Wikimediagemenskapen om vad som bör prioriteras och hur de kan engageras. Vi räknar med att vi under 2023 kommer att behöva investera mycket resurser på att utveckla våra experiment och idéer till fullständiga ansökningar till Global Council.
Aktiviteter i hela Sverige
Projektet Wikipedia för hela Sverige startar under 2022 och kommer att genomföra en stor del av verksamheten under 2023. Genom projektet kommer föreningen att kunna nå ut med information om föreningen över stora delar av landet samt organisera aktiviteter och lokala volontärgrupper på olika orter. Insatserna kommer att leda till en ökad varumärkeskännedom, vilket vi hoppas även kommer att påverka våra insamlingskampanjer positivt.
Det ökade arbetet med att engagera fler personer på plattformarna kommer även att vara väldigt viktigt för att säkerställa en bättre täckning av ämnen och en mer diversifierad grupp medlemmar och volontärer. Vi kommer att aktivt arbeta för att möjliggöra för fler volontärer att stiga fram och ta en ledarroll i föreningen.
Vi kommer inom projektet även att titta på hur föreningen kan fördjupa samarbetet med andra civilsamhällesorganisationer och utveckla verksamhet för barn och ungdomar.
Genom denna verksamhetsutveckling kommer vi att vara i en stark position för att ansöka om att bli förmånstagare hos Postkodlotteriet 2024 och även för att organisera insamlingskampanjer i Sverige samt ansöka om dedikerade medel för barn- och ungdomsverksamhet (vilket föreningen inte tidigare arbetat speciellt aktivt med).
Wikispeech – Talresursinsamlaren
Föreningens flaggskeppsprojekt Wikispeech kommer att fortsätta vidareutvecklas under 2022 och under 2023 är vår förhoppning att Wikispeechs drift kommer att övertas av Wikimedia Foundation. Fokus under 2023 blir att utveckla Wikispeech för nya språk så att det kan lanseras på fler språkversioner av Wikipedia, samt att den då färdigställda talaresursinsamlaren kan användas när vi genomför aktiviteter för att genom crowdsourcing utveckla lexikon, samla in inspelningar av tal med mera.
Arbetet med Wikispeech kommer att fortsätta i huvudsak genom extern finansiering via olika projektbidrag. Vi har identifierat flera möjliga finansiärer och kommer att söka projektmedel under 2022 som, om de blir framgångsrika, bekostar vidareutvecklingen under 2022-2025.
Huvudsakligen kommer vi att titta på ansökningar som handlar om hur insamling av talresurser kan organiseras samt hur fler språk kan läggas till. Vi ser möjligheter att samla in värdefull taldata om dialekter, insatser för att samla in taldata knuten till information som är viktig i olika krissituationer samt insamling av taldata från olika minoriteter. Detta bidrar till att göra det möjligt att utveckla AI som är neutral och fungerar lika bra för alla. Vi kommer även att undersöka Wikidatas lexikografiska namnrymd, som vi tidigare inte arbetat med, och som möjliggör lagring av information om ord och fraser (som grammatiska former och betydelser) på ett strukturerat, maskinläsbart sätt. Denna infrastruktur har stor potential för datalingvistiska tillämpningar, och vi kommer att titta på hur uppladdningar av språkdata kan genomföras. Därtill vill vi undersöka hur Wikispeech kan användas av svenska myndigheter samt konceptutveckla driftsformer och hur andra kan betala för att få nyttja denna tjänst.
WikiGap
Vi kommer att vidareutveckla kampanjen WikiGap på tre olika sätt under 2023. Vi kommer att (1) organisera fler aktiviteter i Sverige som en integrerad del av Wikipedia för hela Sverige, (2) organisera ett större uppstartsevenemang som ska flytta runt varje år till olika världsdelar och sätta fokus på frågan hos olika organisationer och nå större mediegenomslag och (3) experimentera med angränsande “gaps”, t.ex. HBTQI eller funktionsnedsättningar, tillsammans med andra Wikimediaföreningar.
Därtill kommer vi inom ramen för den tematiska hubben identifiera material från olika partner som kan digitaliseras och laddas upp, så att det kan användas av volontärerna som deltar i WikiGap. Det kan handla om exempelvis bildmaterial för att illustrera biografierna, eller uppladdning av dataset med kvinnor som utmärkt sig inom ett visst område. Dessa kan då användas för att identifiera biografier som saknas och som bör fokuseras på under WikiGap-kampanjen.
Insamlingsarbete och medlemsvärvning
Det mer experimentella och förberedande arbete med insamlingsarbete och medlemsvärvning som färdigställs under 2022 kommer att skalas upp baserat på de planer som tas fram som en del av experimenten. Att finna sätt att engagera volontärer till att arbeta med medlemsvärvning och insamlingsarbete förväntas att vara ett fokus under 2023.
Arbetet förväntas skalas upp både geografiskt såväl som i intensitet. Expertis runt digitala insamlingskampanjer kommer att knytas till föreningen under 2023.
Personalstyrkan
Baserat på de planerade projekt och intäkter som presenterats här beräknas personalstyrkan vara 10–12 heltidstjänster, samt runt 2–4 konsulter på deltid i slutet av 2023. Anställningar av personal som arbetar på distans från andra länder, för att öka vår mångfald och bredda kompetensen, har genomförts. Praktikanter engageras i arbetet flera gånger under året enligt upparbetade rutiner. En aktiv kampanj för att attrahera talanger på universitet kommer att initieras, där ett fellowship-program planeras att utvecklas som en central del.
Arbetet med att bli en första klassens arbetsgivare fortsätter. Fortbildning för personalen fortsätter att vara centralt och nyanställningar fortsätter att ske med strategiskt mångfaldsarbete för att gruppen skall ha en bred mångfald med personer med olika bakgrunder. Utbytet av personal mellan Wikimediaföreningar institutionaliseras under året genom bland annat utbytesprogrammet Grand Tour of Wikimedia som lanseras i slutet av 2022. Detta hjälper både till med att säkerställa att kunskap överförs men även för att erfaren personal lättare skall kunna byta jobb och organisation men stanna inom rörelsen.
Ekonomiska ramar för 2023
Översikt
Föreningens ekonomiska situation har avsevärt förbättrats sedan 2018. Detta genom ett omfattande och långsiktigt arbete som bygger på finansiell disciplin och kontroll, samt på ett utökat arbete med generering av ekonomiska medel. Arbetet bygger på finansieringsplaner som iordningställts av en intern beredningsgrupp (med representanter från styrelse och kansli) och uppdateras två gånger per år.
Föreningens reserver har utökats varje år sedan 2018 och under 2022 tillkom även ett större arv som bidrar till långsiktig stabilitet. Över 6,5 miljoner kronor kommer att finnas avsatt i reserver i början av 2023, vilket motsvarar nästan 10 månaders drift. Dessa reserver skapar en ekonomisk stabilitet och flexibilitet i organisationen och är en viktig del i att vara en ansvarsfull arbetsgivare. Styrelsen kommer att fatta beslut om delar av reserverna ska användas under 2023, med utgångspunkt i hur andra finansieringsmöjligheter utvecklats under 2022.
Förväntningen är att det inte kommer att bli något större ökning av intäkterna under 2023 då Wikimedia Foundations finansiering för hubbutveckling förväntas ske först sent under året. Det är också osäkert om nationell insamling kommer att ha börjat bära frukt eller om flera större finansiärer kommer att kunna säkras det året. Sammanfattningsvis räknar vi därför med att budgeten kommer att öka till mellan 10–11 miljoner kronor för 2023. Om möjligheter till ytterligare finansiering identifieras har föreningen dock goda möjligheter att snabbt öka i storlek. Detta tack vare det omfattande förberedelsearbetet med att bli en tematisk hubb som pågått i flera år och de planer på utökad verksamhet som därigenom finns förberedda.
Målet är att fortsatt undvika fullständigt beroende av Wikimedia Foundation och komplettera med olika externa intäkter. Strukturer, metodik och personal för att säkra dessa intäktsströmmar beräknas vara etablerade under 2022. Målet är att alternativa finansieringskällor ska stå för 35% av intäkterna år 2023 för att därefter öka till över 50% år 2025.
Bidrag från Wikimedia Foundation
Wikimedia Sverige har säkrat ett treårigt verksamhetsbidrag från Wikimedia Foundation för åren 2022–2024 på totalt 11 690 000 kr. Detta bidrag täcker våra fasta kostnader och en kärntrupp av personal som arbetar med projekt och aktiviteter som är speciellt inriktade mot fri kunskap i Sverige. Pengarna får inte användas för att etablera en tematisk hubb utan de medlen ska sökas separat. Pengarna får heller inte användas för politiskt påverkansarbete.
Om Wikimedia Sverige etablerar sig som tematisk hubb stärks föreningens långsiktiga finansiering ytterligare. Det innebär, utöver mer tillgängligt kapital, att de delar av vår internationella verksamhet som tidigare bekostats med externa projektbidrag eller vårt verksamhetsbidrag från Wikimedia Foundation helt eller delvis istället täcks av dessa bidrag. I april 2022 är dock ansökningsprocessen för att få medel för att etablera den tematiska hubben ännu oklar.
Projektbidrag
En fortsatt central källa till finansiering under 2023 förväntas vara projektbidrag från olika finansiärer. Det finns ett antal öppna utlysningar varje år för stora projektbidrag att hålla koll på och ett flertal finansiärer som mottar ansökningar kontinuerligt under året. Det finns också möjlighet att proaktivt kontakta potentiella finansiärer om vårt arbete och se om de är villiga att stödja oss på ett eller annat sätt.
Med hubbens globala fokus är bidrag från stora amerikanska finansiärer och från biståndsmedel ytterligare möjligheter för att komplettera projektbidrag från finansiärer i Sverige och EU. Vi har också börjat diskutera ansökningar tillsammans med olika FN-organ då det öppnar upp olika specialfonder. Ansökningar som fokuserar på kulturarvets digitalisering, på språkteknologi, barn och ungdomar samt på mångfaldsarbete är områden som bedöms som troligt att ansökningar kommer att förberedas för.
Då föreningen de senaste åren genomfört ett antal strategiska projekt och byggt upp ett nätverk av internationella samarbetsorganisationer bedöms det finnas goda möjligheter att under 2023 söka projektmedel från biståndssektorn. Dessa pengar kan komma att gagna WMSE, men framförallt kan det vara ett sätt att aktivt stödja små Wikimediaorganisationer och volontärer i andra delar av världen. Detta skulle till exempel kunna inkludera att kostnaden för WikiGap-evenemang bekostas eller att arbetstiden för att etablera strategiska partnerskap täcks.
Det finns åtskilliga mindre projektbidrag att söka i Sverige varje år där intäkten är mindre än 500 000 kr. Dessa pengar är oftast begränsade för arbete nationellt och ofta för experimentell verksamhet vilket möjliggör för oss att kontinuerligt utveckla verksamheten. För att undvika alltför mycket overhead söker vi främst projektbidrag som är på över 200 000 kronor.
I många fall kan vårt deltagande vara ett sätt att stärka andra positiva nationella aktörer (det vill säga att vi hjälper till att ta fram ansökan för ett projekt som är positivt för fri kunskap, men behåller endast en mindre del av intäkterna).
Rese- och evenemangsbidrag
Europeiska unionen beviljar bidrag för att organisera forskningsnätverk inom olika områden, så kallade COST, samt bidrag för utbytesverksamhet och mindre gemensamma projekt inom ramen för Erasmus-programmet. Dessa typer av nätverksbidrag kan även ideella organisationer söka eller delta i. Kärnan av konstellationer måste vara europeisk men de uppmanar starkt organisationer från andra länder att engagera sig. Bidraget täcker kostnaderna för att träffas för att diskutera frågor som är relevanta för nätverket, dela idéer och att arbeta med att leverera olika typer av material etc.
Detta kan vara ett sätt att utöka vårt utbyte med andra fri kunskaps-organisationer, utan att nämnvärt öka våra event- och resekostnader. Vi deltog i ett par olika ansökningar under 2020 och 2021 och har därigenom fått viss erfarenhet men har inte sökt dessa typer av medel själva. Genom etableringen av utbytesprogrammet Grand Tour of Wikimedia under 2022 ökar möjligheten att motta dessa typer av stöd under 2023.
Lokala donationer och medlemsavgifter
Föreningen strävar efter att kraftigt öka de lokala insamlingskampanjerna under 2023. Förhoppningen är att vi i slutet av 2023 kommer att ha omkring 1 100 betalande medlemmar och 15 organisationsmedlemmar och runt 600 000 kronor i donationer.
Riskanalys av ekonomin
För att bedöma om den offensiva ansatsen är möjlig har vi genomfört en riskanalys.
| Risk # | Risk | Bedömd risk (låg, medel, hög) | Orsak till riskbedömning |
| 1 | Vi får inte finansiering för att bli en tematisk hubb | Hög | Wikimedia Sverige var tidigare utvald att agera som experimentverkstad för att i nära samarbete med Wikimedia Foundation ta fram ett återanvändningsbart koncept för olika tematiska hubbar som ett sätt att decentralisera arbetet och inte koncentrera allt i Nordamerika. Processen har dock blivit försenad upprepade gånger och efter omfattande förändringar i Wikimedia Foundations ledarskikt är vår roll inte längre uttalad.
Det är inte heller säkert att Wikimedia Sverige kommer att utses till en tematisk hubb. Vi vet inte ens hur processen kommer att se ut eller när den kommer att starta. Det kommer att kräva ett omfattande arbete från kansli, styrelse och medlemmar om att övertyga andra Wikimediaorganisationer om att resurser till vårt koncept för en tematisk hubb bör prioriteras. |
| 2 | Vi förlorar personal med central kompetens och kan inte hantera de många olika projekten | Medel | Som ideell förening ser lönesättningen annorlunda ut än i kommersiell sektor vilket kan leda till fördröjningar vid nyanställningar då vi ibland inte kan möta löneanspråken samt med att personal får löneerbjudanden som är svåra att matcha för föreningen.
Vi arbetar i framkant inom många områden vilket innebär att det krävs en hög specialistkompetens hos personalen. Att vi som organisation finns för att stödja en volontärgemenskap och aktivt behöver förhålla oss till åsikter och förslag från dessa skapar unika utmaningar som i vissa fall lett till ökad stressnivå och andra arbetsplatsutmaningar. |
| 3 | Vi blir för beroende av Wikimedia Foundation | Låg | De medel vi får från Wikimedia Foundation skall enligt plan kompletteras med en genomtänkt finansieringsplan för att säkerställa ett långsiktigt oberoende.
Om föreningen mottar större summor för att bli en tematisk hubb kommer detta inte att styras direkt av Wikimedia Foundation, utan av kommittéen Global Council. Själva konceptet med en hubb handlar om att säkerställa långsiktigt säker finansiering där beroendet av Wikimedia Foundation är mer begränsat jämfört med hur det nu fungerar. Under 2023 är det troligt att en större summa kommer att komma från Wikimedia Foundation i form av ett, eller flera, projektbidrag för att implementera de strategiska rekommendationerna. Detta ökar beroendet på kort sikt, men kommittéen förväntas ta över ansvaret för finansieringen mot slutet av 2023. Vi har historiskt sett varit framgångsrika med att söka externa projektmedel och kommer att fortsätta med det. Det internationella arbetet öppnar för nya möjligheter runt detta. Vi kommer även öka fokuset på enskilda donatorer från Sverige, vilket kommer att öka vår självständighet under åren som kommer. |
Riskhantering
| Risk # | Riskhantering | |
| 1 | Våra experimentella insatser kommer aktivt att kommuniceras till olika Wikimediaorganisationer samt -volontärer för att skapa intresse, engagemang och stöd. Vi behöver aktivt berätta om de framgångar som nåtts och hur de kan vara med i beslutsprocessen.
Målet är att ett stort antal Wikimediaorganisationer aktivt ska ge stöd för att fortsätta det konkreta arbetet vi initierat. Formella avtal med olika Wikimediaorganisationer om samarbeten kommer att tas fram där vår roll som framtida tematisk hubb framhålls och där vi tar på oss att lösa specifika problem. Vi deltar även aktivt i diskussionerna kring implementeringen av den nya strategin för att kunna bevaka och påverka utvecklingen kring tematiska hubbar. | |
| 2 |
Föreningens lönenivåer har justeras i enlighet med det ökade ansvaret som våra komplexa projekt medför. Genom att kombinera detta med en stor grad av självbestämmande i intressanta projekt, med möjligheten att arbeta helt eller delvis på distans och ett aktivt rekryteringsarbete med praktikanter etc. bedömer vi att chanserna är goda för rekrytering. Vi har under 2022 även flyttat in på ett nytt kontor. Vi hoppas det ska säkerställa att personal som får energi från social interaktion ska fortsätta att uppskatta arbetsplatsen. Vi för en aktiv personalpolitik med ökat fokus på fortbildning, teambuilding samt stressreducerande insatser genom att bygga en effektivare och stabilare organisation med överlappande kompetenser. Vårt arbete med god dokumentation och att säkerställa att personal har relevant och överlappande kompetens inom många områden fortsätter att vara mycket högt prioriterat. Genom att vidareutveckla vår dokumentation ytterligare och säkerställa överlappande kompetenser minskar vi kostnaden för personalrotation när så ändock sker. Föreningen har de senaste åren höjt snittlönerna för personalen för att öka konkurrenskraften. Fokus nu ligger på att skapa bättre möjligheter för distansarbete samt att öka insatserna runt teambuilding och internutbildningar. För hubben kommer vi även att behöva rekrytera internationellt, vilket skapar både utmaningar och möjligheter. Ett kontinuerligt engagemang av volontärer och praktikanter i projekten gör det möjligt att engagera de som har utmärkt sig och som har relevant kunskap även som framtida personal. Genom att presentera vår verksamhet på olika universitet och förbereda studentuppgifter kan vi säkerställa att fler studenter har en relevant profil för kommande tjänster och intresse av att arbeta hos oss. Etableringen av utbytesprogrammet Grand Tour of Wikimedia kan förhoppningsvis bidra till att fler anställda i olika Wikimediaföreningar naturligt roterar mellan olika Wikimediaorganisationer, istället för att sluta och börja med andra jobb. | |
| 3 | Två gånger per år kommer föreningens kansli och styrelse att uppdatera vår finansieringsplan. Vi kommer att fortsätta att aktivt söka andra projektmedel och enskilda donationer m.m. för att fortsätta ha en god bredd i vår finansiering.
Bedömningen är att om vi blir en hubb med ett tydligt mandat kommer vi att kunna söka medel globalt på ett helt annat sätt samt snabbt kunna ansluta oss till projektansökningar som andra organisationer leder. Varje framgångsrik ansökan kommer då att minska det ekonomiska beroendet av bidrag från Wikimedia Foundation. | |
Förslag på beslut
Årsmötet ger styrelsen befogenhet att verka i enlighet med den verksamhetsinriktning samt den föreslagna ekonomiska ramen på 10-11 miljoner kronor som beskrivs ovan.