Integritetspolicy/Samtycke

Samtycke beskriver de samtycken som Wikimedia Sverige begär in i samband med att vi samlar in personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Denna sida ger även en ökad möjlighet att ge ett fördjupat förklarande.

Bakgrund

Enligt Dataskyddsförordningen får personuppgifter behandlas om man har ett samtycke från den som personuppgifterna avser. I Dataskyddsförordningen ställs det särskilda krav på samtycket, bland annat att det ska vara frivilligt, att det ska lämnas genom ett uttalande eller en entydig bekräftande handling och att det ska ges efter att den registrerade har fått information om personuppgiftsbehandlingen. Den som behandlar personuppgifter med stöd av ett samtycke måste kunna visa att ett giltigt samtycke har lämnats av den registrerade.

Intresseavvägning och samtycke

Nedanstående beskriver vårt resonemang kring medlemsregistret. För våra andra register se vår registerförteckning vilken även beskriver våra rensningsrutiner för personuppgifter.

Under Dataskyddsförordningen (GDPR) kräver varje typ av personuppgiftsbehandling, däribland Wikimedia Sveriges (WMSE) hantering av medlemsuppgifter, en rättslig grund. Den rättsliga grund som vi använder för hantering av medlemsuppgifter är samtycke och intresseavvägning.

Samtycke är den rättsliga grund som används när den vars personuppgifter behandlas uttryckligen godkänner den personuppgiftsbehandling och lagring som sker. I Dataskyddsförordningen ställs det särskilda krav på samtycket, bland annat att det ska vara frivilligt, att det ska lämnas genom ett uttalande eller en entydig bekräftande handling och att det ska ges efter att den registrerade har fått information om personuppgiftsbehandlingen. I en intresseavvägning vägs om behandlingen är nödvändig för det berättigade intresset och om det i så fall väger tyngre än den registrerades intresse av att skydda uppgifterna. I båda fallen har den registrerade rätt att antingen invända mot en gjord intresseavvägning eller dra tillbaka ett tidigare givet samtycke.

Wikimedia Sverige ser samtycke som den mest önskvärda rättsliga grunden för personuppgiftshantering, därför efterfrågas ditt samtycke om du idag blir medlem i föreningen via nymedlem.wikimedia.se. Samtidigt anser föreningen att det finns ett berättigat intresse av att kunna kommunicera med redan existerande medlemmar (t.ex. kalla till medlemsmötet) samt att kunna säkerställa medlemskap (t.ex. vid årsmötet) även i det fall dessa inte i efterhand har loggat in i medlemssystemet och gett sitt samtycke.

Att enbart förlita sig på samtycke skulle kräva att föreningen raderar uppgifterna för alla de medlemmar vars samtycke ännu saknas, vilket i praktiken skulle innebära att deras medlemskap upphör, trots inbetald medlemsavgift. Wikimedia Sverige har därför gjort avvägningen att det är nödvändigt och berättigat att även fortsättningsvis behandla dessa medlemmars uppgifter och att detta väger tyngre än de registrerades intresse av att skydda dessa personuppgifter. Denna avvägning kan komma att ändras i framtiden om andra faktorer tillkommer. Därför uppmanar vi även existerande medlemmar att ge sitt uttryckliga samtycke.

Vår bedömning är att det är nödvändigt och i föreningens och medlems intresse att även under en tidsperiod efter att medlemskapet upphört behålla uppgifterna om medlemmen. Detta för att de skall kunna få information om föreningen och dess verksamhet, för att effektivisera hantering av återkommande medlemmar samt för kontakter där bedömningen är att önskad medlemskapsförnyelse inte har skett ännu. Per intresseavvägning och i enlighet med våra rensningsrutiner behåller vi därför informationen i två år efter det att medlemskapet löpt ut.

För minderåriga

För minderåriga användare, under 13 år, kräver WMSE alltid ett samtycke om medlemskap och att vi lagrar personuppgifterna av vårdnadshavare, se blankett för medgivande. Av denna anledning uppmanas våra medlemmar att under registrering antingen uppge sitt födelsedatum eller uttryckligen meddela oss om de är minderåriga.

Medlemshanteringssystemet

Följande text används för samtycke i medlemshanteringssystemet Zynatic sedan 2018-03-16.

Jag ger mitt samtycke till att Wikimedia Sverige hanterar mina personuppgifter för att uppfylla sina åtaganden gentemot våra medlemmar, såsom: Utskick av kallelse till årsmöte och andra medlemsmöten; Utskick av information om föreningen och event relevanta för medlemmar, i det fall medlemmen accepterat utskick; Utskick av medlemsundersökningar; Utskick om årlig förnyelse av medlemskap, samt efterföljande påminnelser; Sammanställning av anonymiserad statistik om medlemsgruppen. Följande personuppgifter om mig kommer att behandlas av föreningen: namn, födelsedatum, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, användarnamn och betalningshistorik. För Wikimedia Sveriges integritetspolicy se https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy.

English translation

Note that this translation is offered for convenience only. The Swedish text is the one which is binding.

I give my consent for Wikimedia Sverige to handle my personal data for the intent of fulfilling its obligation towards its members, including: Sending out a call to the Annual general meeting and other member meetings; Sending out information about the organisation and events relevant for members, if the member has accepted mailings; Sending out membership surveys; Mailings about yearly renewal of membership and subsequent reminders; Collating anonymised statistics about the members. The following personal data about me will be handled by the organisation: Name, date of birth, gender, address, e-mail address, phone number, username and payment history. For Wikimedia Sverige's Privacy Policy see https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy.

Volontärregister

Detta samtycke används i samband med att en volontär läggs till volontärregistret.

Jag ger mitt samtycke till att Wikimedia Sverige hanterar mina personuppgifter för att uppfylla sina åtaganden gentemot volontärer, såsom: utskick av information om föreningen och event relevanta för volontärer; kommunikation om möjliga volontäruppgifter; utskick med förfrågan om att fortsätta vara volontär, samt efterföljande påminnelser; sammanställning av anonymiserad statistik om volontärer. Följande personuppgifter om mig kommer att behandlas av föreningen: namn eller användarnamn, e-post, postort, volontärengagemang och datum för samtycke. Jag har möjlighet att uppge ålder, kön, telefonnummer och intresseområde, men det är inget krav. Personnummer och postadress är också frivilligt, men måste uppges i de fall förmånsbeskattning är aktuellt. För Wikimedia Sveriges integritetspolicy se https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy.

English translation

Note that this translation is offered for convenience only. The Swedish text is the one which is binding. I hereby give my consent to Wikimedia Sverige, the Swedish chapter of the Wikimedia Foundation, to process my personal data so that they can fulfil their commitments towards volunteers, such as: sending out information about the organization and events relevant for volunteers; communication about possible volunteer commitments; sending out requests for renewed consent, including follow-up reminders; compiling anonymized statistics about volunteers. The following personal data will be processed by the organization: name or user name, e-mail, postal address, volunteer involvement, and date for consent. I have the possibility to declare my age, gender, phone number and area of interest, but it is no requirement. Personal Identity Number and postal address is also voluntary, but has to be declared if taxation of benefits becomes relevant. For Wikimedia Sverige's privacy policy see https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy (in Swedish).

Anhörigregister

Detta samtycke används för att samla in kontaktuppgifter till den anställdas anhöriga.

SYFTE

Du har blivit ombedd att fylla i det här formuläret för att en anställd på Wikimedia Sverige har angett dig som anhörig. Informationen i formuläret samlas in så att Wikimedia Sverige kan nå en anhörig om något skulle hända den anställda under arbetstid, t.ex. sjukdom eller olycksfall.

LAGRING OCH BEHANDLING

Vi samlar in informationen med Google Forms, vilket innebär att informationen är föremål för Googles integritetspolicy (https://policies.google.com/privacy). Hos Wikimedia Sverige har endast verksamhetschef, operativ chef, styrelseordförande och kassör tillgång till informationen. Informationen behandlas i enlighet med föreningens integritetspolicy (https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy) och det syfte som anges ovan.

RENSNING OCH UPPDATERING

Den information du lämnar i formuläret rensas om den anställda slutar sin anställning hos Wikimedia Sverige, om du fyller i formuläret på nytt för att uppdatera informationen, om du kontaktar Wikimedia Sverige och ber oss att rensa informationen eller om den anställda ber Wikimedia Sverige radera informationen.

Scrive

Denna text används i inbjudningar från Scrive för att vara transparenta med att det systemet sparar personuppgifter oavsett om mottagaren interagerar med Scrive. Den som signerar ett dokument får även följande dokument skickat som bilaga tillsammans med det signerade dokumentet.

-------
Om dataintegritet/About Data Privacy
-------
Detta e-post skickades till dig via Scrive. Som en del av beviskedjan spåras data om huruvida e-posten har mottagits, öppnats och några länkar har besökts. Om du väljer att inte signera dokumentet kan du begära att denna data raderas genom att kontakta integritet[AT]wikimedia.se. I annat fall behandlas denna data i enlighet med vår Integritetspolicy (https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy).
-------
This e-mail is sent to you via Scrive. As part of the evidence chain data about whether the e-mail was received, opened and any links were visited will be tracked. If you choose not to sign the document you can request that this data be deleted by contacting integritet[AT]wikimedia.se. Otherwise this data will be handled in accordance with our Privacy policy (https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy).

Externa länkar

Integritetsmyndigheten: Samtycke