Arbetsordning för valberedningens arbete
Arbetet inom valberedningen följer nedanstående steg:
Förberedelse
- november - 1 december
Att göra innan det operativa arbetat börjar vid årsskiftet.
- Stäm av om det finns något "problematiskt" i styrelsens arbete eller omkring någon ledamot som kan kräva en arbetsordning lite annorlunda än "vanligt"
- Stäm av om verksamheten har eller planeras ändras så kraftigt att styrelsens sammansättning och/eller arbete kan kommas att påverkas
Om vakans redan finns eller det finns kända förändringar enligt ovan, kan den operativa rekryteringen av kandidater påbörjas innan årsskiftet
december:: Besluta inom valberedningen om tidplan och arbetsordning för det aktuella året.
Identifiera rekryteringsbehov
- 1 januari - 22 januari
Skicka meddelande till hela styrelsen, strax efter årsskiftet, om att det operativa valberedningsarbetat påbörjats, grov tidplan och arbetsordning samt inbjuda för alla lämna in synpunkter.
Skicka, någon dag efter, individuella frågor till de som är uppe för omval om intresse kvarstå. Detta kan ske via mail eller personligt, medan svaret skall finnas dokumenterat (i mail). Ordföranden bör få frågan före de andra.
Om det finns någon oklarhet/fråga runt någon av de som önskar kvarstå, red ut detta tillsammans med den berörda.
När det är klart om och vilka vakanser som finns, gör en grov bedömning av vilka kompetensprofiler som behöver rekryteras.
Publicera de kandidater som är aktuella för omval (och om någon redan är klart föreslå för nyval, tex om vakans fanns från före årsskiftet som gett tid för rekrytering). Alla skall publiceras samtidigt (möjligen med ordförande före) och önskvärt i slutet av januari.
Meddela styrelsen, helst före slutet av januari för styrelsemedlemmarna, om rekryteringsbehov och preliminär önskad profil på dessa. Och efterfråga synpunkter på kompetensprofilerna och eventuella förslag på personer att fylla vakanserna.
Rekrytering styrelsemedlemmar
- 28 januari-1 mars
Efter att styrelsen getts tid att ge återkoppling påbörjas rekryteringsfasen, helst tidigt februari.
Först tas en lista fram med möjliga kandidater utifrån given önskad kompetensprofil. Förutom att stämma av den listan inom valberedningen bör även synpunkter inhämtas från ordföranden och om det finns någon som känner kompetensområdet väl inom styrelsen (och eventuellt kansliet). Sedan kontaktas möjliga kandidater i överenskommen ordningsföljd, dock bara i en första omgång "bra" namn. Om detta ej lyckas kan en alternativ profil övervägas eller att gå längre än bara de "bra" namnen. För att gå in i dessa andrahands namnen krävs en mer ingående avstämning med styrelse/(kansli), där även varianter som att minska antalet i styrelsen eller att fråga efter namn bredare övervägs.
En kandidat skall sedan i normalfallet ges möjlighet träffa kanslichefen och valberedningens sammankallande, på kansliet. Syftet är primärt att informera om verksamhet och styrelsearbetet och att stämma av förväntningar från kandidaten och från kansli/styrelse.
Kreditupplysning Valberedning meddelar kandidater att en kreditupplysning kommer att tas av föreningen innan man blir invald i styrelse. Att ha en skuldfri styrelse är ett krav från Svensk Insamlingskontroll som sätter upp villkoren för och beviljar 90-konto.
Nya kandidater publiceras sedan allteftersom de är klara, med målet att alla är klara till 15 mars.
Rekrytering övriga
- 10 februari-1 mars
För revisorer (ej ekonomisk revisor) sker en förenklad variant av ovanstående med start i början av februari
Arbetet inom valberedning bör avrapporteras till styrelsen, när övrig rekrytering är klar, där eventuellt behov av (ny) rekrytering till valberedning klargörs.
Arbetsformer inom valberedningen
Arbetet bedrivs helt via e-post, där alla frågor av vikt för valberedningen och inkommande mail bör delas med alla.
En vecka bör i normalfallen ges för att ge återkoppling inom valberedningen, med målet att ha konsensus i alla steg, men där avsaknad av svar får anses likställas med "neutral". Detta ger maximal transparens men också att arbetet kan bli långsamt i kalendertid, vilket behöver avspeglas i planeringen. Det medför även att valberedningen inte kan fungera för "brandkårsutryckningar", d.v.s. minimal tid för ett rekryteringsärende bör anses vara omkring tre veckor.