Definition av styrande dokument

Antagen av föreningens styrelse den 20 augusti 2020 (se protokoll för beslut).

Bakgrund

För att stödja Wikimedia Sveriges verksamhet finns ett antal styrande dokument framtagna. För att underlätta både för dem som skall skriva dokumenten och för dem som skall använda dem är det viktigt med en fast terminologi och en tydlig namngivning av dokumenten. Namnet anger vilken förväntan vi kan ha på dokumentet.

Definitioner

Strategi

En strategi är ett övergripande dokument som syftar till utveckling av föreningens verksamhet och anger utifrån en analys hur föreningen skall nå ett uppsatt mål. Strategin beslutas av föreningens årsmöte och gäller på fyra års sikt.

Verksamhetsplan

Verksamhetsplanen bygger vidare på strategin och är nedbruten i mer konkreta aktiviteter för att uppnå målen i strategin.

Policy

En policy är ett kortfattat dokument, som på en övergripande nivå är vägledande för beslut och styrning och innehåller Wikimedia Sveriges grundläggande synsätt och viljeinriktning för ett specifikt, strategiskt viktigt område. En policy kan ibland uttryckas i en enda mening. En policy fastställs av föreningens styrelse och revideras vid behov.

Riktlinje

En riktlinje innehåller anvisningar eller rekommendationer om hur en policy skall uppnås och kan ses som en handbok, som anger ramarna för handlingsutrymme i en viss fråga och som utgör en vägledning för att följa en policy. En riktlinje behöver inte vara absolut bindande, utan ger utrymme för individuella variationer. En riktlinje fastställs av föreningens verksamhetschef och revideras årligen. I det fall riktlinjen är av principiell beskaffenhet, eller annars av större vikt, skall den fastställas av styrelsen.

Regler

En regel anger absoluta normer för föreningens agerande och skall ha tydliga formuleringar, som inte medger att den enskilde gör egna tolkningar. En regel fastställs av föreningens verksamhetschef och revideras årligen.

Instruktioner, anvisningar och rutiner

Instruktioner, anvisningar och rutiner utgör handböcker med detaljerad information om hur en viss uppgift skall hanteras. Instruktioner, anvisningar och rutiner fastställs av föreningens verksamhetschef och revideras regelbundet.

Dokumentens förhållande till varandra

Matrisen nedan visar i vilka sammanhang respektive typ av dokument hör hemma.

Aktiverande dokument anger händelser eller situationer, som vi vill åstadkomma genom egna initiativ.

Normerande dokument klargör vårt förhållningssätt för att styra våra beteenden och sätta gränser för vårt agerande.

	Aktiverande	Normerande
Översiktlig	Strategi	Policy
Allmän		Riktlinje
Detaljerad	Verksamhetsplan	Regler
Verksamhetsnivå		Instruktioner, anvisningar, rutiner

Det är inte ett krav på att dokument på olika nivåer följs åt; en policy behöver inte brytas ned i riktlinjer och regler och instruktioner, anvisningar och rutiner behöver inte kopplas till en riktlinje eller policy.