Mötesprotokoll/Protokoll 2020-08-20

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 24 augusti 2020 kl. 22.28 (CEST)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 24 augusti 2020 kl. 16.36 (CEST)

Tid

Torsdag 20 augusti 2020 klockan 18.30–20.45 via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Johanna Berg, Sven-Erik Jonsson, Brit Stakston, Sofie Wennström, Sofie Jansson, Bengt Oberger, John Andersson (föredragande), André Costa (till och med del av punkten Rapportering från verksamhetschefen)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Göran Konstenius

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2020-06-28
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
  • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
  • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
  • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
    • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
    • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
    • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
    • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
  • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
  • 2020-01-11: Punkten kvarstår.
  • 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.
  • 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.
  • 2020-06-28: Arbetet kommer att startas.
  • 2020-08-20: Arbetet påbörjat.

Från styrelsemötet 2019-04-28

• Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.
  • 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.
  • 2020-06-28: Möte hålls på torsdag mellan John och Mattias för att inleda arbetet.
  • 2020-08-20: Möte mellan John och Mattias har hållits, policyer har prioriterats och förslag till definition av styrande dokument har tagits fram. Se punkt Policyer nedan.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

• Prognos för kommande året.
  • Ekonomisk sammanställning hade skickats ut inför mötet. Ser bra ut och är i enlighet med plan.
• Status/aktualitet beträffande finansieringsplan med anledning av ändringar till följd av hubben och covid-19 skickades ut efter mötet.
• Insamlingskampanj skall starta.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2020
• Överlag: Majoriteten av målen förväntas att uppnås under året och projekten kunna genomföras som planerat. Covid-19 påverkar dock ett antal av dem negativt.
• Röda markeringar: Det finns i dagsläget inga röda markeringar.
• Orange markeringar:
  • T.1.1 Arbetet med massuppladdningar har pågått kontinuerligt men har fokuserat på olika specialfall och kommer att fokusera på förbättringar av tidigare uppladdningar med nyttjande av strukturerad data på Wikimedia Commons och sammanlänkning med Wikidata för ökad sökbarhet. Målet med 25 uppladdningar förväntas därför inte nås.
  • T.1.3 Antalet kurser förväntas bli något lägre än målet på 10 kurser. Detta då universtitet var nedstängda och, då vårt utbildningsprogram höll på att återuppstarta med ny personal hade vi begränsad möjlighet till att interagera med nya och gamla samarbetspartners. Arbetet förväntas dock öka när universiteten öppnar upp i höst.
  • G.1.1 Det stöd vi har kunnat erbjuda till volontärer har varit begränsat och vi ser inte att målet kommer att kunna uppnås.
  • M.2 Deltagandet i internationella Wikimediaevenemang kommer inte att kunna uppnås på grund av Covid-19. Övriga delar bedöms kunna upprätthållas.

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. Styrelsen ställde frågor och John informerade om några av punkterna.
• André kommer att vara ställföreträdande verksamhetschef under Johns föräldraledighet. André presenterade sig och lämnade därefter mötet.

Ansökningar

• EU-ansökan om Wikispeech och AI, DAIR: Democratizing Artificial Intelligence Research, som leddes av Trinity College finansierades tyvärr inte. Överklagan är inskickad, med mycket begränsad förhoppning om ändring.
• Insamlingskampanj för hösten förbereds. Värvare börjar i september. Intervjuer sker med start vecka 34.
• Ansökan till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på totalt 2 miljoner (1,3 miljoner kr för WMSE). Fokus på transkribering och rektifiering av historiska kartor (Wikimaps). Deadline 26 augusti.
• Ansökan till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på totalt 2 miljoner (1,25 miljoner kr för WMSE). Fokus på samlingar från andra länder som bör översättas och kontextualiseras och hur info kan återföras till GLAM-institutionerna. Deadline 26 augusti.
• Ansökan till RAÄ:s utlysning "Riksantikvarieämbetets FoU-anslag till centrala museer" på totalt 1,3 miljoner (2-300 000 kr för WMSE). Fokuset är på ett projekt som fokuserar på internationellt interoperabla auktoriteter och vokabulärer för svenska museer. Ansökan utarbetas tillsammans med Statens historiska museer och Nationalmuseum.
• Möjlig finansiering för en accelerator från WMDE. Storlek okänd, men ett antal månaders arbete förväntas bekostas under 2021.
• Diskussioner förs med tre olika projekt om att vi är med som underleverantör. En av dem har redan fått finansiering och vårt deltagande bedöms som mycket troligt. Vår involvering kan bli i upp till 3 år och innebära 200-300 000 kr. De andra två är pågående ansökningar där totalsumman kan komma att handla om ca. 300 000 kr.
• Samtal med ansvarig på Postkodlotteriets förmånstagardel genomförd. Överlag väldigt positiv om oss, men vi är ännu för små och behöver bli mer välkända i hela landet. Chans till finansiering nästa år är mycket begränsad, men god om vi blir mer välkända. En möjlighet presenterades om att samsöka projektmedel med andra förmånstagare från en specialutlysning som Postkodlotteriet har på våren.
• Vi deltar i en COST-ansökan om strukturerad data för scenkonst (LODEPA = Linked Open Data Ecosystem for the Performing Arts) för att sprida information om hur Wikidata kan användas.

Viktiga händelser

• Översättning av Unescos OER-rekommendationer är i stort sett färdig och OER-nätverket fortsätter träffas regelbundet. 2 klasser har fått stöd och en tredje förbereds för.
• Plan för evenemang med United Nation Population Fund i november då de är mycket nöjda. John Cummings fortsatta arbete kan komma att bekostas genom ett bidrag från WMF.
• Projektet Fri musik på Wikipedia 2019 har genomfört uppladdning från Musikverkets visarkiv med omkring 1 000 sånger uppladdade som ett första test.
• Fallstudier för WikiGap tas fram tillsammans med UD där olika lärdomar framhålls för att göra det lättare för fler ambassader att ansluta sig.
• Ett samarbete med WorldPulse kommer att ske i mars 2021, då de kommer att framhålla WikiGap till sina 70 000 kvinnliga medlemmar.
• Mätetal samlas nu regelbundet in i en rapport om våra kommunikationskanaler är påbörjad. Vi har sett en mycket stor ökning av antalet följare på sociala medier (en fördubbling av antalet följare på Facebook) och har uppnått 43 mediaomnämnanden så här långt under året.
• Vårt samarbete med Wikimedia Israel om utveckling av en prototyp för ett statistikverktyg riktat mot GLAM-sektorn inkluderar nu även Wikimedia Schweiz då de har ett pågående utvecklingsprojekt.
• Flera större säkerhets- och stabilitetsförbättringar har implementerats i Wikispeech. Spelaren går åter att testa här. En inledande plan för hur talresursinsamlaren ska kunna utvecklas har tagits fram.
• Vinnarna av Wiki Loves Earth är annonserade och media har visat stort intresse. Unesco Sverige kommunicerar aktivt om detta.
• Genomgång av existerande policys med Mattias för planering av åtgärder.
• Ett dokument som beskriver förhållandet mellan våra styrdokument har tagits fram (lett av Mattias).
• Möte med WMF om samarbete runt implementering av IIIF]. All personal har fått en internutbildning om IIIF.
• Digitala avtal har implementerats. Kontrakt behöver alltså inte längre skickas med brev.
• Rapport till Giva Sverige och plan för nya rutiner för att uppfylla deras krav har skett.
• Halvårsrapporten till WMF har skickats in och godkändes 19 augusti.
• Plan för insamlings- och medlemsvärvningskampanj (Face2Face) till hösten har färdigställts.
• John har arbetat med plan för hur den globala implementeringsprocessen ska gå till för Wikimedia 2030-strategin.
• Överlämning från John till André under föräldraledigheten pågår.

Kommande händelser

• Samarbete med Wikimedia Norge och Norska nationalbiblioteket rörande vidareutveckling av Wikispeech undersöks.
• Möte med WMDE om framtida samarbeten planeras.
• Möte med WMCH och WMFR om framtida samarbete runt insamlingskampanjer.
• Autogiro aktiveras efter slutliga tester.
• Överföring av sparade pengar till fler banker. Plan för hur dessa kan placeras på räntebärande konton tas fram.
• Face2Face-insamlingskampanjen genomförs september-december.
• Den Root Cause Analysis som efterlystes på medlemsmötet förbereds. Den fokuserar på hur det kommer sig att våra ansökningar varit så framgångsrika, och hur framgången kan fortsätta.
• White paper om hur en Wikimediaförening kan bli en hubb påbörjas (deadline 7 november).
• Krisplan vidareutvecklas.
• De påbörjade ansökningarna färdigställs.

Strategiarbete

• Planering av arbetet med föreningens strategi för de kommande fyra åren.
  • Tidslinjen justerad, vilket kommunicerats till intresserade av att deltaga.
  • Inget beslut behövde fattas av styrelsen vid dagens möte.

Policyer

• Alkohol- och drogpolicy: Behandlades inte på mötet.
• Uppdatering av Integritetspolicyn enligt utskickat per capsulam-beslut "undantaget där detta krävs för att administrera och styrka ett autogiromedgivande" i stycket Finansiell information rörande donationer. Styrelsen beslöt att anta ändringen.
• Definition av styrande dokument. Mattias redogjorde för framtaget förslag till definition av styrande dokument och styrelsen beslöt att anta förslaget.

Direktiv och rekommendationer beträffande av WMSE och gemenskapen arrangerade skrivstugor

• Direktiv och rekommendationer beträffande av WMSE och gemenskapen arrangerade skrivstugor gäller till och med den 15 september.
  • Styrelsen beslöt att förlänga direktivet till och med 2020-12-31, men exakt formulering tas beslut om via per capsulam-beslut under de kommande veckorna.
• Styrelsen beslöt att Wikipediadagen hålls digitalt lördagen den 21 november. Huruvida styrelsemötet söndagen den 22 november hålls fysiskt eller digitalt beslutas senare, dock senast en månad innan, ifall helgarbete för personalen skall beordras.

Styrelseutbildningar

• Punkten togs ej upp.

Personalfrågor

• John hade redogjort för personalfrågor under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

• Styrelsen diskuterades den uppkomna konflikten på svenskspråkiga Wikipedia och bakgrunden till den.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.