En sak jag reagerade omeddelbart är 625tkr administration costs. Men administrativa kostnader är "kostnader som uppstår i företag med anledning av att regler ska följas. Det kan till exempel handla om att ansöka om tillstånd, svara på statistiska undersökningar eller att upprätta en jämställdhetsplan." Och telefon och kontorskostnader är absolut inte administrativa kostnader, det är omkostnader eller "operating costs" på engelska, men inte alls "administrative costs". Jag föreslar minst att döpa om detta till operating costs, och förklara i fotnotan vilka administrativa omkostnader vi faktist har. Dessutom tycker jag fortfarande starkt att flytta försäkringen för teknikpoolen och volontärer till programs/initiatives så att försäkringsposten minskas till 7000kr. Om vi dessutom tar bort Annat (det som ligger där i år kan lika bra ligger på övriga personalkostnader) är vi nästan under en psykologiskt gräns på 600tkr.
Diskussion:Verksamhetsplan 2014/Ansökan till FDC
Jag håller med dig om att det är så man brukar använda begreppen. Fast med denna definiton "Please include any administration costs (e.g., office space rental, utilities) affiliated with each program along with any overall administration costs that are not affiliated with any particular program (e.g., Administration should be considered a "Program" under the first column.)" så räknar de in driftskostnader i administrationen.
Volontärsförsäkringen är redan flyttad.
Menar du att vi ska flytta hela försäkringen hos Gefvert dit eller bara för de delar som täcker det som finns i teknikpoolen?
Ok, då flyttar jag Annat till Övriga personalkostnader.
På vilket sätt är 600 tkr en psykologisk gräns?
- Ja, jag såg det, och den som skrev det känner antaglingen skillnaden inte, annars hade det döps overhead istället. Men vi kan vi väl döpa det rätt?
- Varifrån kommer då summan 22200 för försäkringar? Föreningsförsäkringen är bara 7000.
- Ja. Det finns väl ingen behov att försäkra allt kontorsteknik en gång till (om jag minns rätt var den redan skyddad mot inbrott, vattenskada etc. genom föreningsförsäkringen, hade du kollad det? N.B.: Ändrades egentligen försäkringen från Hornsgatan till Hantverkargatan?). Teknikförsäkringen hade vi nog framför allt för saker som är dyr och lämna kontoret, altså framför allt delar ur teknikpoolen. En mobiltelefon eller bärbar dator är nog ingenting som som sätter oss i bankrott.
- Varför flytta? Behövs de över huvudtaget?
- w:en:Psychological pricing funkar för de flesta, och skadar inte för de som rundar rätt.
nya punkter:
- Varför är education manager en ny roll? Vi hade den redan i år, det är bara en ny person och just nu tillfälligt vakant.
- Vad är skillnaden mellan program manager och project manager? Behöver varje projekt verklingen en egen projektledare, eller har vi inte tillräcklig allmänna projektledare? Varför är vi inte mer specifiskt där och beskriver att vi t.ex. behöver en informatör/kommunikatör etc. ifall vi kommer ha tillräcklig pengar?
Börjar med svar på de första delarna.
- Ja, då gör vi en sådan uppdelning så får vi ta en eventuell diskussion med dem senare.
- Korrekt. Jag uppdaterar försäkringar till 7000.
- Det stämmer, vi har en kontorsförsäkring som täcker egendom. Därför kan vi flytta hela Gefvert till Teknikpoolen, jag fixar. (Adressen är uppdaterad nu men det var missat innan.)
- Hmm.. nej, kanske inte. Då stryker jag den.
Min sista punkt saknade en del i meningen kring w:en:Psychological pricing
Ska vi då sätta det som vi har i potten Bokföring/revision (75,000) som en egen rad Administration, och allting annat under möjliggörande (510,000) som en rad Operating costs? Eller ska vi splitta ut det i ännu finare delar? Eller ska vi bara döpa om den befintliga raden (och då ha summan 585,000)?
Ja det här är ett genomgående problem i hela ansökan. När de säger "Current" menar de då enligt årets budget, det nuvarande läget eller prognosen för årets slut? Jag får nog ställa frågan till dem.
Nja, man kan ju förklara i fotnoten att den i princip finns men är tillfälligt ledig. När det gäller de 2% tillväxt i lönerna nästa år: Hur har du räknad då? Anna och Leo med hög lön slutar, Suzan gick ned i tid. Samtidig kommer du jobba ett hel år och inte bara 9 månader.
Ja, det är ju det som är lite klurigt med Current. Där använde jag årets totala personalbudget enligt ansökan till FDC senast (3.040.000 kr). Om vi ska använda de faktiska kostnaderna blir det som du antyder en mycket mer komplicerad historia. Prognosen kan vi nog reda ut, men frågan blir då vad vi säger ska finnas kvar, vad som försvinner och vad som är nytt?
Angående Education manager håller jag med dig, det är ju inte en ny tjänst utan den finns kvar. Men ska vi då skriva in den att den har varit på 0,5 FTE under 2013 och ökar till 1 FTE under 2014? Eller att planen var 1 FTE 2013 och bara fortsätter i 2014?
Gick den till 0.5? Vi har ju flyttad uppgifterna, och Lennart och Anna jobbar en del med detta?
Nja, som sagt en stor röra och innan det är intressant att börja prata om siffror måste vi bestämma vad det är vi pratar om. Detta kan vara någon av dessa som jag ser det.
- Roller och FTE i budgeten för 2013.
- Roller och FTE för ett specifikt datum, ex 30 september.
- Roller och FTE prognosticerat vid årets slut.
Alla kan ju på sitt sätt anses vara "current". Jag skulle säga att det lättaste vore att ta budgeten och detta är också vettigt eftersom att det är det som jämförs i början under rubriken Amount requested. Så frågan är om vi inte bara ska hämta data ur tabellen "Proposed new staff for upcoming year annual plan" från förra årets ansökan?
Det viktigaste är dock egentlingen att det är samma definition av current överallt, och det verkar rimligast att jämför med förra årets plan. Vi kan ju också skriva det i en fotnot hur vi gör.
Ja, jag håller helt med dig där. Vi använder planen/budgeten vi har nu som current rakt över (och om vi gör något avsteg noterar vi det). Jag justerar upp för dokumentet.
"Please estimate the percentage of overall staff time spent on programmatic work, as opposed to administration: 84%". Hur beräknas siffran? Vad har räknads in där?
ping
Oj, missade denna. Just nu är den helt enkelt alla personalkostnader i möjliggörande jämfört med den totala personalkostnaden, dvs =(I46-I3)/I46. Detta borde vi dock ändra på. Frågan är om vi ska jämföra posten administrativa omkostnader med totalen istället (=(I46-I15)/I46) och få 97%? Ett annat alternativ är att inte räkna in verksamhetsplanering och pr som ju inte är administration utan ändamålsenlig verksamhet (=(I46-I6-I7-I9-I15-I22-I26)/I46) och få 89%.
Administration och bokföring känns för mig som administrativ costs. Om man inkluderar fundraising fundraising är jag tveksam. PR och verksamhetsplanering är dock ingen administration. Viktig är att vi i fotnoten beskriver vad som ingår.
Jag har några synpunkter kring "Proposed new staff":
- "GLAM-technician" är väl ingen new hiring? Det var bara en project assistant tidigare, eller?
- Varför specificiera vi inte de andra tre program managers också (eller tvärtom: varför är GLAM technician ett eget punkt)?
- Just nu är listan framför allt "vi fortsätter och justerar lite", och med lite tur blir det fler som hjälper till med projekten. Detta stabilitet och justeringen med låg tillväxt är ju för sig bra och borde kanske framställas lite mer. Men samtidig känns lite flummigt. Jag skulle gärna vilja ser en lite mer konkret "stämpel" där det syns var vi är svag och behöver förstärkas, och förslar därför att vi lägga till en informatör/kommunikatör (information/communication officer) som ska hjälpa oss att nå ut mycket bättre (ifall vi har finansiering). Jag tänker altså inte bara en presstalesperson eller pr person utan med mycket bredare uppgifter inom outreach, som i sin tur kan ju också vara projektledare inom några projekt. Vad tycker ni om det/vad är nackdelen om vi gör så?
Jo, hela tabellen tycker jag ju är lite knasig med tanke på hur vår plan såg ut i ansökan förra året och med tanke på vad vi vill göra nästa år. Det skriver jag ju under "We have somewhat redefined our need of staff and the setup. This means this table shows the plan for the chapter in total, and not additions from last year." Jag gjorde dock ett förtydligande där.
Tanken är inte "med lite tur blir det fler som hjälper till med projekten" utan när vi med hårt arbete får pengar får anställa folk som passar för den storleken. Att vi skulle få ett projekt på en gång som täcker en hel FTE vore fantastiskt men låter osannolikt. Jag håller med dig om att nästa logiska heltidstjänst är någon med den expertisen. Vi kan ju skriva in det där som en tjänst och så får vi helt enkelt se vad det blir. Som du säger är det ju mer konkret och mycket mindre flummigt, det ser ut som att vi har mer plan än att vi bara åker med.
Jag startar en ny ämnesrubrik för att skilja detta inlägg från de övriga, vilka rör ekonomi och anställda.
Som jag skrev i tidigare mejl tycker jag att det ser bra ut och bygger på en bra verksamhetsplan, som vi tagit fram den senaste månaden. Jag har läst igenom FDC-ansökan två gånger, har gjort en del mindre putsningar, men är på det hela nöjd med den. Det är alltid svårt att se vad som saknas, utan fokus blir mycket på det som står där. Det som behöver göras är uppdatering med de senaste ekonomiska siffrorna och inläggning av SWOT-analysen.
Det jag tänker mig vi behöver fylla ut lite är en lite matigare beskrivning av punktlistan vi har under Activities på varje program. Travel grants kanske går att förstå medan Misuse report system kanske behöver en lite längre förklaring för att man ska förstå. Detta jobbar jag med under dagen och det borde vara en mycket mer lättläst ansökan ikväll.
Det blev tydligare. Jag har putsat lite på det också.