Ekonomiska rapporter/Om rapporterna

De ekonomiska rapporterna är ett publikt utdrag från bokföringen uppdelat per projekt och kostnadstyp. Rapporterna ger en ögonblicksbild av projektets ekonomi och är tänkta som ett stöd för de projektledare som har begränsad tillgång till bokföringen samt som ett verktyg för transparens gentemot föreningens medlemmar och allmänheten. Dokumenten är på svenska (till skillnad från budgetdokumentet).

Rapporterna publiceras på wikin och länkas från årssidor som nås via Ekonomiska rapporter. De är tänkta att publiceras varje månad ca 20 dagar efter månadsskiftet (för att få med lönekostnader). Rapporterna innehåller alla kostnader sedan årets start (så enbart den nyaste är relevant), detta så att eventuella korrigeringar och kompletteringar för redan publicerade månader kommer med.

Rapporterna ger information om alla kostnader som har uppstått i projektet. Detta är dock under förutsättning att de redan debiterats och kvitton har inkommit.

Detaljerad genomgång

Följande är en mer detaljerad inblick i rapporternas struktur med Rapporten från september 2022 som illustrerande exempel. Fokus är på de delar som är mest centrala för projektledare

Dokumentet innehåller ett utdrag för varje projekt som har haft (eller förväntas ha haft) ekonomisk aktivitet under året. Utdraget för varje projekt utgörs av en till två egna sidor med projektets namn överst i mitten av var sida. Ordningen följer i grunden projekt-id vilket i praktiken innebär att fleråriga projekt som startade tidigare år kommer först, följt av de projekt som startats under året (grupperade efter tematiskt område) med de interna kostnadsställena för verksamhetsdrift i slutet av rapporten.

Att notera:

1. Dokumentet innehåller enbart information för det aktuella året. För fleråriga projekt behöver du även titta på sista rapporten från föregående år.
2. Om du som projektledare saknar en förvänt intäkts-/kostnadstyp eller tycker en rad ser oväntat stor/liten ut kan du begära ett detaljerat utdrag från den operativa chefen eller organisationsassistenten.
3. Rapporterna har tre kolumner med belopp, enbart det med rubriken Period är relevant, övriga kan ignoreras.

Ett exempel på utdraget för ett projekt. Från sida 30 av September 2022-rapporten

Som ett konkret exempel kommer vi att titta på sida 30 i September 2022-rapporten (se även bild till höger) där utdraget för Stöd till gemenskapen 2022 finns.

Överst har vi intäkter. Det är viktigt att vara medveten om att detta belopp inte nödvändigtvis är samma som årets budget för projektet.

• För WCF-projekt motsvarar den det budgeterade beloppet, men har inte nödvändigtvis justerats per den senaste budgetjusteringen.
• För externfinansierade projekt innehåller den alla redan utbetalade medel som inte konsumerats under tidigare år. Men ännu ej utbetalda medel syns inte. Medel som öronmärkts för efterföljande år har inte dragits av. Medel som öronmärkts för underleverantör/partner har inte dragits av.
• För timbaserade projekt syns hela utbetalade beloppet (minus moms) även om inte hela ska konsumeras. Detta då en del blir vinst som återinvesteras i andra projekt.

Under har vi kostnader, först de allmänna per kostnadspost sedan lönekostnaderna.

• Om en kostnadspost inte syns så finns det inga kostnader på den.
• Det som syns bredvid var post är den är den totala kostnaden. Så om en resa bokats och betalats och sedan avbokats och återbetalats så syns enbart den kvarvarande avbokningskostnaden.
• Kostnadsposten Oredovisade kvitto reflekterar kostnader som när de bokfördes fortfarande saknade kvitton, men som därefter har kunnat kopplas till detta projekt. Den raden kan bortses då den faktiska kostnaden redan ligger under rätt kostnadspost.

Detaljerade utdrag

Ett artificiellt exempel på ett detaljerat utdrag för att illustrera strukturen.

Detaljerade utdrag är råa utdrag direkt ur bokföringen där alla utgiftsposter syns utan att aggregeras per kostnadstyp. Dessa är ej publika då de kan innehålla personuppgifter, dock inga som projektledaren inte redan har tillgång till. För det tidigare exemplet med den avbokade resan skulle det i det detaljerade utdraget finnas en rad för bokningskostnaden och en separat rad för avbokningskrediten. Samtliga rader är kopplade till en verifikation där man kan se kvitto-/fakturadetaljer.

Övriga rapporter

Budgetdokumentet

är det dokument som ger en överblick av de planerade intäkterna och kostnaderna för det kommande verksamhetsåret. För mer information se /Om budgetdokumentet.

Burncharten

är ett dokument med vilket verksamhetsledningen tar fram en prognos för kassaflödet under den kommande 12-månaders perioden. Fokus är, till skillnad från i de övriga rapporterna, när faktiska in-/utbetalningar sker snarare än när intäkter uppstår. Dokumentet innehåller personuppgifter och är inte publikt.

Ekonomiska sammanställningar

är det underlag som presenteras till styrelsen inför deras möten och beskriver hur ekonomin förändrats sedan senaste styrelsemötet. Sammanställningen bygger på den information som finns i Burncharten.