Extern kommunikation/Rutiner
|
Denna sida är för närvarande under omarbetning, hjälp gärna till. Denna mall tas bort när sidan är klar. |
Rutiner för inlägg i externa digitala kanaler
Generella riktlinjer gällande alla medier
- Var noga med att ge korrekt och generöst erkännande till den som är värd det.
- Om platsbrist i ett medium gör att det är svårt att ge rätt erkännande, avstå från att publicera i det mediet.
- Var noga med att inte påskina att föreningen och den svenskspråkiga gemenskapen är en och samma.
Hur vi håller koll på vad som ska publiceras, och när
- För att hålla koll på flödena använder vi vår publiceringskalender. Lägg in ämne, tidpunkt och kanaler för ditt inlägg så fort som möjligt https://se.wikimedia.org/wiki/Extern_kommunikation/Kalender
- För att ha framförhållning kallas det var tredje vecka till ett kvartslångt möte för att spåna kring vad som kommer i personalens respektive kalendrar som kan vara intressant att fylla våra digitala kanaler med. Därefter för vi in konkreta idéer i publiceringskalendern
Med externa digitala kanaler menas Wikimedia Sveriges blogg, vår Facebooksida, Facebook stories (används ej idag), vårt Instagramkonto med flöde och stories (det senare används i låg grad idag), föreningens nyhetsbrev samt inlägg vi gör på Bybrunnen på Wikipedia. Även föreningens Twitterkonto kan räknas hit i någon mån, men det är till sin karaktär mer flyktigt och kräver ofta inte samma planering eller framförhållning.
Material
Det finns några aspekter att tänka på när vi publicerar material i sociala medier. Dessa är:
- Materialet ska vara fritt och tydligt licensierat. Vi behöver ge akt på att licensen för vissa bilder inte är förenligt med de sociala medierna. I dessa fall behöver vi en särskild release från upphovsrättsinnehavaren.
- Materialet ska vara anpassat för respektive medium eller kanal. Tumregeln är att långa texter passar på bloggen och kan länkas till på Facebook. Bilder läggs med fördel på Instagram och kompletteras med kortare texter. Facebook är den bästa kanalen för att uppmuntra till specifika engagemang då det är en bra plattform för att sprida länkar.
- Materialet ska spegla föreningens strävan efter mångfald och inklusivitet.
- Materialet ska hålla god kvalitet. Det betyder till exempel att bilder har hög upplösning, att texter är utan stavfel och att länkar leder dit de ska.
- Det ska finnas ett syfte med varför just det materialet är utvalt för att spridas.
- När inlägg produceras av andra än de som publicerar dem, ska detta tydligt framgå genom namn på den eller de som skapat inlägget. Detta förekommer främst på bloggen.
- Vid inlägg på Bybrunnen på Wikipedia görs dessa främst av förtroendevalda i föreningen, snarare än anställda. Bybrunnen är inte en av föreningens egna plattformar och inlägg där ska därför ske med omsorg och utgå från vikten av dialog med Wikipediagemenskapen.
Sponsrade inlägg
När vi sponsrar inlägg, framförallt på Facebook men med möjlighet att sträcka oss även till Instagram, gör vi det för att väcka engagemang. Detta särskilt i de fall där vi bedömer att inläggen inte får tillräcklig spridning organiskt utan behöver den extra kraften av betalning:
- I första hand vill vi väcka engagemang kring pågående eller kommande händelser där det finns en tydlig handling för mottagaren, en så kallad call to action (CTA). Exempel på sådana händelser kan vara att delta i en pågående tävling eller att söka en utlyst tjänst.
- I andra hand använder vi sponsrade inlägg för att öka synligheten kring våra konton och vår förening, för att locka nya följare. I dessa fall kan det vara en fördel att faktiskt sponsra de inlägg som redan haft god spridning, eftersom budskapet då troligen passar en bred massa.
- I tredje hand kan vi sponsra inlägg för att väcka kännedom för en särskilt viktig fråga eller ett särskilt viktigt perspektiv, även om det inte finns ett tydligt call to action.
Det ska finnas ett tydligt syfte med att sponsra just de inlägg vi väljer att sponsra, oavsett budget. Detta är särskilt viktigt då Facebook är en kommersiell plattform som både tjänar pengar på användares data och på sponsrade inlägg.
Kostnader
Generellt bär det projekt som vill ha ökad synlighet också sina egna kostnader för det sponsrade inlägget och inom ramen för varje projektledares mandat att bestämma om utgifter upp till 5 000 kr. Detta förutsätter att projektet har medel för aktiviteter i allmänhet eller kommunikation i synnerhet budgeterade.
Kampanjer som syftar till att generera fler följare bekostas av Projekt:Synlighet, som därför behöver en särskild budgetpost för detta.
Publicering
Den projektledare som är ansvarig för respektive projekt gör bedömningen om ett budskap ska sponsras, och hur mycket pengar som ska användas i förhållande till vilken spridningseffekt vi kan uppnå.
Projektledaren tar också fram grunden till materialet som ska publiceras, gärna i dialog med projektledaren för Projekt:Synlighet.
Inlägget publiceras och sponsras sedan av någon av de som har behörighet till föreningens annonskonto. Dessa är i grunden verksamhetschef, operativ chef samt projektledaren för Projekt:Synlighet.
Statistik
Statistik för sponsrade inlägg ingår generellt sett inte i våra mätetal. Därmed behöver denna statistik särredovisas.
Insamling av statistik
För att få en bättre överblick över vilken effekt vår närvaro i externa digitala kanaler har, finns ett spreadsheet med samlad data över dessa kanaler. Dokumentet hittar du här.
I dokumentet finns flikar för Facebook, Twitter, Instagram, föreningens nyhetsbrev, skickade pressmeddelanden samt mediaomnämnanden. Nedan följer rutiner för hur insamlingen av respektive data går till. Vi utgår från de definierade KPI:er som finns som mätetal för kommunikationsarbetet.
Data samlas in per den sista i varje månad och gäller generellt för innevarande månad, där inte annat uppges, företrädesvis av projektledaren för Projekt:Synlighet.
Här utgår vi ifrån siffrorna för antal följare, räckvidd, engagemang samt antal inlägg. Antalet följare är siffran den sista varje månad. Räckvidden räknas på snittvärdet för perioden på dynamiska (ej betalda) inlägg. Engagemanget är reaktioner, kommentarer, delningar samt annat i genomsnitt för perioden på inlägg, vilket räknas ut manuellt utifrån antalet publicerade inlägg.
Samtlig statistik hämtas från Statistik-fliken under föreningens facebookkonto.
Twitter har månadsvis statistik som hämtas i statistikverktyget. De parametrar som sammanställs är antal tweets, räckvidd, engagemangsfrekvens, profilbesök, omnämnanden, nya följare samt det ackumulerade antalet följare.
Instagram är lite mer komplicerat då det har mycket lägre stöd för insamling av statistik. Standardperioden för statistiken är bara en vecka bakåt, vilket innebär svårigheter att på ett enkelt sätt följa statistiken över en månad. I dagsläget har vi dock inte heller tillräckligt omfattande verksamhet på vårt instagramkonto för att det ska vara rättfärdigat att följa utvecklingen på veckobasis. På grund av detta är det enskilt viktigaste mätetalet antal följare. Utöver det mäter vi vid tillfälle antal inlägg, räckvidd, interaktioner för kontot samt interaktioner för inlägg under månaden.
Detta innebär att om vi genomför en kampanj med omfattande verksamhet på instagram behöver vi följa upp statistiken veckovis.
Nyhetsbrev
Denna statistik hämtas tidigast två veckor efter skickat nyhetsbrev. De parametrar vi tittar på är antal mottagare, andel öppnade mejl och antal klick. Därför är det viktigt att vi har en attraktiv menyrad som lockar läsarna att öppna, ett intressant innehåll som lockar till vidare läsning samt väldigt tydliga länkar vidare.
Pressmeddelanden
Idag har vi inget aktivt arbete för att skicka ut och få sammanställd information för pressmeddelanden. Därför behöver vi sammanställa information om enskilda medarbetares utskick till journalister och mediainstanser. Detta görs genom att projektledaren för Projekt:Synlighet i samband med övrig statistiksammanställning för slutet av varje månad, mejlar alla kollegor och efterfrågar hur många uppsökande presskontakter de haft under månaden, samt hur många publiceringar detta har lett till.
Mediaomnämnanden
Vi sammanställer en lista på samtliga mediaomnämnanden här. Det är upp till samtliga medarbetare att skriva in de mediaomnämnanden man känner till. Siffrorna förs sedan in av projektledaren för Projekt:Synlighet i samlingsdokumentet. Ungefär en gång i kvartalet kan projektledaren även göra en förfrågan hos samtliga kollegor att komma ihåg att fylla i dokumentet.
Bybrunnen på Wikipedia
Då det är svårt att mäta effekten av spridningen av våra inlägg på Bybrunnen är detta inte något vi mäter.