Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Före
April
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet
John
Fixat!
Bestäm datum, ort och lokal
John
Fixat!
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt
John
Fixat!
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)
Eric
Fixat!
Skriva eventuella motioner
N/A
N/A
April
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas
Styrelse
Fixat!
Budget bör fastställas
Styrelse
Fixat!
Verksamhetsberättelse bör färdigställas
Styrelse
Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas
Styrelse
Fixat!
Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte
John
Fixat!
Två veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Jenny
Fixat!
Börja samordna resor.
N/A
N/A
Kontakta volontärer.
N/A
N/A
En vecka innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Offentliggör adressen som det kommer att sändas från
Jenny
Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Eric
Fixat!
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.
Eric
Fixat!
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.
Eric
Fixat!
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Färdigställa nödvändiga presentationer
John
Fixat!
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.
Josefine
Fixat!
Skrivskydda protokollet
Josefine
Fixat!
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Josefine
Fixat!
Övrigt
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons
Josefine
N/A
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).
Jenny
Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Eric
Fixat!
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Josefine
Fixat!
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).
Jenny
Swedbank är skickat. Detta görs till de andra tisdag 6 juli. Via mail och vanlig post.
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
Fixat!