Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2018

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
<< 2017 | 2019 >>
Allmän not

Inför 2018 års rensning fanns det en stor backlog av dokument att rensa. Till största del handlar det om dokument från 2010-2014 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2015) som var aktuella i år under rubriken Allmän gallring nedan. Utöver det har dokumentstrukturen förändrats över åren och inför rensningen behövde dessa harmoniseras mellan åren för att möjliggöra ett systematisk rensningsarbete. På grund av denna backlog kunde rensningen inte genomföras i sin helhet under oktober 2018.

Merparten av rensningen skedde i oktober 2018 samt under några tillfällen 2019. Den avslutades först i september 2019 med en specifik underkategori av dokument lämnade till 2019.

Uppdatering 2019-09-12
På grund av ett tekniskt misstag missades 25 projekt i den allmänna gallringen. Dessa gallras som en del av 2019-rensingen.
Typ Åtgärd(er) Notering
Bokföring Checkbox 1.svg  Fortnox rensad Ingen bokföring i Fortnox före 2017
Checkbox 1.svg  Fysiska pärmar rensade Se nedan
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
Medlemsregister Checkbox 1.svg  Utdaterade medlemskap har raderats Alla medlemmar som importerades till Zynatic var aktiva medlemmar 2016 eller senare
Checkbox 1.svg  Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats Det fanns inga sådana dokument.
Checkbox 1.svg  Säkerställ att inga utlöpta ofullbordade medlemskap påträffas. 5 ofullbordade medlemskap som skulle ha rensats under 2018 har i stället rensats i september 2019.
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Medlemsregistret i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)
E-postlistor Checkbox 1.svg  Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts Inga kontaktlistor i Mailchimp från före 2016
Checkbox 1.svg  Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats Inga kontakter i Mailchimp från före 2016
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering)
  • Utskick i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)
  • Samtliga listor skapade 2015 (lagrade i andra system) har raderats
  • E-postlistor (ej press) i MyNewsdesk har raderats
Listor för uppföljning av verksamhetsmål Checkbox 1.svg  Stöd till Gemenskapen har rensats Rensad för 2014, 2015
Checkbox 1.svg  Volontärer har rensats Rensad för 2013, 2014, 2015
Checkbox 1.svg  Listor i kommentar har rensats Rensad för 2014, 2015
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Presslistor Checkbox 0.svg  Rensa listor i Mynewsdesk Ej gjord då Mynewsdesk visat sig vara inkompatibel med vår rutin phab:T232202
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering) Presslistor lagrade på Drive och i Nextcloud har raderats
Inbjudningslistor Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar Checkbox 0.svg  Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
Checkbox 1.svg  Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ur mailkorg(ar) Då detta var första gången en sådan uppmaning gjordes påträffades ett flertal äldre handlingar vilka alla raderades.
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Det säkerställdes att inga ansökningshandlingar påträffades i Kontors- och Ekonomimapparna för 2016-2018 (tidigare år hanteras av Allmän gallring)
Personaluppgifter Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering) Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
Utlåningsregister Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år. Dokument för löpande lån 2017-2018 flyttat till 2018-mappen.
Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil Två dokument återfanns som skulle ha rensats i Augusti 2018. Nu rensade.
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Allmän gallring Projekt

Checkbox 1.svg  Drive

Checkbox 1.svg  Nextcloud

Projektmappar gallras för 2010-2015 med följande undantag:
  • 2015\Jämställdhet på Wikipedia 2015 - Avslutades först 2017
  • 2015\EU-ansökan för HOT 2015 - Pågår och är ej avslutat

OBS se uppdatering i inledningen.

Ekonomi

Checkbox 1.svg  Drive

Checkbox 0.svg  Nextcloud

På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019.
Ansökningar

Checkbox 1.svg  Drive

Checkbox 0.svg  Nextcloud

På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019.
Kontor

Checkbox 1.svg  Drive

Checkbox 0.svg  Nextcloud

På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019.
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Personal uppmanades att flytta lokalt lagrade filer till Drive/Nextcloud inför rensningen så att även dessa kunde gallras.