Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2018

<< 2017 | 2019 >>

Allmän not

Inför 2018 års rensning fanns det en stor backlog av dokument att rensa. Till största del handlar det om dokument från 2010–2014 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2015) som var aktuella i år under rubriken Allmän gallring nedan. Utöver det har dokumentstrukturen förändrats över åren och inför rensningen behövde dessa harmoniseras mellan åren för att möjliggöra ett systematisk rensningsarbete. På grund av denna backlog kunde rensningen inte genomföras i sin helhet under oktober 2018.

Merparten av rensningen skedde i oktober 2018 samt under några tillfällen 2019. Den avslutades först i september 2019 med en specifik underkategori av dokument lämnade till 2019.

Uppdatering 2019-09-12

På grund av ett tekniskt misstag missades 25 projekt i den allmänna gallringen. Dessa gallras som en del av 2019-rensingen.

Typ	Åtgärd(er)	Notering
Bokföring	Fortnox rensad	Ingen bokföring i Fortnox före 2017
	Fysiska pärmar rensade	Se nedan
	Övrig (kräver notering)	Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
Medlemsregister	Utdaterade medlemskap har raderats	Alla medlemmar som importerades till Zynatic var aktiva medlemmar 2016 eller senare
	Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats	Det fanns inga sådana dokument.
	Säkerställ att inga utlöpta ofullbordade medlemskap påträffas.	5 ofullbordade medlemskap som skulle ha rensats under 2018 har i stället rensats i september 2019.
	Övrig (kräver notering)	Medlemsregistret i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)
E-postlistor	Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts	Inga kontaktlistor i Mailchimp från före 2016
	Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats	Inga kontakter i Mailchimp från före 2016
	Övrig (kräver notering)	Utskick i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen) Samtliga listor skapade 2015 (lagrade i andra system) har raderats E-postlistor (ej press) i MyNewsdesk har raderats
Listor för uppföljning av verksamhetsmål	Stöd till Gemenskapen har rensats	Rensad för 2014, 2015
	Volontärer har rensats	Rensad för 2013, 2014, 2015
	Listor i kommentar har rensats	Rensad för 2014, 2015
	Övrig (kräver notering)
Presslistor	Rensa listor i Mynewsdesk	Ej gjord då Mynewsdesk visat sig vara inkompatibel med vår rutin phab:T232202
	Övrig (kräver notering)	Presslistor lagrade på Drive och i Nextcloud har raderats
Inbjudningslistor	Övrig (kräver notering)	Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar	Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats	Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
	Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ur mailkorg(ar)	Då detta var första gången en sådan uppmaning gjordes påträffades ett flertal äldre handlingar vilka alla raderades.
	Övrig (kräver notering)	Det säkerställdes att inga ansökningshandlingar påträffades i Kontors- och Ekonomimapparna för 2016–2018 (tidigare år hanteras av Allmän gallring)
Personaluppgifter	Övrig (kräver notering)	Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
Utlåningsregister	Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.	Dokument för löpande lån 2017–2018 flyttat till 2018-mappen.
	Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
	Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil	Två dokument återfanns som skulle ha rensats i Augusti 2018. Nu rensade.
	Övrig (kräver notering)
Allmän gallring	Projekt   Drive   Nextcloud	Projektmappar gallras för 2010–2015 med följande undantag: 2015\Jämställdhet på Wikipedia 2015 - Avslutades först 2017 2015\EU-ansökan för HOT 2015 - Pågår och är ej avslutat OBS se uppdatering i inledningen.
	Ekonomi   Drive   Nextcloud	På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019.
	Ansökningar   Drive   Nextcloud	På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019.
	Kontor   Drive   Nextcloud	På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019.
	Övrig (kräver notering)	Personal uppmanades att flytta lokalt lagrade filer till Drive/Nextcloud inför rensningen så att även dessa kunde gallras.