Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2019

<< 2018 | 2020 >>

Allmän not

2019-12-13: Inför 2019 års rensning fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att rensa under rubriken Allmän gallring, främst i de icke projektrelaterade mapparna. Till största del handlar det om dokument från 2010-2015 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2016) som var aktuella i år. I dessa mappar har strukturen ändrats i flera omgångar och det har behövts manuell genomgång av var mapp för att säkerställa om det är dokument som ska rensas. På grund av denna backlogg kunde rensningen inte genomföras i sin helhet under oktober-december 2019. Backloggen har dock minskats markant och tillsammans med nedrustningen av Nextcloud förväntar vi oss att den slutligen blir åtgärdad under 2020.

Typ	Åtgärd(er)	Notering
Bokföring	Fortnox rensad	Ingen bokföring i Fortnox före 2017
	Fysiska pärmar rensade	Se nedan
	Övrig (kräver notering)	Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
Medlemsregister	Utdaterade medlemskap har raderats	27 utdaterade medlemskap raderades
	Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats	Inga relaterade fysiska dokument fanns
	Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.	Ett medlemskap påträffades och raderades. Dessa personuppgifter hade de behållits mindre än en vecka extra.
	Övrig (kräver notering)	11 medlemskap markerade som avslutade påträffades och raderades Medlemsregistret i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)
E-postlistor	Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts	Alla kontaktlistor har använts under de senaste tre åren.
	Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats	Inga påträffades. Detta då listorna rensades i samband med att ny rensningsrutin togs fram
	Övrig (kräver notering)	Utskick i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)
Kontaktförfrågningar	Inkomna kontaktförfrågningar rensade	Kontaktformuläret är yngre än rensningstiden
	Övrig (kräver notering)
Listor för uppföljning av verksamhetsmål	Stöd till Gemenskapen har rensats
	Volontärer har rensats
	Listor i kommentar har rensats
	Övrig (kräver notering)
Presslistor	Rensa onåbara kontakter i Mynewsdesk	311 kontakter rensade
	Rensa avregistrerade kontakter i Mynewsdesk	94 kontakter rensade
	Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.	22 privata adresser återfanns och har raderats. Majoriteten av dessa härstammar från en import av fotoklubbar från 2016-04
	Övrig (kräver notering)
Inbjudningslistor	Övrig (kräver notering)	Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar	Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats	Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
	Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ut mailkorg(ar)
	Övrig (kräver notering)
Personaluppgifter	Övrig (kräver notering)	Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
Anhöriga för anställda	Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
	Övrig (kräver notering)
Utlåningsregister	Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
	Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
	Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
	Övrig (kräver notering)
Allmän gallring	Projekt   Drive   Nextcloud	Projektmappen är flyttad i sin helhet från Nextcloud till Drive
	Ekonomi   Drive   Nextcloud
	Ansökningar   Drive   Nextcloud
	Kontor   Drive   Nextcloud
	Övrig (kräver notering)