Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2019

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
<< 2018
Allmän not

2019-12-13: Inför 2019 års rensning fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att rensa under rubriken Allmän gallring, främst i de icke projektrelaterade mapparna. Till största del handlar det om dokument från 2010-2015 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2016) som var aktuella i år. I dessa mappar har strukturen ändrats i flera omgångar och det har behövts manuell genomgång av var mapp för att säkerställa om det är dokument som ska rensas. På grund av denna backlogg kunde rensningen inte genomföras i sin helhet under oktober-december 2019. Backloggen har dock minskats markant och tillsammans med nedrustningen av Nextcloud förväntar vi oss att den slutligen blir åtgärdad under 2020.

Typ Åtgärd(er) Notering
Bokföring Checkbox 1.svg  Fortnox rensad Ingen bokföring i Fortnox före 2017
Checkbox 1.svg  Fysiska pärmar rensade Se nedan
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
Medlemsregister Checkbox 1.svg  Utdaterade medlemskap har raderats 27 utdaterade medlemskap raderades
Checkbox 1.svg  Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats Inga relaterade fysiska dokument fanns
Checkbox 1.svg  Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas. Ett medlemskap påträffades och raderades. Dessa personuppgifter hade de behållits mindre än en vecka extra.
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) 11 medlemskap markerade som avslutade påträffades och raderades

Medlemsregistret i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)

E-postlistor Checkbox 1.svg  Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts Alla kontaktlistor har använts under de senaste tre åren.
Checkbox 1.svg  Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats Inga påträffades. Detta då listorna rensades i samband med att ny rensningsrutin togs fram
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Utskick i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen)
Kontaktförfrågningar Checkbox 1.svg  Inkomna kontaktförfrågningar rensade Kontaktformuläret är yngre än rensningstiden
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Listor för uppföljning av verksamhetsmål Checkbox 1.svg  Stöd till Gemenskapen har rensats
Checkbox 1.svg  Volontärer har rensats
Checkbox 1.svg  Listor i kommentar har rensats
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Presslistor Checkbox 1.svg  Rensa onåbara kontakter i Mynewsdesk 311 kontakter rensade
Checkbox 1.svg  Rensa avregistrerade kontakter i Mynewsdesk 94 kontakter rensade
Checkbox 1.svg  Säkerställ att enbart tjänsteadresser används. 22 privata adresser återfanns och har raderats. Majoriteten av dessa härstammar från en import av fotoklubbar från 2016-04
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Inbjudningslistor Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar Checkbox 0.svg  Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
Checkbox 1.svg  Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ut mailkorg(ar)
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Personaluppgifter Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering) Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135
Anhöriga för anställda Checkbox 1.svg  Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Utlåningsregister Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Allmän gallring Projekt

Checkbox 1.svg  Drive Checkbox 1.svg  Nextcloud

Projektmappen är flyttad i sin helhet från Nextcloud till Drive
Ekonomi

Checkbox 1.svg  Drive Checkbox 0.svg  Nextcloud

Ansökningar

Checkbox 1.svg  Drive Checkbox 1.svg  Nextcloud

Kontor

Checkbox 1.svg  Drive Checkbox 0.svg  Nextcloud

Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)