Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2019
- Allmän not
- 2019-12-13: Inför 2019 års rensning fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att rensa under rubriken Allmän gallring, främst i de icke projektrelaterade mapparna. Till största del handlar det om dokument från 2010-2015 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2016) som var aktuella i år. I dessa mappar har strukturen ändrats i flera omgångar och det har behövts manuell genomgång av var mapp för att säkerställa om det är dokument som ska rensas. På grund av denna backlogg kunde rensningen inte genomföras i sin helhet under oktober-december 2019. Backloggen har dock minskats markant och tillsammans med nedrustningen av Nextcloud förväntar vi oss att den slutligen blir åtgärdad under 2020.
| Typ | Åtgärd(er) | Notering |
| Bokföring |  Fortnox rensad
|
Ingen bokföring i Fortnox före 2017 |
| Fysiska pärmar rensade
|
Se nedan | |
| Övrig (kräver notering)
|
Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior) | |
| Medlemsregister | Utdaterade medlemskap har raderats
|
27 utdaterade medlemskap raderades |
| Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats
|
Inga relaterade fysiska dokument fanns | |
| Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.
|
Ett medlemskap påträffades och raderades. Dessa personuppgifter hade de behållits mindre än en vecka extra. | |
| Övrig (kräver notering)
|
11 medlemskap markerade som avslutade påträffades och raderades
Medlemsregistret i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen) | |
| E-postlistor | Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
|
Alla kontaktlistor har använts under de senaste tre åren. |
| Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
|
Inga påträffades. Detta då listorna rensades i samband med att ny rensningsrutin togs fram | |
| Övrig (kräver notering)
|
Utskick i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen) | |
| Kontaktförfrågningar | Inkomna kontaktförfrågningar rensade
|
Kontaktformuläret är yngre än rensningstiden |
 Övrig (kräver notering)
|
||
| Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Stöd till Gemenskapen har rensats
|
|
| Volontärer har rensats
|
||
| Listor i kommentar har rensats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Presslistor | Rensa onåbara kontakter i Mynewsdesk
|
311 kontakter rensade |
| Rensa avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
|
94 kontakter rensade | |
| Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
|
22 privata adresser återfanns och har raderats. Majoriteten av dessa härstammar från en import av fotoklubbar från 2016-04 | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Inbjudningslistor | Övrig (kräver notering)
|
Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor |
| Ansökningshandlingar | Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats
|
Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135 |
| Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ut mailkorg(ar)
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Personaluppgifter | Övrig (kräver notering)
|
Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135 |
| Anhöriga för anställda | Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Utlåningsregister | Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
|
|
| Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
|
||
| Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Allmän gallring | Projekt
|
Projektmappen är flyttad i sin helhet från Nextcloud till Drive |
| Ekonomi
|
||
| Ansökningar
|
||
| Kontor
|
||
| Övrig (kräver notering)
|