Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2022
2023 >>
- Allmänna noter:
- 2022-10-01: Under 2021 genomfördes ingen allmän gallring p.g.a. personalfrånfall. En punktgallring gjordes dock för bl.a. medlemsregistret. Som ett resultat av detta bör data från två år gallras under 2022.
- 2022-10-01: Inför 2022 års gallring fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att gallra under rubriken Allmän gallring. Det handlar om dokument från 2011–2016 i mapparna Kontor och Ekonomi som bör gallras tillsammans med de dokument (från 2018 och 2019) som är aktuella i år.
- 2023-10-16: Under sommaren 2023 gallrades en signifikant del av den backlog som fanns. De sista delarna lämnas till 2023-års gallring. En inkorg är ännu ej helt gallrad på inkomna ansökningshandlingar, detta slutförs under 2023-års gallring.
| Typ | Åtgärd(er) | Notering |
|---|---|---|
| Donationsregister |  Säkerställ att inga strödokument påträffas
|
|
| Gallra sammanställningen
|
||
| Gallra utdrag från betalningstjänster
|
||
| Gallra skickade tack
|
||
| Gallra spärrlistan
|
||
 Övrig (kräver notering)
|
||
| Bokföring | Fortnox gallrad
|
Ingen relevant bokföring i Fortnox före 2017 |
| Fysiska pärmar gallrade
|
Se nedan | |
| Övrig (kräver notering)
|
| |
| Medlemsregister | Utdaterade medlemskap har raderats
|
|
| Fysiska dokument relaterade till gallrade medlemskap har destruerats
|
||
| Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.
|
| |
| Radera medgivande för minderårig medlem som nu fyllt 13 år.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
Den gallring som genomfördes för 2021 visade sig ha varit ofullständig i det att det mail som de gallrade medlemmarna skulle få inte hade skickats ut. Detta genomfördes nu och underlagsfilen med e-postadresser för detta utskick raderades.
Gallringen av ofullbordade medlemskap skedde utan att de berörda personerna fick en bekräftelse om att deras uppgifter gallrats. | |
| Volontärregister | Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
|
|
| Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
|
||
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande
|
||
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats.
|
13 poster raderades, 9 medgivande förnyades | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| E-postlistor | Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
|
|
| Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Webbstatistik | Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy
|
I samband med flytten till en ny server försvann en av våra integritetsinställningar (hur länge anonymiserad rådata sparas), en bugg verkar ha uppstått i matomo som gör att denna inställning inte kan aktiveras från gränssnittet (och det syns inte där när den är aktiverad) sparas. Flytten skedde dock så pass nyligen att ingen data bör ha varit berörd än. Inställningen har nu återställts. |
| Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Bahnhof
|
Samtliga backuper har raderats i samband med att våra servrar hos Bahnhof avvecklats | |
| Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Glesys
|
Den aktuella servern på Glesys är mindre än 6 månader gammal. | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Kontaktförfrågningar | Inkomna kontaktförfrågningar gallrade
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Stöd till Gemenskapen har gallrats
|
|
| Volontärer har gallrats
|
||
| Listor i kommentar har gallrats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Presslistor | Gallra onåbara kontakter i Mynewsdesk
|
|
| Gallra avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
|
10 kontakter gallrade | |
| Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Inbjudningslistor | Övrig (kräver notering)
|
Gallrade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor |
| Ansökningshandlingar | Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
|
|
| Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
|
||
| Bekräfta att inkomna handlingar har gallrats ur mailkorg(ar)
|
Alla inkorgar utom en har bekräftats gallrade. | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Personaluppgifter | Övrig (kräver notering)
|
|
| Anhöriga för anställda | Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Utlåningsregister | Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
|
|
| Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
|
||
| Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
|
Ett dokument som skulle ha raderats tidigare upptäcktes i inkorgen i samband med gallringen. Detta har gallrats. Rutinen för hantering av dessa dokument kommer att ses över under kommande månad. | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Allmän gallring | Projekt
|
|
| Ekonomi
|
||
| Ansökningar
|
||
| Kontor
|
Bland de icke-årsbundna dokumenten påträffades äldre personuppgifter som redan skulle ha gallrats under tidigare år | |
| Mallar
|
||
| Ekonomi (2011–2016)
|
Alla utom 2014 gallrade. Att stämma av gallringen kvarstår dock | |
| Kontor (2011–2016)
|
Alla utom 2014 gallrade. Att stämma av gallringen kvarstår dock | |
| Övrig (kräver notering)
|