Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2022

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
2023 >>
Allmänna noter:
2022-10-01: Under 2021 genomfördes ingen allmän gallring p.g.a. personalfrånfall. En punktgallring gjordes dock för bl.a. medlemsregistret. Som ett resultat av detta bör data från två år gallras under 2022.
2022-10-01: Inför 2022 års gallring fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att gallra under rubriken Allmän gallring. Det handlar om dokument från 2011–2016 i mapparna Kontor och Ekonomi som bör gallras tillsammans med de dokument (från 2018 och 2019) som är aktuella i år.
2023-10-16: Under sommaren 2023 gallrades en signifikant del av den backlog som fanns. De sista delarna lämnas till 2023-års gallring. En inkorg är ännu ej helt gallrad på inkomna ansökningshandlingar, detta slutförs under 2023-års gallring.
Typ Åtgärd(er) Notering
Donationsregister   Säkerställ att inga strödokument påträffas
  Gallra sammanställningen
  Gallra utdrag från betalningstjänster
  Gallra skickade tack
  Gallra spärrlistan
  Övrig (kräver notering)
Bokföring   Fortnox gallrad Ingen relevant bokföring i Fortnox före 2017
  Fysiska pärmar gallrade Se nedan
  Övrig (kräver notering)
  • Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
  • Bokföringsmaterial äldre än 2015 i Drive gallras i samband med att mappen gallras.
  • Bokföringsmaterial nyare än 2015 i Drive märks tydligt upp i samband med att mappen gallras så att det kan gallras när det blir dags.
Medlemsregister   Utdaterade medlemskap har raderats
  Fysiska dokument relaterade till gallrade medlemskap har destruerats
  Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.
  • 3 ofullbordade (obetalda) medlemskap för 2021 påträffades och gallrades.
  • 8 ofullbordade (obetalda) medlemskap för 2022 påträffades och gallrades.
  Radera medgivande för minderårig medlem som nu fyllt 13 år.
  Övrig (kräver notering) Den gallring som genomfördes för 2021 visade sig ha varit  ofullständig i det att det mail som de gallrade medlemmarna skulle få inte hade skickats ut. Detta genomfördes nu och underlagsfilen med e-postadresser för detta utskick raderades.

Gallringen av ofullbordade medlemskap skedde utan att de berörda personerna fick en bekräftelse om att deras uppgifter gallrats.

Volontärregister   Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
  Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
  Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande
  Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats. 13 poster raderades, 9 medgivande förnyades
  Övrig (kräver notering)
E-postlistor   Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
  Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
  Övrig (kräver notering)
Webbstatistik   Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy I samband med flytten till en ny server försvann en av våra integritetsinställningar (hur länge anonymiserad  rådata sparas), en bugg verkar ha uppstått i matomo som gör att denna inställning inte kan aktiveras från gränssnittet (och det syns inte där när den är aktiverad) sparas. Flytten skedde dock så pass nyligen att ingen data bör ha varit berörd än. Inställningen har nu återställts.
  Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Bahnhof Samtliga backuper har raderats i samband med att våra servrar hos Bahnhof avvecklats
  Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Glesys Den aktuella servern på Glesys är mindre än 6 månader gammal.
  Övrig (kräver notering)
Kontaktförfrågningar   Inkomna kontaktförfrågningar gallrade
  Övrig (kräver notering)
Listor för uppföljning av verksamhetsmål   Stöd till Gemenskapen har gallrats
  Volontärer har gallrats
  Listor i kommentar har gallrats
  Övrig (kräver notering)
Presslistor   Gallra onåbara kontakter i Mynewsdesk
  Gallra avregistrerade kontakter i Mynewsdesk 10 kontakter gallrade
  Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
  Övrig (kräver notering)
Inbjudningslistor   Övrig (kräver notering) Gallrade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar   Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
  Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
  Bekräfta att inkomna handlingar har gallrats ur mailkorg(ar) Alla inkorgar utom en har bekräftats gallrade.
  Övrig (kräver notering)
Personaluppgifter   Övrig (kräver notering)
Anhöriga för anställda   Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
  Övrig (kräver notering)
Utlåningsregister   Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
  Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
  Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil Ett dokument som skulle ha raderats tidigare upptäcktes i inkorgen i samband med gallringen. Detta har gallrats. Rutinen för hantering av dessa dokument kommer att ses över under kommande månad.
  Övrig (kräver notering)
Allmän gallring   Projekt
  Ekonomi
  Ansökningar
  Kontor Bland de icke-årsbundna dokumenten påträffades äldre personuppgifter som redan skulle ha gallrats under tidigare år
  Mallar
  Ekonomi (2011–2016) Alla utom 2014 gallrade. Att stämma av gallringen kvarstår dock
  Kontor (2011–2016) Alla utom 2014 gallrade. Att stämma av gallringen kvarstår dock
  Övrig (kräver notering)