Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2023
<< 2022
- Allmänna noter:
- 2023-10-17: Årets gallring påbörjas.
- 2023-11-01: Inledande gallring har gjorts. 12/18 projektmappar har gallrats.
- 2024-10-28: Lågintensiv gallring har pågått under första halvan av 2024. 2/18 projektmappar gallrades inte, ej heller mappen för Ansökningar 2020. Hela den historiska backloggen har nu gallrats.
| Typ | Åtgärd(er) | Notering |
| Donationsregister |  Säkerställ att inga strödokument påträffas
|
2 strödokument (utan personuppgifter) påträffade och undanflyttade |
| Gallra sammanställningen
|
||
| Gallra utdrag från betalningstjänster
|
||
| Gallra skickade tack
|
||
| Gallra spärrlistan
|
||
| Uppdatera status för autogiromedgivanden
|
||
 Övrig (kräver notering)
|
||
| Bokföring | Fortnox gallrat
|
Ingen relevant bokföring i Fortnox före 2017 |
| Fysiska pärmar gallrade
|
Se nedan | |
| Bokföringsmaterial i Drive gallrat
|
2015 gallrat | |
| Autogiromedgivanden gallrade
|
Historiska, nu inaktiva, autogiromedgivanden har raderats | |
| Övrig (kräver notering)
|
| |
| Medlemsregister | Utdaterade medlemskap har raderats
|
59 personer gallrade |
| Fysiska dokument relaterade till gallrade medlemskap har destruerats
|
||
| Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.
|
8 personer påträffade som skulle ha gallrats tidigare, gallrade | |
| Radera medgivande för minderårig medlem som nu fyllt 13 år.
|
Ett medgivande, inkl. fysisk kopia gallrat. | |
| Övrig (kräver notering)
|
På grund av en otydlighet i gränssnittet har de medlemmar som gallrats 2022 inte helt tagits bort ur systemet. Istället var de enbart markerade som avslutade och därigenom dolda. Men informationen fanns kvar i systemet och gick att nå via särskilda menyer. Dessa personuppgifter har nu helt gallrats och rutinen har uppdaterats. | |
| Volontärregister | Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
|
|
| Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
|
||
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande
|
Samtliga volontärer (10) i denna kategori gallrades direkt utan ytterligare kontakt. | |
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| E-postlistor | Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
|
|
| Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
|
19 kontakter gallrade | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Webbstatistik | Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy
|
|
| Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Glesys
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Kontaktförfrågningar | Inkomna kontaktförfrågningar gallrade
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Stöd till Gemenskapen har gallrats
|
|
| Volontärer har gallrats
|
||
| Listor i kommentar har gallrats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Presslistor | Gallra onåbara kontakter i Mynewsdesk
|
|
| Gallra avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
|
||
| Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Inbjudningslistor | Övrig (kräver notering)
|
Gallrade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor |
| Ansökningshandlingar | Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
|
|
| Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
|
||
| Bekräfta att inkomna handlingar har gallrats ur mailkorg(ar)
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Personaluppgifter |  Övrig (kräver notering)
|
Rutin för gallring ännu ej fastslagen. |
| Anhöriga för anställda | Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Utlåningsregister | Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
|
|
| Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
|
||
| Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| E-arkiv för dokumentsignering | Inställningarna för Datalagring är korrekta
|
|
| Inga dokument som borde ha gallrats återfinns i E-arkivet
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Allmän gallring | Projekt
|
Samtliga har gallrats med undantag av Föreningsengagemang 2020 och En gemenskap för alla 2020. |
| Ekonomi
|
||
| Ansökningar
|
||
| Kontor
|
||
| Mallar
|
||
| Ekonomi (2011–2016)
|
||
| Kontor (2011–2016)
|
||
| Övrig (kräver notering)
|