Ledningsrapport 2013/Utvärdering

Denna sida är för närvarande under omarbetning, hjälp gärna till. Denna mall tas bort när sidan är klar.

https://etherpad.wikimedia.org/p/POiP65jfqr Detta är en sammanfattande utvärdering av hela årets arbete.

Metod

För projekten:

• Har de uppnått sina mål?
  • Om inte varför?
• Vilka mätetal kan visas?
• Har de bidragit till verksamhetens strategiska mål eller gett synergieffekter med andra projekt på andra sätt?
• Kan projektet sägas vara kostnadseffektivt?
• Vad gick bra?
• Vad kan göras bättre?

Om strategierna

Det är bra om strategierna kan förstås av externa läsare, att den är tydlig och går att förstå utan att man sitter på kontoret eller i styrelsen.

Strategierna bör läsas av en ofärgad person för att se om de går att förstå.

Om målen

Verksamhetsplansmål

• Vissa av siffrorna har upplevts som ogrundade.
• Vissa mål har snarare haft formuleringen av vision/strategi.
• Det finns en klurighet att mål och strategier kan vara för hårt styrande och ger dålig flexibilitet gentemot förändringar i verkligheten samtidigt som de kan vara en hjälp i hur man planerar vilken verksamhet som ska genomföras. Det är inte nödvändigvis en motsättning mellan dessa, men kan i vissa fall vara det/upplevas som det. Titta på vilka mål som behöver omformuleras för att tillåta att syftet uppnås samtidigt som de inte är hindrande i vår möjlighet att anpassa oss efter möjligheter och ge förslag på omformuleringar där det behövs. En planeringsdag avsätts för det i januari.
• Under 2013 bör bra mätetal tas fram. (Ska det in som ett eget mål under "Föreningen"?)

Projektmål

• Problematiskt med mål som förlitar sig på extern part
• Se till så att alla mål är SMARTa
• Jämför med PEDs arbete om det är några mätetal vi ska ha med i mål, alternativt bara mäta och redovisa på sidan om. Viktigt att kommunicera vad det är som är vårt syfte med olika aktiviteter.
• Inspireras av deras enkät i vad det är vi kan sätta om som mätetal/mål.
• Glöm inte att uppföljning av målen ska finnas med och att visa mål inte kan mätas förrän viss tid har passerats.
• Fundera på om det ska vara mål att ha fortlevnad av projektet eller om det ska avslutas.

Övrigt om projekt

• Planering av evenemang som sker ganska långt fram i tiden med påminnelser om. Ta upp Lista över evenemang?

Broschyrprojekt

• Hur mäter vi mottagandet?
• Hur tar vi in feedback?
• Hur strukturerar vi upp korrekturläsning? Volontärpool, arbetstid. Hur/när uppdaterar vi materialet.
• Lämpliga program?
• Se till att få in och lagra källfiler.
• Tryckandet i sig bör bara vara ett delmål, det verkliga målet bör vara att dela ut till lämplig målgrupp.
• Utvärdera beständigheten av var broschyr.
• "För senaste versionen av broschyren" finns en digital version på PERMALÄNK.
  • Sätt upp en sida typ wikimedia.se/trycksaker där alla trycksaker finns listade och när de senast är uppdaterade. (ersätter helt/delvis Marknadsföringsmaterial/Marknadsföringskit)
    • Fält: Omslag, ladda ner, målgrupp/ämne, senast uppdaterad och beskrivning
    • Inkluderad wikisida?
    • Länk till bookshelf, tala även om att vissa kan finnas på andra språk.
    • Länk till arkiv för gamla broschyrer, flytta över saker när de går ur tiden.
    • Första utkast

Tillverkning/prylar

• Genomgående problem att tid för identifeiering av målgrupp samt utskick inte tas med i beräkningen.
• Tänk på damstorlekar på t-shirts

Workshopprojekt

• Koppla in wikifikor
• Onlinedeltagande?

Externt finansierade

• Se till att det finns en mindre pott för att bibehålla uppfölja
• Hur kan projektet fortleva (om så önskas) efter finansieringens slut.
• Se till att tydligt specifisera vem som ska göra vad och vad de ska för att få sin del av kakan (detta ska göras internt).
• Det finns ett värde av de projekt som även har en "begränsad" koppling till Wikimedias projekt. (Delvis beroende på hur stor del som är externfinansierad)

.

Batchuppladdningar

• Vi behöver vara väldigt tydliga med vad vi kan och inte kan lova. Communityt kontrollerar vad som används i slutänden, och detta är en fature (not a bug).
• Paragraf om förbehåll i kontrakt
• Även för andra typer av projekt?

Undersökningar

• Kan lärdommar/frågor användas som grund för utredningar på doktorandnivå, (t.ex. Vasamuseet och upphovsrätt/PD)
• Användarundersöknignar, etc. (återigen på universitet)

Större projekt

• Egenvärde i större projekt då de är:
  • roligare att jobba med/koordinera, syner
  • Synergiefekter: Möjlighet att undersöka/planera/genomföra samevent

Pilotprojekt

• Slutrapporteringen/dokumentationen är extra viktig för dessa (men även generellt)

Projekt med externa intressenter

• Utvärdera tidigt för tänkta projekt om intresse/behov/möjlighet faktiskt finns från motparten. Om inte bör projektet avslutas. (och nya projekt skapas/projektet omformuleras)
• Vi strävar efter att under första kvartalet av året utreda så många av projektetens möjligheter genom en intressentanalys för att avgöra om projekten kan genomföras. Tidsrekommendationen är satt för att ha möjligheten att starta nya eller expandera befintliga projekt/projekt där intressentanalysen visar på goda möjligheter.

Det administrativa arbetet

• Vi ska förbättra reserapport/mall till en enda sida på wikin.
• Framtida potentiella evenemang läggs till i Lista över evenemang.
• Rutiner för kontorsfix ska komma på plats helt.
• Tydligare semesterplanering och rapportering behövs, rutin utarbetas.
• Arkivering av icke bokföringsdokument, diarium, rutin ska på plats.
• Se över internetuppkoppling.
• Uppsnabbning av CiviCRM.
• Se flexkonto/semesterdagar.
• 90-konto?!
• Dropbox / Owncloud dvs delad filyta som funkar för oss alla och där det finns utrymme
• Förbättra donationsmöjligheterna
• Kontrollera att det finns tillgång på kontoret att administrera servern + test.wikimedia.se
• Gör en genomgång av okategoriserade sidor, sidor under bearbetning, olänkade sidor mm på wikin. Flytta över relevanta filer (e.g. broschyrer mm.) till Commons, radera irrelevant material (typ foto av personer utan licenser eller användning)
• Behövs ta fram hjälpsidor på wikin (om kategorier, projekt, policys, för volontärer mm), policyn. Gör huvudsidan lite tydligare.

• Införandet av Bluegarden är bra.
• Lokalerna är riktigt bra.
• Bra med regelbundenheten att ett-mötet. Kan vara lite väl specifika/detaljerade och kortsiktiga. Ska det dokumenteras? Någon tar anteckningar? Kan ligga till grund för nyhetsbrev? Hur ska vi fånga upp långsiktiga synergieffekter? Ska vi ha färre men längre möten? Videofilmade femminuters "nyhetsbrev"?
  • Vi börjar med att ha en gång i veckan lite längre möten och med fokus på synergieffekter projekten emellan och slutar med de dagsvisa mötena.

• Hur kan vi merutnyttja konferenslokalen? Se över om det går att göra något enkelt system som gör att vi kan erbjuda den till medlemmar/volontärer och kanske likasinnade organisationer.

Volontärer

• Pool för korrekturläsning.
• Volontärpolicy
• PUL/volontärbank/databas - vi bör aktivt fråga volontärer som har hjälpt oss om de vill ingå i vår databas. Ta fram en förklaring om vad vi kommer att göra med kontaktuppgifterna.
• Volontärkärlek. Följ upp med tack/presenter för att visa att vi verkligen uppsakttat deras arbete. (Julkort/paket)
• Hur mäter man värdet av att odla och vårda kontaktnätet (sammarbetspartners, volontärer, etc.)?

Vi bör erbjuda en kurs i samband med det så att folk kommer in (“Bli Wikimedia Sverige-volontär”). Typ en heldag/hel helg. Det gör det mer intressant för folk att börja engagera sig då det inte känns så svårt och oöverskådligt och de får en utbildning på köpet. Det gör dem även till ambassadörer för oss så att fler känner till oss då de troligtvis kommer att nämna det för släkt och vänner. Vi bör ha en kort och översiktlig volontärpolicy som vi kan dela ut i samband med utbildningar, event m.m. Där måste vi specificera vad vi erbjuder och förväntar oss. Vi bör ha en bra enkät för att samla in all information vi kan om dem och lagra i CiviCRM för framtida bruk. När deltagarna fyller i den måste de även skriva under att de godkänner PUL-lagring. Vi bör ha småuppdrag redo direkt vid varje kurstillfälle så att deltagarna direkt kommer in i vårt arbete.

Kan vi värva volontärer genom att bredda medlemsunderlaget? Hur ska vi arbeta systematiskt för det?

Är att stå på stan och informera en uppgift som saknas i vår arsenal?

Regelbundna volontäruppdrag Jan delegerar skrivandet av uppdragsbeskrivningar.

Slå på wikipedia.se!!!

Se även

• Matris för hjälp av utvärderingen