Medlemskap/Avsluta medlemskap

Vi avslutar medlemskap och gallrar informationen om en medlem i medlemssystemet i dessa fall:

När en medlem ber oss att avsluta hens medlemskap.
I samband med gallring när medlemskapet har varit vilande i två år (exempelvis gallras en medlem som senast betalade medlemsavgiften under 2020 ut i oktober 2022).
Om en ny medlem inte betalar medlemsavgiften.
Om vi får besked om att en medlem avlidit.

Särskilda instruktioner för de olika typerna av gallring

1. När en medlem ber oss att avsluta hens medlemskap

a) Säkerställ att medlemmen förstår att detta ej går att ångra.

b) Säkerställ att medlemmen förstår att medlemsavgiften (om betald) ej återbetalas.

c) Kontrollera att de fakturor som medlemmen betalat finns sparade utanför Zynatic (sparas med anledning av bokföringslagen). Fakturorna sparas i Drive, i mappen Ekonomi/[ÅR]/Fakturor för medlemmar som lämnat föreningen under [ÅR]. Kvitton som medlemmen fått på inbetalningar behöver inte sparas.

2. När medlemmen gallras för att medlemskapet varit vilande i två år

Medlemmar vars medlemskap varit vilande i två år gallras i samband med integritetsgallringen i oktober varje år. Detta gäller även organisationsmedlemmar, inte främst av integritetsskäl men för att men för att underlätta framtida hantering av påminnelser.

Sök fram de medlemmar som ska gallras: Avancerad sökning > Obetalda för föregående år > Sök. Alla med gul bakgrund i kolumnen "Betalt" kan gallras.

3. När en ny medlem inte betalat medlemsavgiften

Nya medlemmar som väljer alternativet att betala medlemsavgiften mot faktura hålls reda på i en logg, för att enklare följa upp om de betalat i tid.

Dessa medlemmar hålls reda på i en logg som ligger på Drive och heter Uppföljning av nya medlemmar som fakturerats för medlemsavgiften. Om den nyanmälda medlemmen inte betalar fakturan får hen en påminnelse. Om hen inte betalar påminnelsen görs ett kontaktförsök, i första hand per telefon. Om kontaktförsöket misslyckas eller om den nyanmälda medlemmen ändå inte betalar medlemsavgiften, gallras medlemmen.

4. När vi får besked om att en medlem avlidit

Gör en bedömning om beskedet är trovärdigt. Följ sedan det som står i punkt c under fall 1 ovan.

Så här gallrar du medlemmar från medlemssystemet

Processen för att radera en enskild medlem skiljer sig något från raderingen av ett större antal medlemmar, t.ex. i samband med årsgallringen.

Gallring av enskilda medlemmar

Sök fram medlemmen i Zynatic.
Påbörja raderingen av medlemmen genom att trycka på det röda krysset bredvid medlemmen (i sökresultatfönstret).
Gör en not om e-post samt eventuella medlemsarkiv-id som visas i bekräftelserutan för radering.
Klicka Radera.
Om medlemsarkiv-id fanns:
- Radera motsvarande fil(er) i Drive (Ekonomi/[ÅR]/Medlemmar/Medlemsarkiv).
- Destruera motsvarande papper i arkivpärmen Medlemsarkiv.
Skicka ett e-post till medlemmen (från medlemwikimedia.se) som bekräftar att deras medlemskap avslutats och att deras uppgifter raderats.

Gallring av ett större antal medlemmar

Sök fram medlemmarna i Zynatic.
Gör en tillfällig export utav de uppgifter som behövs för uppföljning av gallringen. Export > Listade medlemmar > Exportera utvalda egenskaper (e-post, Betalning, Arkiv-id) för att slippa klippa och klistra.
Välj Medlem > Hantera medlemmar > Avsluta listade medlemmar. Klicka Markera Alla. Klicka Radera Markerade.
Följ sedan upp med Medlem > Hantera medlemmar > Radera inaktiva medlemmar med medlem t.o.m. satt till dagens datum. Klicka Markera Alla. Klicka Radera Markerade.
För de raderade medlemmar där medlemsarkiv-id fanns:
- Radera motsvarande fil(er) i Drive (Ekonomi/[ÅR]/Medlemmar/Medlemsarkiv).
- Destruera motsvarande papper i arkivpärmen Medlemsarkiv.
För de raderade medlemmar där e-postadress fanns:
- Skicka ett e-post till de raderade medlemmarna, med medlemwikimedia.se som mottagare och medlemmarnas alla e-postadresser i BCC-fältet, som bekräftar att deras medlemskap avslutats och att deras uppgifter raderats.
Radera den tillfälliga fil som innehåller exporterade egenskaper om medlemmarna.

E-postutskick

1. E-postutskick till medlem som bett oss avsluta hens medlemskap

Ämne: Bekräftelse på avslutat medlemskap i Wikimedia Sverige

Hej!

Detta är en bekräftelse på att vi har avslutat ditt medlemskap i Wikimedia Sverige och tagit bort informationen om dig från vårt medlemssystem.

Som medlem i föreningen har du fått vårt nyhetsbrev. Om du inte längre vill få det, kan du fylla i din mejladress här för att avanmäla dig.

Tack för den tid du varit medlem i föreningen! Du är välkommen tillbaka som medlem när du vill. Du blir medlem igen genom att fylla i en medlemsansökan.

Med vänlig hälsning

[den som hanterat det, sannolikt organisationsassistenten]

2. E-postutskick till medlem som gallras för att medlemskapet varit vilande i två år

Ämne: Dina personuppgifter i Wikimedia Sveriges medlemssystem är gallrade

Hej!

Du har tidigare varit medlem i den ideella föreningen Wikimedia Sverige. Ditt medlemskap har varit vilande i två år eftersom du inte betalat medlemsavgiften. Enligt våra rutiner gallrar vi nu personuppgifterna om dig från vårt medlemssystem.

Tack för den tid du varit medlem i föreningen! Du är välkommen tillbaka som medlem när du vill. Du blir medlem igen genom att fylla i en ny medlemsansökan.

Som medlem i föreningen har du fått vårt nyhetsbrev. Om du inte längre vill få det, kan du fylla i din mejladress här för att avanmäla dig.

Med vänlig hälsning

[den som hanterat det, sannolikt organisationsassistenten]

3. E-postutskick till ny medlem som gallras för att hen inte betalat medlemsavgiften

Ämne: Dina personuppgifter i Wikimedia Sveriges medlemssystem är gallrade

Hej!

För ett par månader sedan anmälde du dig som medlem i den ideella föreningen Wikimedia Sverige. Vi har skickat dig en faktura och en påminnelse gällande medlemsavgiften, men du har inte betalat den. Enligt våra rutiner avslutar vi därför din ansökan om medlemskap och gallrar dina personuppgifter från vårt medlemssystem.

Om du vill vara medlem i föreningen så är du varmt välkommen att bli det genom att fylla i en ny medlemsansökan.

Med vänlig hälsning

[den som hanterat det, sannolikt organisationsassistenten]

4. E-postutskick till den som ger oss besked om att en medlem avlidit

Ämne: Bekräftelse på avslutat medlemskap i Wikimedia Sverige

Hej!

Detta är en bekräftelse på att vi har avslutat [NAMN PÅ MEDLEMMEN]s medlemskap i Wikimedia Sverige och tagit bort informationen om honom/henne från vårt medlemssystem.

Med vänlig hälsning

[den som hanterat det, sannolikt organisationsassistenten]