Projekt:FOSS för föreningen 2020/Avveckling av Nextcloud

Vi har avslutat föreningens användning av Nextcloud. Nedan kan du läsa om varför vi införde Nextcloud och varför vi valt att avsluta användningen. Huvudskälet till att vi avslutar användningen är att Nextcloud i praktiken använts främst för lagring av en del av föreningens filer, parallellt med lagring av andra filer i G Suite, vilket inneburit att filhanteringen tagit extra arbetstid.

Nextcloud är en open sourcemjukvara för fillagring och samarbete. Vi införde Nextcloud när vi letade efter en lösning för gemensam fillagring och redigering 2017 och 2018. Tanken var inledningsvis att med hjälp av tilläggsprogram använda Nextcloud i vårt dagliga arbete, inklusive kollaborativ textredigering och distansmöten. Detta var en del av en större insats där vi såg över samtliga system vi använde för att förbättra säkerhet och integritetsskydd. Efter det att Nextcloud införts valde vi att ersätta vissa av dessa andra system med G Suite, varpå vi hade två parallella lösningar för gemensam fillagring.

Funktionaliteten hos G Suites program och det faktum att många av våra externa samarbetspartner känner till eller är vana vid att arbeta i programmen vägde tungt i valet mellan Nextcloud och G Suite. Ytterligare ett skäl var att användningen av Nextcloud för vårt dagliga arbete, inklusive textredigering och distansmöten, ställde krav på kunskap om och intresse för att underhålla servrar som vi i dag inte har bland personalen på kansliet. Bristen på kunskap och intresse för underhåll och konfigurering av servrar skapade även en orolighet kring säkerheten för den data som lagras, speciellt med hänsyn till eventuella personuppgifter.

Vi fortsatte dock att använda Nextcloud för filer som ska lagras länge, såsom verifikat, diariehandlingar och personalavtal. Men att använda två parallella system för filhantering skapar problem, bland annat för att det tar tid att navigera mellan system och för att personal som sällan arbetar med filerna som finns i Nextcloud är ovana vid systemet när de väl behöver använda det. De parallella systemen skapar också förvirring och oklarhet om var vilka filer finns och riskerar att skapa problem med oavsiktlig dubbellagring av filer.

Eftersom vår organisation var behöriga att ta del av Googles program för ideella organisationer medför användningen av G Suite inte några ekonomiska kostnader för föreningen. Även om Nextcloud har medfört mindre indirekta kostnader för den server den kört på har den stora kostnaden varit den arbetstid som gått åt till att underhålla båda systemen samtidigt.

Vårt främsta argument för att fortsätta använda Nextcloud är att vi vill använda fri och öppen programvara. Detta skäl väger dock inte lika tungt som motargumenten. Vi väljer därför att avsluta användningen av Nextcloud. Vi fortsätter dock att prioritera fri och öppen programvara på andra områden, till exempel föreningens webbplats där vi använder Wordpress och Matomo.