Projekt:Organisationsutveckling 2020/Google Chat

Denna text behandlar skillnaderna mellan Google Hangout och Google Chat och ligger som underlag för beslutet att byta till det senare.

Hangout (Classic Hangout/Google Hangout) ska stängas ner i slutet av 2020 till förmån för Meet (Hangouts Meet) och Chat (Hangouts Chat)

Chattyper

I Chat finns det tre typer av chatter

Direktmeddelanden

Direktmeddelanden är 1-till-1 meddelanden mellan användare och är det samma i Hangout och Chat, ingen migration behövs. Båda dyker upp i Gmail's sökfunktion.

Från Chats gränssnitt går det dock att göra fler saker. t.ex.:

• Ställa in att ett meddelande ska raderas efter 24 timmar (t.ex. om det finns personuppgift).
• Skapa en kalenderpost.
• Dela ett Drive-dokument (alltså mer än bara länken).
• Redigera eller radera ett skickat meddelande.
• Klistrar man in en länk så kan man få en förhandsgranskning.
• Det går dock inte att använda dekaler (de stora emojisarna), däremot går det att dela de dekaler som kommer via t.ex. Samsungtangentbordet eller att länka/kopiera in en gif.
• Det går att ge emojireaktioner på enskilda inlägg.

Gruppchattar

Gruppchattar från Hangouts är inte samma i Chat. Existerande grupper måste därmed nyskapas inifrån Chat.

Skillnader:

• Innehållet i en grupp-Chat dyker inte upp i Gmails sökfunktion, de går dock att söka ifrån Chats sökfunktion.
• Externa användare kan inte läggas till i en grupp.
  • Det går dock att lägga till dem i både direktmeddelanden och i Rum som betecknats som externa.
• I Chat går det inte att lägga till (eller ta bort) någon från en grupp efter att den har startats.
• I Chat går det inte att namnge en gruppchat (för sådana grupper vill man troligen använda Rum istället).
• Se direktmeddelande ovan för skillnader i vad man kan göra ifrån Chat gränssnittet.

Under en övergångsperiod kan man använda Classic Hangouts bot för att få notifikationer i Chat när någon postar ett meddelande i en gruppchatt i Hangout.

Rum

Rum (nytt för Chat) är mer persistenta än en gruppchatt se jämförelse gruppchatt vs. rum.

• Diskussioner i ett rum är trådade och det går lätt att avfölja en given tråd.
• Det går inte att radera ett rum.
• Det går inte att sätta raderingstid på ett gruppmeddelande (d.v.s. den 24 timmarsmekanism som nämns ovan).
• Medlemskap i ett rum kan knytas till en GSuite grupp, så att t.ex. nya på kansliet tillkommer automatiskt.
• Enbart de personer i organisationen som läggs till/eller bjuds in i en grupp kan hitta och gå med i ett rum.
  • När man går med kan man se tidigare meddelanden.
  • Blir man kickad från rummet kan man inte gå med igen (undantaget om man ingår i en GSuite grupp som fortfarande har tillgång).
  • Om man själv väljer att lämna ett rum kan man gå med igen.
  • Det finns ingen ägare av rummet, alla (icke-externa) medlemmar kan kicka alla andra.
  • Alla som bjuds in att delta i en grupp kan "förhandsgranska" gruppen utan att gå med.
  • Om man nämner någon i ett rum, med @namn, läggs de automatiskt till i rummet.
• Du kan skapa ett rum med bara dig själv som deltagare för att exempelvis skicka länkar eller bilder till dig själv.
• Det går antingen att sätta ett rum som öppet för externa användare eller inte.
  • Om rummet är öppet för externa kan externa användare (Gmail eller i andra organisationer med G-suite) bjudas in att delta. Dessa användare är något begränsade.
  • Det går inte att ändra denna inställning för ett rum i efterhand.
• När man delar en Drive-länk i ett rum ändras (som standard) behörigheten för filen så att samtliga nuvarande, och framtida, deltagare i rummet får behörighet till den.
  • När man postar meddelandet får man en pop-up där man kan välja kryssrutan "Ge inte åtkomst" i nedre vänstra hörnet som gör att filen inte delas.

Övrigt

Integration med Gmail

Chat kan precis som Hangout användas i ett separat fönster eller ses inifrån Gmail (detta kräver först att Hangout har inaktiverats). Precis som för Hangout finns det även en Android-app.

Läskvitto

I Hangout kan man idag se vem som läst ett meddelande, denna funktionalitet saknas i Chat.

Telefon och video

Telefon och videosamtal som idag finns i Hangouts finns inte i Chat. Istället kan man skapa länkar till en Google Meet direkt från chattfönstret. För röstsamtal kan man möjligen använda Google Voice.

Övergångsperiod från Hangouts

Under övergångsperioden kan man fortfarande använda Hangout men Chat prioriteras, d.v.s. direktmeddelanden sker i Chat och det är Chat som kan integreras med Gmail.

Bottar

Det går att lägga till en uppsjö av bottar som man antingen själv kan chatta med eller som kan chatta i ett rum. Lägger man till dessa öppnar man upp för att viss information kan läcka till tredje part.

Med undantag för Classic Hangouts bot går det att begränsa vilka bottar som kan läggas till i Chat (eller att bottar alls får användas). Detta har inte utvärderats i detta dokument.

Noter och externa länkar

• Hangouts Chat vs Hangouts Meet vs Classic Hangouts