Projekt:Organisationsutveckling 2022/Memo om migration av e-postlistor

Under 2022 migrerar Wikimedia Sverige sina sista e-postlistorna från Mailman till Google Groups (som en del av föreningens Google Workspace). Denna sida beskriver varför migreringen behövdes och de avvägningar som gjordes.

Bakgrund

Föreningen hade tre återstående stängda e-postlistorna vilka alla levde i en äldre version av Mailman vilken inte längre fick säkerhetsuppdateringar. Denna Mailman-instans körde i sin tur på en server med ett operativsystem som inte längre fick säkerhetsuppdateringar och där vår molnleverantör meddelat att dessa servrar kommer att avvecklas. Det krävdes därför en insats och någon typ av migrering i närtid för att e-postlistorna skulle kunna fortsätta fungera framöver.

Mottagarna till de tre listorna var begränsade till personal på kansliet och styrelsemedlemmar. Sedan 2019 har det funnits ett krav på att alla dessa ska använda @wikimedia.se-adresser vilka administreras genom föreningens instans av Google Workspace. Det har i Google Workspace funnits grupper för både kansli och styrelse, för att kunna styra behörigheten till interna dokument i Drive.

När en ny mottagare tillfördes eller togs bort behövde kanslipersonal uppdatera behörigheterna i Google Workspace (för tillgång till Drive) och separat behövde kanslipersonal (eller styrelseordförande om det gällde en styrelsemedlem) uppdatera minst två av de tre e-postlistorna.

I diskussioner 2020 med Wikimedia Deutschland om hur de satt upp sina interna system berättade de att de använder Google Groups för sina interna e-postlistor, inkl. för styrelsen.

Förslaget

I och med att samtliga mottagare av e-postlistorna redan har konton i vår Google Workspace är förslaget att vi migrerar listorna till Groups i den Workspace-instansen istället. Det skulle dels betyda att vi inte behöver underhålla ett externt system (och server), dels att det inte längre kräver separat uppdatering av vilka som har tillgång till e-postlistan och vilka som har behörighet till filerna på Drive.

Fördelar

Ett system mindre att underhålla
Garanterad synkning mellan tillgång till filer i Drive och e-postlistor
Säkerhet – Vår mailman-instans är troligen inte lika säker som vår Google Workspace-instans då specialkompetens kring säker drift av servrar och Mailman saknas på kansliet.

Nackdelar

FLOSS – Mailman är ett av de FLOSS verktyg vi använder i dagsläget.

Ingen förändring

Tillgång – Administratörer i Google Workspace får teoretisk tillgång till styrelsens kommunikation. Men server-administratörer (en större grupp) hade redan teoretisk tillgång till styrelselistans e-postarkiv. Detta hanteras istället genom att administratörerna har instruerats att de ej har behörighet att läsa denna kommunikation och att antalet administratörer med denna tillgång hålls låg.
Tillgång – Google får teoretisk tillgång till e-postlistornas innehåll när de ligger på Google Groups. Men då all e-post som skickas till listorna kommer från ett Gmail-konto kopplat till vår Google Workspace har de i teorin redan tillgång till innehållet.
Karantän-meddelanden – Personer som inte är mottagare av styrelsens e-postlista kan fortfarande skicka e-post dit, efter att en listadministratör godkänner meddelandet. En mindre förändring är att administratörer i Google Workspace kan skicka meddelanden direkt till listan utan att dessa hålls i karantän.
Arkiv – Arkiven för e-postlistorna är stängda men alla meddelanden kan läsas av nuvarande mottagare. Tidigare meddelanden kan importeras från Mailman till Google Groups. Se Google Workspace/Migrering av mejllistor.
Arkiv – Det går att exportera alla meddelanden från Google Groups till samma format (Mbox) som används av Mailman.