Projekt:Utvecklingsstöd 2022/Slutrapport

Bakgrund och syfte

Årsrapporten sammanfattar vad som har genomförts i projektet under ett år, identifierar svagheter och möjligheter, och blickar framåt. Den är ett tillfälle i verksamheten att stanna upp och fundera över projektets riktning.

Frågorna nedan kan besvaras i löpande text, som kortare sammanfattningar.

Påverkan

• På vilka sätt bidrog projektet under 2022 till att föra föreningen mot dess vision?
  • I sin 2022-utformning ska projektet säkerställa att de verktyg vi utvecklat för att folk ska kunna ta del av, eller bidra till, den fria kunskapen fortsätter att fungera.
• Uppmärksammades projektet eller dess resultat av några externa aktörer, såsom våra partner eller media?
  • Nej. Projektet var i dess 2022 utformning mest av intern karaktär.

Arbetsinsats

• Var detta ett krävande och/eller stressigt projekt att genomföra? Om ja, varför? Skulle något kunna göras annorlunda?
  • Ja. 2020 tog vi fram ett förslag på en riktlinje för underhåll samt påbörjade en inventering av verktyg och tjänster som omfattas. På grund av främst föräldraledighet togs detta arbete inte vidare under 2021. 2022 behövde därför detta material återbesökas, uppdateras och implementeras innan faktiskt underhåll (annat än ad-hoc) kunde ta vid. Detta kräver en större och fokuserad insats av både projektledare och andra involverade parter. På grund av andra mer akuta behov som fortlöpte under året fanns aldrig en möjlighet för att genomföra denna uppstartsinsats, det resulterade i att projektet aldrig kom igång.
• Kunde du återanvända material från tidigare projekt? Om nej, varför inte?
  • Inget egentligt arbete genomfördes som kunde dra nytta av tidigare material, men det material som togs fram hade varit relevant om arbetet startat.
• Var budgeten tillräckligt stor för projektets genomförande? Om inte, fanns det särskilda anledningar? Behöver budgeten förändras nästa år?
  • Oklart då det ej var budget som föranledde att arbetet inte startade.
• Höll tidsplanen? Om inte, finns det något att utveckla kring varför?
  • Tidplanen höll ej på grund av åtaganden i andra projekt.
• Finns det något som kan göras för en om möjligt ännu bättre balans mellan arbetsinsats och resultat?
  • n/a

Lärdomar

• Vad tar du med dig från arbetet med projektet under året, framåt i ditt arbete?
  • Det är bättre att avsiktligt avbryta ett projekt än att ha det pågående utan praktisk möjlighet att kunna dra igång det.
  • För underhåll av detta slag är det viktigt att ha följande:
    • En tydlig lista över vad som omfattas och vad som inte omfattas samt en spikad tidsintervall för att revidera denna (med i förväg schemalagd tid för att göra detta).
    • En tydliggjord rutin för att säkerställa om något av verktygen har ett underhållsbehov samt avsatt tid för att åtgärda detta.
    • En tydlig mekanism för att kommunicera underhållsstatus av ett verktyg.
  • Att redan vid utvecklingen av ett verktyg:
    • Ha tydlig dokumentation för att kunna föra över kunskapen till andra medarbetare (både existerande och framtida)
    • Redan under planeringen för ett nytt verktyg bestämma vilken underhållsnivå man bör lägga den på.
    • Fundera på hur man kan mäta om det faktiskt används, för att ha som grund till framtida underhållsbeslut.
  • Något som lyftes under året men som vi ej agerade på var frågan om i vilken utsträckning vi även har ett ansvar för att underhålla data som vi tillgängliggör inom ramen för ett projekt. T.ex. naturreservat som var ett komplett dataset när det tillgängliggjordes men inte längre är det.
  • Under tidigare år gjorde vi en större initial investering (tog fram utkast på riktlinje, påbörjade inventering) men eftersom vi inte satte av tid för att arbeta med det under 2022 och 2021 har vi inte kunnat dra nytta av det värde dessa tidigare insatser skulle skapa.

Strategisk förändring

• Behöver fokus och aktiviteter i projektet förändras något under 2022 för att motsvara föreningens nya strategiska inriktning?
  • Den nya strategin har fortfarande ett fokus på att ta fram verktyg och tjänster för att underlätta interaktionen med våra plattformar på olika sätt. I och med det finns även i framtiden ett behov av att strukturerat underhålla dessa verktyg efter att de har utvecklats.
  • Tidigare år har projektet haft ett fokus på att ta fram nya verktyg, eller utöka existerande verktyg. Det fokuset finns kvar i strategin inom ramen för "Detta uppnår vi genom att stötta gemenskaper och volontärer med resurser såsom [...] personalens kompetens.". Strategin lämnar dock öppet om detta är proaktivt (Önskelista) eller responsivt (Stöd till gemenskapen vid förfrågningar om verktyg).
  • Är det rimligt att underhåll av tidigare insatser ligger inom ramen för ett projekt, snarare än under förenings drift, så de på intet sätt nyskapande eller experimentellt.