Riskanalys för Wikimedia Sverige med anledning av coronapandemin
Bakgrund
Med anledning av coronapandemin som deklarerades av WHO den 12 mars 2020 har föreningen tagit fram en riskanalys för att beskriva ett antal risker som identifierats, vilka konsekvenser detta har samt hur föreningen avser att hantera riskerna. Bedömning av sannolikheter eller försökt till att värdera riskerna har undvikits då dessa är knepiga i en krissituation som denna.
Risker
Risk: Förseningar av beslut och utbetalningar från Wikimedia Foundation. De har gått ned på halvtid för många i personalen.
Konsekvens: Finansieringen för hubben blir fördröjd.
Hantering: Inga nyanställningar sker innan kontrakt är påskrivet. Våra mål för projektet behöver revideras om tiden kortas ned på grund av långsam hantering från Wikimedia Foundation. Vi lägger dock större resurser på att förse dem med material de efterfrågar så att det inte blir försenat på grund av oss.
Risk: Förseningar av beslut och utbetalningar från andra externa finansiärer eller strukna möjligheter på grund av sjukdom hos deras team.
Konsekvens: Finansieringen för föreningen begränsas och kassaflödet blir negativt påverkat.
Hantering: Inga nyanställningar sker innan kontrakt är påskrivet. De tre större projektansökningar vi i dagsläget aktivt arbetar på sköts av stora organisationer vilket minskar risken för ett fullständigt stopp under längre tid. Föreningens reserver är i dagsläget goda.
Risk: Wikimedia Foundation är oroliga för att deras insamling blir mindre i år, vilket troligtvis får dem att hålla lite hårdare i plånboken.
Konsekvens: Finansieringen för hubben blir mindre än förväntat.
Hantering: Inga nyanställningar sker innan kontrakt är påskrivet. Våra mål för projektet behöver revideras om finansieringen från Wikimedia Foundation är mindre än vad som förväntas.
Risk: Vi kan inte spendera pengarna enligt plan. Framförallt är detta en risk hos externa projektbidrag där det i budgeten är specificerat att event skall genomföras.
Konsekvens: Vi blir återbetalningsskyldiga vilket negativt påverkar vårt kassaflöde.
Hantering: De flesta finansiärer förväntas vara flexibla i en situation som denna (se exempelvis här). Kontakt har redan skett med Kulturbryggan om förlängning av ett av våra projekt, och ett positivt svar mottogs omgående (formellt beslut kvarstår, men det bedöms som säkert). I värsta fall, om flexibilitet ej finns, betalas pengarna tillbaka. De summor som påverkas i våra externfinansierade projekt är relativt små.
Risk: Vår måluppfyllelse kommer att bli lidande då flera av målen är beroende av fysiska event.
Konsekvens: Våra medlemmar, donatorer eller finansiärer är missnöjda över det resultat vi levererar.
Hantering: Vi planerar redan nu för event efter sommaren och gör förberedelserna så att fler kan genomföras då. Vi tittar på deltagande och organiserande av digitala evenemang som komplement. Verksamhetschefen gör även bedömningen att det måste vara okej att kraftigt revidera några av målen i ett läge likt detta, och att vi då fokuserar på den långsiktiga uppbyggnaden av föreningens verksamhet istället (med tanke på alla förändringar som är på gång finns ett värde av att kunna lägga mer tid för långsiktig planering, reflektion och eftertanke).
Risk: Arbetsmiljön för personal har försämrats då de flesta saknar kontorsutrustning hemma.
Konsekvens: Det kan i värsta fall leda till skador eller sänkt produktivitet. Som arbetsgivare kvarstår vårt ansvar även när personalen arbetar hemifrån.
Hantering: Det finns fortfarande möjlighet för personal att arbeta på kontoret – så länge de kan hålla avstånd till andra (det är i stort sett tomt där nu). Föreningen kommer också att låta personalen låna hem kontorsmaterial vid behov. Nyinköp av kontorsutrustning för distansarbete som kan användas hemma kommer vid behov att ske, om så efterfrågas av personal.
Risk: Någon i personalen, i styrelsen eller bland volontärerna blir svårt sjuk eller avlider.
Konsekvens: Oro och upprördhet hos anställda eller övriga berörda. Vid felaktig hantering kan detta förvärras.
Hantering: Kansliet har sedan tidigare en lista med kontaktuppgifter till personalens anhöriga. Verksamhetschef håller regelbundet kontakt med alla som uppgett att de känner sig krassliga för att stämma av. Personal kommer regelbundet att informeras. Kansliet kommer i närtid att ta fram förbättrade rutiner och riktlinjer runt hur vi som förening agerar i samband med svår sjukdom eller dödsfall (t.ex. information till personal, minnesstund, blommor till eller deltagande på begravning).
Risk: Skolor stänger ned och barn behöver vara hemma med föräldrarna.
Konsekvens: Personal med barn kan inte arbeta då de måste ta hand om barnen, eller kan endast arbeta deltid.
Hantering: Verksamhetschef kommer i sådant fall godkänna att personal tar ut semester med kort varsel. Verksamhetschef planerar även att om så blir fallet tillåta att flextidssaldot (som vanligtvis ska hållas inom ramen minus 10) kan ökas till minus 40 timmar. Arbetsuppgifter med hårda deadlines kommer då att fördelas till övrig personal för att säkerställa att leveranser kan ske som planerat.
Risk: Att underleverantörer inte levererar på grund av sjukdom eller stängda kontor. För oss rör det sig i dagsläget om främst tre underleverantörer där det finns en risk att det påverkar verksamheten: Kreablo AB som sköter wikin för projektet Samsyn, STTS AB som utvecklar mjukvara för Wikispeech, samt OPAD AB som sköter vår ekonomi.
Konsekvens: Oro och upprördhet hos anställda eller övriga berörda. Fördröjningar i projekt där underleverantörerna haft kritiska uppgifter.
Hantering: Även detta behöver hanteras i föreningens rutiner vid dödsfall eller svår sjukdom. Arbetet som sker av Kreablo AB och STTS AB kan skjutas på framtiden, efter överenskommelse med finansiär. Vid svårigheter för Kreablo AB och STTS AB att leverera enligt plan skulle projekten med största sannolikhet behöva revideras. Detta på grund av spetskompetens som är svår att ersätta med kort varsel. Arbetet som genomförs av OPAD AB kan vid behov tas över av andra firmor med relativt kort varsel.