Rutiner vid diarieföring

Följande är en avsett för dig som har en handling som ska diarieföras.

För att se vilka handling som omfattas av vårt interna krav på diarieföring, se Diarium#Dokument som ska diarieföras.

Ett fysiskt dokument ska diarieföras

1. Gema fast en lapp i dokumentet med följande information:
   • Vilket projekt?
   • Vilket datum (om det inte står i dokumentet)
2. Lämna dokumentet i organisationsassistentens skåp
3. Skicka ett mejl till diariumwikimedia.se om att ett dokument har lämnats. Ge gärna någon detalj kring dokumentet så att organisationsassistenten kan koppla det till dig.

Ett digitalt dokument ska diarieföras

• För utgående mejl. Lägg diariumwikimedia.se som kopia.
• För inkommande mejl. Vidarebefordra mejlet till diariumwikimedia.se. Kontrollera att eventuella bilagor kommer med i mejlet.
• Beskriv följande i ditt mejl (eller i ett svarsmejl vid utgående mejl).
  • Vilket projekt
  • Vad som ska diarieföras: mejlkonversationen, bilaga/bilagor eller båda
  • Om det ska bifogas till en tidigare diarieförd handling.

Vad händer sedan

Organisationsassistenten diarieför både i fysisk och digital form. Fysiska dokument digitaliseras.

Behöver organisationsassistenten ytterligare information återkopplar hen till dig via mejl.

När organisationsassistenten har diariefört handlingen skickar hen ett mejl till den som lämnat in för diarieföring. I mejlet anges vilket diarienummer dokumentet har fått.