Diarium

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

För aktuellt diarium se Diarium/2020

Om diariet

Vi diarieför dokument som behöver sparas. Alla dokument som diarieförs finns listade årsvis på wikin, på undersidor till sidan Diarium. Listan fungerar som ett register för diariet.

Vi har två parallella diarier, ett digitalt och ett fysiskt. De två har normalt exakt samma innehåll, det digitala diariet innehåller skannade dokument och det fysiska diariet innehåller utskrivna dokument satta i pärmar. Om ett digitalt dokument är mycket omfattande kan det dock ibland vara motiverat att bara skriva ut de viktigaste sidorna och låta samtliga sidor finns endast i det digitala diariet.

Dokument som ska diarieföras

  • Avtal
  • Avtalsändringar
  • Beviljade ansökningsmeddelanden
  • Samarbetsavtal
  • Avsiktsförklaringar
  • Projektrapportering

Märkning av dokument i det fysiska diariet

Dokument i det fysiska diariet märks med "Dnr #-ÅÅÅÅ" där # är diariepostens löpnummer från listan på wikin.

Namngivningskonvention i det digitala diariet

För att göra det lättare att leta bland och sortera dokument ska filerna namnges enligt formen

  • #-ÅÅÅÅMMDD-Projektnr-Kort_dokumentbeskrivning

där # är diariepostens löpnummer från listan på wikin. Om en diariumpost utgörs av flera filer samlas dessa i en mapp namngiven enligt ovanstående.

Not: Före 2020 namngavs filerna enligt ÅÅÅÅMMDD-#-Projektnr-Kort_dokumentbeskrivning.

Pappersoriginal

Pappersoriginal som ska diarieföras lämnas till organisationsassistenten. Dokument som kommer med posten ska stämplas med ankomstdatum.

Utgående mejl

Mejl som är utgående och ska diarieföras bcc:as till diarium(at)wikimedia.se.

Digitala dokument

Digitala dokument som ska diarieföras mejlas till diarium(at)wikimedia.se.

Se även