Diarium

För aktuellt diarium, se Diarium/2024. För dig som behöver diarieföra en handling, se Rutiner vid diarieföring.

Om diariet

Vi diarieför dokument som behöver sparas. Alla dokument som diarieförs finns listade årsvis på wikin, på undersidor till sidan Diarium. Listan fungerar som ett register för diariet.

Vi har två parallella diarier, ett digitalt och ett fysiskt, med olika innehåll. Digitala originaldokument diarieförs enbart i det digitala diariet. Fysiska originaldokument diarieförs i det fysiska diariet och en skannad kopia läggs till i det digitala diariet.

Dokument som ska diarieföras

• Inskickade ansökningar
• Avtal
• Avtalsändringar
• Beviljade ansökningsmeddelanden
• Samarbetsavtal
• Avsiktsförklaringar
• Projektrapportering

Märkning av dokument i det fysiska diariet

Dokument i det fysiska diariet märks med "Dnr #-ÅÅÅÅ" där # är diariepostens löpnummer från listan på wikin.

Namngivningskonvention i det digitala diariet

För att göra det lättare att leta bland och sortera dokument ska filerna namnges enligt formen

• #-ÅÅÅÅMMDD-Projektnr Kort dokumentbeskrivning

där # är diariepostens löpnummer från listan på wikin. Projektnr kan utelämnas om ett dokument inte är kopplat till något enskilt projekt. Om en diariumpost utgörs av flera filer samlas dessa i en mapp namngiven enligt ovanstående.

Not: Före 2020 namngavs filerna enligt ÅÅÅÅMMDD-#-Projektnr-Kort_dokumentbeskrivning.

Pappersoriginal

Pappersoriginal som ska diarieföras lämnas till organisationsassistenten. Dokument som kommer med posten ska stämplas med ankomstdatum.

Utgående mejl

Mejl som är utgående och ska diarieföras bcc:as till diariumwikimedia.se.

Digitala dokument

Digitala dokument som ska diarieföras mejlas till diariumwikimedia.se.

Se även

• Rutiner vid diarieföring
• Tjänsteresor 2024
• Ansökningar 2024
• Beslut & attesteringar 2024
• Ekonomiska rutiner