Diarium

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
För aktuellt diarium se Diarium/2017

Antogs på styrelsemötet 2014-02-17.

Dokument som ska diarieföras

  • Avtal
  • Avtalsändringar
  • Beviljade ansökningsmeddelanden
  • Samarbetsavtal
  • Avsiktsförklaringar
  • Dokumentation (t.ex mail) där ansvarsfördelning tydliggörs
  • Projektrapporteringar
  • Beslut om inköp med värde över 10 000 kr
  • Kommunikation med myndigheter

Pappersoriginal

Dokument som kommer i pappersform ska stämplas med ankomstdatum och scannas. Originalet ska även sparas i diariepärmen för året.

Utgående mail

Mail som är utgående och har innehåll av de slag som ska diarieföras skall även BCC:as till info@wikimedia.se.

Digitala dokument

Digitala dokument ska sparas i dropbox i mappen /Ekonomi/ÅÅÅÅ/Diarium samt i /Projects/ÅÅÅÅ/Projektnamn/Diarium

Namngivningskonvention

För att göra det lättare att leta bland och sortera dokument ska filer som sparas ner ha formen:

  • ÅÅÅÅMMDD-#-Projektnamn-Dokumenttyp

Där är # ett löpnummer. För att få reda på aktuellt löpnummer kollar man på årssidan under Diarium och lägger till dokumentet i listan. Ex. Diarium/2017.

Övrigt

Idag används CiviCRM för bokföringen. Där lagras verifikat för alla transaktioner, som till exempel kvitton och fakturor. Papperskopior av dessa lagras i pärmar årsvis i löpnummerordning (märkta med ContriubtionID från CiviCRM). Pärmarna är märkta med Verifikat, ÅÅÅÅ,