Verksamhetsberättelse 2017/Fail fest: Tidskrävande att förbereda ny personal

Här beskriver vi de problem vi kämpade med och vad vi lärde oss från dem.

År 2016 växte vårt team i storlek. Framförallt stärkte vi vår tekniska kapacitet med tre nya utvecklare. Att förbereda de nya medarbetarna tog mycket mer tid i anspråk än väntat vilket ledde till onödig stress för arbetsgruppen.

Det huvudsakliga problemet var att vi tidigare inte hade haft flera personer som arbetade tillsammans med gemensamma utvecklingsprojekt och den nya situationen krävde att saker skrivs ner, diskuterades och omstrukturerades. De flesta Wikimedia-föreningar har inte en egen grupp av utvecklare, men vi hade stor hjälp från utvecklarna på Wikimedia Deutschland med hur det kunde organiseras.

Dessutom använder vår organisation och Wikimedia-rörelsen ett stort antal olika system, vilka ofta bygger på öppen källkod, men som inte är speciellt användarvänliga och ofta saknar dokumentation. Vi inser att dessa kan vara utmanande omständigheter för ny personal.

Effekten blev att mycket av det faktiska utvecklingsarbetet, som vi hade hoppats uppnå under 2016, istället skedde under 2017 vilket ledde till en stor minskning i den förväntade produktion för 2016. Arbetet med våra rutiner för utvecklare var en prioritet under 2017 och diskussionerna som ägde rum i slutet av 2016 ledde till slutsatser om vad som ska användas utav ett antal olika tekniska alternativ. Rutinerna är ett levande dokument på engelska som vi tänker uppdatera så att andra Wikimedia-organisationer lätt kan använda det om de väljer att investera i egna utvecklare.

Vid anställning av ny personal som för med sig nödvändig expertis till organisationen har dessa experter ibland ingen eller mycket begränsad erfarenhet av Wikimedia-gemenskapen och våra plattformar. Att ta in externa kompetenser som har andra erfarenheter och färdigheter är något som vi ser som värdefullt, men det ökar också risken för misstag och missförstånd vilket innebär mycket extra stress på de nya medarbetarna. Vi har försökt att mildra detta genom att säkerställa att de deltar på olika evenemang, såsom Wikimedia-konferenser och hackatons m.m. Nu när vi har en större arbetsgrupp innebär det att framtida anställda kommer att ha mer stöd från teamet som helhet. Vi är emellertid medvetna om att det finns behov av ytterligare förbättringar av vår process för nyanställda.

Under året fortsatte vi med att vidareutveckla rutinerna och vi började också konsolidera de olika system vi använder för att sänka tröskeln i framtiden (detta fick ökad prioritet när dataskyddsförordningen GDPR startade). Personer som var Wikipedian in Residence samarbetade med oss för att sammanfatta vanliga frågor, skapa bra informationsmaterial etc., vilket också kommer att vara användbart för ny personal och för nya volontärer som arbetar tillsammans med partners.

Eftersom vi var tvungna att minska vår personalstyrka i slutet av året, kan dessa dokument användas igen 2018 utifall vi misslyckas med att återanställa våra tidigare anställda.