Årsmöte 2019/Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2020
Kansliet arbetar på uppdrag från styrelsen med att under verksamhetsåret ta fram en verksamhetsstrategi och budget för kommande verksamhetsår.
Arbetet innefattar ett medlemsmöte under perioden augusti-november för att delge arbetet och ta del av tankar och idéer som hjälper till att utveckla planerna. Datum för medlemsmötet förläggs senast en vecka innan det datum då ansökan skall lämnas in till Wikimedia Foundations Funds Dissemination Committee (FDC) eller vad det nya beslutande organet kommer att vara (detta är ännu inte avgjort).
Programmet, strategier och mål förväntas i stort sett att bibehållas oförändrade under 2020. Majoriteten av projekten förväntas också fortsätta, om än i något reviderad form baserat på erfarenheterna från 2019.
Med den frivilligstrategi, de tydliggjorda frivilliguppgifterna och de olika kurser och annat fortbildningsmaterial som erbjudits under 2019 bedömer vi att vi under 2020 kommer att effektivt kunna utveckla vårt arbete med frivilliga i våra projekt.
Arbetet med att stärka vår medlemsbas och kommunikationen med dem om vårt arbete kommer att vara fortsatt centralt under året och vi kommer att genomföra ett utökat arbete med medlemsvärvning.
Därtill ser vi ett uppdämt behov av att förbättra anställdas kapacitet genom fortbildning då detta inte tidigare har erbjudits på ett strukturerat sätt. Den grund som läggs under 2019 kommer att arbetas vidare på.
Ekonomiska förutsättningar
Under 2018 har föreningens ekonomiska situation organiserats och avsevärt förbättrats: flera stora projektbidrag har säkrats; ett nytt medlemshanteringssystem har sjösatts; prissättning och struktur för konsultarbete är etablerat; och långsiktiga finansieringsplaner har iordningställts av en intern beredningsgrupp (med representanter från styrelsen och kansli).
I dagsläget är ekonomin säkrad fram till december 2020. Detta med en personalstyrka under 2020 på cirka nio heltidstjänster, vilka kommer att vara på plats under 2019 (upp från 7 budgeterade heltidstjänster 2018) och med närmare 1 miljon kronor i besparingar på plats i december 2019.
Under 2019 kommer ett intensivt arbete ske för att införskaffa 90-konto. Om detta är framgångsrikt kommer en ansökan förberedas för att bli en av Postkodlotteriets förmånstagare under 2020. Om detta blir framgångsrikt kan det resultera i ett kontinuerligt verksamhetsstöd på flera miljoner kronor per år.
Därtill kommer ett 90-konto att förbättra möjligheterna att bedriva en effektiv medlems- och donationskampanj i Sverige med ett långsiktigt mål om 5 000 medlemmar och 50 organisationsmedlemmar. Detta är viktigt både för vår legitimitet, för fortsatt volontärtengagemang i vår verksamhet samt för att vi skall ha tillräckliga medel för politisk påverkan och opinionsbildning. Dessa intäkter skulle möjliggöra dedikerad personal som kan arbeta långsiktigt strategiskt med påverkansarbete och opinionsbildning.
Parallellt med detta kommer vi att undersöka möjligheterna att etablera ett formellt partnerskap med Wikimedia Foundation runt utveckling av MediaWiki-mjukvaran med start 2020. Vårt team har införskaffat relevant erfarenhet genom projektet Wikispeech (som vi kommer att fortsätta utveckla via projektbidrag från Post- och telestyrelsen) och vi bedömer att det finns goda chanser att få stöd från Wikimedia Foundation antingen för fortsatt arbete med Wikispeech alternativt för att utveckla Wikisource, en Wikimediaplattform för källmaterial som har stora utvecklingsbehov men som skulle kunna få ett stort värde i våra samarbeten med arkiv- och bibliotekssektorn för att tillgängliggöra viktiga digitala resurser på global nivå. Hur ett sådant avtal med Wikimedia Foundation skulle se ut är ännu osäkert, men det avtal de har med Wikimedia Deutschland bekostar ett stort antal heltidstjänster. (Denna finansiering är separat från det verksamhetsbidrag vi får från WMF, se nedan).
Förutsättningar för det årliga verksamhetsbidraget vi får från WMF på cirka 3 miljoner kronor bedöms som goda även för 2020 då en förändring är planerad men inte kommer att vara implementerad i tid för att påverka detta. De relativt höga kostnaderna för att bedriva verksamhet i Sverige, jämfört med många andra av världens länder, gör det dock mycket viktigt att vi även fungerar som en positiv kraft internationellt. För detta har vi sedan 2019 positionerat oss som ett Centre of Excellence för GLAM-samarbeten, vilket innebär att vi tar våra mångåriga erfarenheter från Sverige och hjälper till att etablera GLAM-projekt och -samarbeten i andra länder. Detta har potential att spara stora resurser för Wikimediarörelsen men även att ge vårt eget team nya insikter och möjligheter.
Genom att Internetstiftelsen har erbjudit oss ett långsiktigt och mycket ekonomiskt fördelaktigt kontrakt för vårt kontor minskar våra kontorskostnader med 64 procent, vilket gör oss än mer internationellt konkurrenskraftiga.
Sammanfattningsvis räknar vi därför med att kunna ha en offensiv ansats för 2020, men är redo att snabbt backa och skala ned ambitionerna om förutsättningarna beskrivna ovan skulle falla igenom.
Riskanalys av ekonomin
För att bedöma om den offensiva ansatsen är möjlig har vi genomfört en riskanalys.
| Risk # | Risk | Bedömd risk (låg, medel, hög) | Orsak till riskbedömning |
| 1 | Vi får inget 90-konto | Låg | Vi har tidigare ansökt om 90-konto och har efter bästa förmåga försökt lösa de problem som då identifierades och har föreslagit ett antal stadgeändringarna som röstades igenom första gången under årsmötet 2018. De övriga kommentarerna tycks mest vara av kosmetisk natur och bör endast innebära kortare förseningar om något.
Vi bör veta om en ansökan godkänns innan sommaren 2019 och kan vid behov revidera planerna. |
| 2 | Vi får 90-konto men inget stöd från Postkodlotteriet | Medel | Vi har nu haft två godkända ansökningar till Postkodstiftelsen, vilket, baserat på samtal med deras personal, bedöms stärka chansen att bli förmånstagare. Projektet som pågår nu beräknas avslutas i november 2019 för att möjliggöra ansökan till Postkodlotteriet tidigt 2020.
Anledningen till att vi ännu inte sökt är att vi inte har 90-konto, vilket är ett krav. Vi verkar dock uppfylla alla de övriga formella kraven och vi har en verksamhet som skiljer sig från och kompletterar övriga förmånstagare vilket är något de tar med i bedömningen. |
| 3 | Wikimedia Foundation finansierar inte att vi utvecklar MediaWiki-mjukvaran | Medel | Vi har endast sett ett begränsat intresse gällande finansiering av Wikispeech-tillägget, men där ser vi å andra sidan goda möjligheter till extern finansiering.
Chefer på WMF har dock tydligt sagt att de vill finna former för ett långsiktigt partnerskap runt utveckling med fler Wikimediaföreningar, och därför tittar vi även på utveckling av Wikisource som ett alternativ. Vi ser stora värden med Wikisource för vårt GLAM-arbete och har diskuterat detta med personal på Wikimedia Foundation under längre tid. |
| 4 | Vi förlorar personal med central kompetens och kan inte hantera MediaWiki-utvecklingen | Låg | Vi för en aktiv personalpolitik med ökat fokus på fortbildning, teambuilding samt stressreducerande insatser genom att bygga en effektivare och stabilare organisation med överlappande kompetenser.
Vi har arbetat mycket med dokumentation, har tre utvecklare med relevant kompetens samt ett aktivt samarbete med Wikimedia Deutschland om fortbildning av personal. |
| 5 | Tillväxt sker för snabbt | Låg | De olika större intäktsströmmarna är relativt flexibla och vi kan minska antalet av de små externfinansierade projekten vi vanligtvis har (vilka nu finansierar en relativt stor del av verksamheten).
Vi har under åren byggt upp en flexibel och agil organisation som kan öka eller minska aktiviteten inom flera områden utan att övrig verksamhet tar skada. |
| 6 | Vi blir för beroende av Wikimedia Foundation | Låg | Vi är den Wikimediaförening som är mest framgångsrik med att söka externa medel och kommer att fortsätta med det.
Vi kommer även öka fokuset på enskilda donatorer och på att mångdubbla vårt medlemsantal. |
| Risk # | Riskhantering | |
| 1 | Om årsmötet inte godkänner stadgeändringarna kan vi inte ansöka om ett 90-konto. Då finns inget mer att göra och vi behöver revidera en hel del av den planerade verksamheten.
Om stadgeändringarna godkänns av årsmötet men om den ansökan som vi då skickar in inte godkänns så kommer vi att behöva genomföra större förändringar i enlighet med deras rekommendationer (förändringar som vi dagsläget inte är medvetna om). Detta bör endast innebära fördröjningar och bör inte vara en omöjlighet. Det är dock viktigt att ansökan skickas in skyndsamt om årsmötet godkänt förändringar av stadgarna. | |
| 2 | Detta innebär att vi få behöver fokusera mer resurser på att skaffa fler medlemmar och donationer. Det innebär även att vi kommer att behöva skala upp vårt arbete med att söka projektfinansiering från olika större finansiärer såsom exempelvis Allmänna arvsfonden för att kunna bedriva en ambitiös verksamhet. | |
| 3 | Vi kommer att delta på olika Wikimediaevenemang för att kunna möta WMF-personal på olika nivåer för att komma fram till gemensamma möjligheter och ta det hela framåt. Vi kommer även att förbereda olika planer som vi kommer att delge dem vid olika tillfällen under 2019-2020.
Vi får även insikter om hur Wikimediarörelsen kommer att utvecklas, struktureras och finansieras genom ett aktivt deltagande i arbetsgruppen Resource Allocations som arbetar med att ta fram den nya strategin för Wikimediarörelsen. | |
| 4 | Vi kommer att fortsätta investera i fortbildning för vår ordinarie personal och utveckla noggrann dokumentation.
Ett kontinuerligt engagemang av volontärer och praktikanter i projekten gör det möjligt att engagera de som har utmärkt sig och som har relevant kunskap även som framtida personal. Genom att presentera vår verksamhet på olika universitet och förbereda studentuppgifter kan vi säkerställa att fler studenter har en relevant profil för kommande tjänster och intresse av att arbeta hos oss. | |
| 5 | Vi kommer att under 2019-2020 ytterligare förstärka organisationens kapacitet att hantera en större personalstyrka och mer komplicerade projekt.
Vi kommer även att titta på hur vi kan engagera andra Wikimediaorganisationer och olika konsulter för att kunna genomföra viktig verksamhet utan att behöva anställa personal. Om vi får in en stor mängd medel räknar vi även med att öka föreningens reserver med minst 500 000 kr under 2020. | |
| 6 | Denna finansiering tas från en annan del av WMF:s budget. Vi kommer att anpassa avtal och kontrakt baserat på det avtal vi slutit med WMF. Därtill kommer vi att fortsätta söka andra projektmedel och enskilda donationer m.m. för att bredda vår finansiering. | |
Förslag på beslut
För att ge föreningens årsmöte möjlighet att påverka inriktningen för detta arbete, och ge styrelsen ramar att agera inom, föreslår styrelsen att årsmötet beslutar att fastställa hållbara ekonomiska ramar för styrelsens befogenheter enligt ovan angivna inriktning och ramar.