Årsmöte 2020/Checklista för digitalt årsmöte

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Bakgrund

På grund av Coronavirusutbrottet kommer årsmötet 2020 att behöva ske digitalt. Följande checklista beskriver vad kanslipersonalen kommer att behöva göra för att se till att själva årsmötet går så problemfritt som möjligt. Listan är inte fullständig, utan kan komma att behöva kompletteras allt eftersom.

3 april kommer berörd kanslipersonal att ha ett möte utifrån denna checklista för att se vad som eventuellt behöver läggas till.

Checklista för digitalt årsmöte
# Att göra Uppfyllt Ägare av uppgift Phabricator-task Kommentar
1 Ta fram underlag för val av videokonferenstjänst klar Josefine T247938
2 Gör ett utskick till medlemmar om att årsmötet kommer att äga rum digitalt klar Maria
3 Ta fram underlag för hur omröstningsförfaranden kommer att gå till klar Josefine T247938
4 Ta fram instruktioner i text för hur man ansluter sig till årsmötet klar Josefine/Eric T247941
5 Skriv manus för video om hur man ansluter sig till årsmötet klar Eric T247941
6 Gör video om hur man ansluter sig till årsmötet klar Josefine/Eric T247941
7 Ta fram förslag till mötesordning klar Josefine/Eric T248975
8 Förbered underlag till mötesordförande om digitalt årsmöte klar Josefine/Eric T249001 + T248999
9 Ha möte och träning med mötesordförande klar Josefine/Eric T248999
10 Förbered generalrepetition med styrelse och kansli klar Josefine/Eric T249003
11 Håll generalrepetition med styrelse och kansli klar Josefine/Eric
12 Förbered process för att stämma av röstlängd, hur se till att alla är medlemmar innan årsmötet för att slippa behöva lägga tid på det under årsmötet klar Josefine/Eric T249007
13 Förbered utskick om extra årsmöte ifall något fallerar under ordinarie årsmöte klar Josefine T249008
14 Förbered möjligheter för medlemmar att testa tekniken innan själva årsmötet klar Josefine/Eric
15 Håll i dylika testtillfällen klar Josefine/Eric
16 Håll torsdagsfika via Zoom, för att låta kansli och ev. intresserad styrelse bekanta sig med verktyget. klar Josefine
17 Hur följs friendly space-policy under digitalt årsmöte? Inspiration: https://meta.wikimedia.org/wiki/User:Raimund_Liebert_(WMAT)/Safe_space_policy_for_video_conferences
18 Under årsmötet: gå in och titta i länken till Zoom-mötet där man kunde testa att logga in för att se till att ingen av misstag lyckats gå in där. klar Funktionär under årsmöte

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion Josefine klar
Skrivskydda protokollet Josefine klar
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet Josefine nej

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Arkivera föregående års funktionärer Eric klar Se här
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi Historiker klar Se respektive sidor
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse Eric klar
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen 2020) Jenny klar
Uppdatera sidan Om oss på Wikimedia.se Jenny klar

Epost & Gsuite

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse(at)styrelse.wikimedia.se John klar
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all(at)styrelse.wikimedia.se Sebastian klar
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen(at)wikimedia.se Sebastian klar
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer(at)wikimedia.se Sebastian klar
Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar Sebastian klar
Uppdatera drivegrupp-styrelse (i G-Suite) med nya styrelseledamöter André klar

Wiki

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin Eric nej
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters Eric klar https://meta.wikimedia.org/w/index.php?title=Template:Wikimedia_chapters_composition&action=history
Uppdatera Medlemsavgift Eric klar

Övrigt

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Betala ut resersättningar Stryks klar
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons Eric klar https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Wikimedia_Sverige_-_%C3%A5rsm%C3%B6te_2020
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar Jenny nej
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). Jenny klar
Skicka ut utvärdering till deltagarna Josefine klar
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna Eric och Josefine klar
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic André klar Jag (André) knep denna då instruktionerna även behövde uppdateras
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet och och firmateckningsordningen till Swedbank. Jenny klar
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ Jenny klar