Ekonomiska rutiner/Skicka faktura

Den här sidan beskriver hur Wikimedia Sverige skapar och skickar fakturor till partner. Vi skickar också fakturor för medlemsavgifter till föreningens medlemmar. Det gör vi via medlemssystemet Zynatic, se sidan Medlemskap/Zynatic/Skapa faktura.

Fakturor skapas i Fortnox. Du behöver ha modulen Fakturering i Fortnox för att kunna skapa fakturan. Vanligen skrivs fakturan ut och postas till mottagaren.

Skapa en faktura i Fortnox

1. Logga in i Fortnox.
2. Välj Fakturering i menyn till vänster och sedan Skapa ny.
   1. Fyll i grundläggande uppgifter.
      1. Kund: Välj bland tidigare registrerade kunder. Om det är en ny kund behöver du lägga till den, se nedan.
      2. Fakturadatum: Det datum fakturan skickas.
      3. Förfallodatum: Vanligen 30 dagar efter fakturadatum.
      4. Fakturatyp: Faktura.
      5. Kreditfaktura: Nej.
   2. Fyll i Fakturauppgifter.
      1. Betalningsvillkor: Vanligen 30 dagar.
      2. Vår referens: Den på Wikimedia Sverige som kan svara på kundens eventuella frågor om fakturan.
      3. Kostnadsställe (Ks): Projektnumret, t.ex. 183105 Skolverket.
      4. Prislista: Prislista A.
      5. Priser inkl. moms: Nej.
      6. Ert ordernummer: Ev. referensnummer vi fått från kunden.
      7. Er referens: Kundens referensperson.
      8. Projekt (Pr): Lämnas tomt.
      9. Valuta: Normalt SEK.
      10. Kurs: Behöver inte fyllas i om valutan är SEK.
      11. Enhet: 1.
   3. Kunduppgifter: Uppgifterna hämtas från kundinformationen.
   4. Fyll i Leveransuppgifter.
      1. Artikelnr: Lämnas tomt.
      2. Benämning: Information om vad som faktureras, t.ex. "Workshop om Wikipedia 190123". Här kan du även skriva in andra uppgifter som kunden vill ha på fakturan, t.ex. hänvisning till ett projekt hos dem. Du kan använda mer än en rad om det behövs.
      3. Antal: Vanligen antalet timmar arbete som faktureras. Sätt till 1 om det som faktureras inte kan specificeras i enheter.
      4. Enhet: "h" för timmar. Kan annars lämnas tomt.
      5. À-pris: Det överenskomna priset per enhet, exklusive moms.
      6. Rabatt: Lämnas vanligen tomt.
      7. Summa: Lämnas tomt (fylls i automatiskt).
      8. Konto: 3014 om det är momspliktigt.
      9. Moms: Ange momsen i procent, normalt 25 procent.
      10. KS: Kostnadsställe, lämnas tomt (hämtas automatiskt från faktreringsuppgifterna).
      11. Pr: Projekt, lämnas tomt.
      12. TG %: 100,00 %.
      13. Fakturatext: Utrymme att skriva lite mer information på fakturan om det behövs.
      14. Fraktavgift: Lämnas normalt tomt.
      15. Fakturaavgift: Lämnas normalt tomt.
      16. Fakturarabatt (%): Lämnas normalt tomt.
      17. Utskriftsmall: Standardmall.
      18. Språk: Svenska eller engelska.
3. Förhandsgranska och justera om det behövs.
4. Spara. Obs! Tryck inte på "Bokför" innan Opad har kontrollerat fakturan.
5. Meddela Opad att fakturan är skapad och be dem kontrollera att allt ser rätt ut. När allt är okej, kan du skicka fakturan till kunden. Välj distributionssätt e-faktura.
6. Använd dig av kommentarsfunktionen i fakturabilden för att logga att fakturan har gått iväg.
7. Därefter kan du eller Opad kan bokföra fakturan.

Observera vid fakturering i annan valuta:

• När vi fakturerar (eller får en faktura i) i en annan valuta, se över kursen då Fortnox använder samma som senast (vilket kan var flera år sedan).

Lägg till en ny kund i Fortnox

1. Logga in i Fortnox.
2. Klicka på Register som finns till höger på skärmen, välj Kunder och sedan Skapa ny.
3. Fyll i grunduppgifterna.
4. På Faktureringsuppgifter, fyll i kundens referensperson (fältet Er referens).

E-faktura

Wikimedia Sverige kan skicka e-fakturor via Fortnox. Med en ny kund, börja med att upprätta en e-fakturakoppling med kunden.

Visma Proceedos leverantörsportal

Wikimedia Sverige har ett konto i Visma Proceedos leverantörsportal efter att ha skickat en e-faktura till Skolverket i december 2018. Det finns ett stort antal organisationer inom offentlig sektor att välja på när man registrerar en faktura i portalen, så om vi behöver skicka en e-faktura till andra organisationer kan vi kontrollera om de finns i Visma Proceedos leverantörsportal.