Medlemskap/Zynatic/Fakturahantering

Skapa vanlig faktura

1. Innan utskick av faktura görs gå in på Swedbank eller in till Zynatic för att se så att certifikatet för swishnumret ej gått ut. Skulle det ha gjort det så kan man uppdatera detta.
2. Logga in i Zynatic. Du måste vara en användare med registerbehörighet för att kunna hantera fakturorna.
3. Sök fram medlemmarna som ska faktureras (klicka i "Obetald/för lite betalt", klicka även i Inaktiv vid "Do not Email", "Do not Mail" och "Aktivt autogiro" för att välja bort de som ej vill ha utskick eller de som faktureras på annat sätt).
4. Välj Faktura > Skapa faktura för listade medlemmar (OBSERVERA: vid punkt nummer 6 dubbelkolla så att de medlemmar vars medlemsavgift dras via autogiro ej ligger med– uppgiften finns i Fortnox.)
5. Skapa ny faktura
   1. Kryssa för rätt avgiftstyp (t.ex. kombinera medlemsavgift med donation).
      1. Medlemsavgift: För att förnya medlemsavgiften för Period nedan.
      2. Juridisk person: För donationer från Organisationer.
      3. Privatperson: För donationer från Privatpersoner.
   2. Girotyp: Välj girotyp baserat på vilka avgiftstyper som ingår.
      1. Om donation ingår: Bankgiro utan OCR.
      2. Enbart medlemskap: Bankgiro med OCR.
   3. Period: Aktuellt år är förinställt.
   4. Sista betaldag: En månad.
   5. Märkning: INBETALNINGSKORT
   6. Rubrik (rubrik ovanför meddelandet), Meddelande 1 (text ovanför specifikationen), Meddelande 2 (text bredvid summa) fylls samtliga i utifrån fakturatyp och de texterna som finns på Medlemskap/Zynatic/Faktura (klistra in som oformaterad text med ctrl+shift+V).
6. Tryck på Spara.
7. Välj vilka medlemmar att generera fakturor åt. (Sortera bort privatpersoner vars medlemsavgift dras via autogiro och organisationer vars avgift går via fortnox vanlig fakturering)
8. Välj E-posta för att skapa och skicka ut fakturan. Fakturorna genereras då för de valda medlemmarna, och fakturorna för de medlemmar som saknar e-postadress sparas som en pdf. Tryck på E-posta igen för att gå vidare till att skapa mejlet som ska skickas ut tillsammans med fakturan.
   1. Om du inte vill e-posta fakturorna, kan du klicka på Skapa för att generera en pdf-fil med fakturorna.
9. Använd de texter som finns (för fakturatypen) på Medlemskap/Zynatic/Manuella utskick/Medlemskapsförnyelse eller på Medlemskap/Zynatic/Faktura till ny medlem (klistra in texterna via Verktyg > Källkod).
10. Säkerställ att avsändaradress är rätt (info@…)
11. Skicka.
12. Hantera eventuella pappersutskick.
13. Mottagaren betalar fakturan via bankgiro, Swish eller Paypal inifrån Zynatic.

Rutin för medlemmar som har autogiro.

En gång per år, förslagsvis efter första autogirodragningen för året, registreras dragningen/betalningen i Zynatic. Skicka A-nummer till ekonomiadministratör (OP-administration) via utdrag som görs via autogiro-online.

Skapa samlingsfaktura

Samlingsfakturor är avsedda för situationer där en medlem betalar avgiften för flera andra medlemmar. T.ex. flera familjemedlemmar som samlas under en faktura.

Skicka samlingsfaktura

Följ stegen ovan. När du ska skapa fakturan, väljer du Samlingsfaktura > [namnet på betalningsansvarig].

Skapa påminnelse

1. Logga in i Zynatic. Du måste vara en användare med registerbehörighet för att kunna hantera fakturorna.
2. Välj Faktura > Skapa påminnelse.
3. Behåll PÅMINNELSE som märkning. Lämna meddelandefältet tomt.
4. Sök fram och kryssa för de som du ska skapa påminnelser för.
5. Klicka på Spara och skriv ut.
6. Markera de som ska få utskicket.
7. Klicka på E-posta.
8. Fyll i texten för påminnelsens följebrev, se Påminnelse till medlem.
9. Säkerställ att avsändaradress är rätt (info@).
10. Skicka.
11. Efter att utskicken är gjorda (laddar en stund), gå längst ned på sidan och följ anvisningarna för att hantera eventuella pappersutskick.

Makulera faktura

1. Välj Faktura > Sammanställning.
2. Klicka på krysset bredvid fakturan som ska makuleras.
3. Bekräfta genom att klicka Radera.