Medlemskap/Zynatic
Den här sidan beskriver hur vi använder medlemshanteringssystemet Zynatic och samlar skickade meddelanden och övrig central dokumentation.
Genvägar
Bakgrund
Vi hanterar medlemskap i föreningen sedan 2018 genom ett medlemshanteringssystem som tillhandahålls av Zynatic. Medlemmar loggar in i systemet via http://medlem.wikimedia.se och kommer där åt sina personuppgifter och kan förnya sitt medlemskap. Den som önskar bli medlem kan hänvisas till http://nymedlem.wikimedia.se. Systemet används för att göra utskick till medlemmar.
Användning av medlemshanteringssystemet
Medlemshanteringssystemet har några begränsningar när det gäller exempelvis att arkivera skickade meddelanden. Vi använder därför den här sidan till att dokumentera och spara utskick så att det ska vara lättare nästa gång samma eller liknande utskick ska göras. I samband med ett nytt utskick är det därför en god idé att se om meddelandet finns sparat här och utgå från det.
Utskickens layout
Vi har en bestämd grafisk layout med sidhuvud och sidfot som varje utskick ska ha och dessa ligger tillsammans med varje sparat meddelande nedan. Den grafiska layouten skapas alltså inte automatiskt via systemet.
Zynatics manual
På startsidan finns länken till "Zynatic Medlemsregister Användarhandbok" för den som är administratör i systemet.
Skicka till ett urval av medlemmar
I samband med exempelvis årsmöte och medlemsmöte kan det vara en god idé att använda Zynatic för riktade utskick till en grupp medlemmar, exempelvis de som är anmälda till årsmötet.
För att skapa en lista med ett urval av medlemmar kan man göra en avancerad sökning med alla medlemmarnas medlemsnummer, separerade med kommatecken. Från en sådan sökning kan Zynatic plocka fram de medlemmar som är relevanta för utskicket och det går att använda funktionen "Skapa e-postmeddelande för medelemmar nedan" för utskick till dessa. Det går inte på något sätt att spara de listade medlemmarna som en grupp, däremot kan man spara listan över medlemsnumren i ett annat dokument och återanvända den för fortsatt kommunikation med samma grupp.
Meddelanden
- Samtycke - Den text med vilken medlemmar godkänner att deras information finns lagrad i vårt medlemshanteringssystem. [För att uppdatera i Zynatic
Konfig → Medlemsregistret → Samtycke enskild.] - Välkomstmeddelande - Det meddelande som nya medlemmar (när de blir medlem eller får användarkonto??) får utskickat av systemet. [För att uppdatera i Zynatic
Admin → Uppdatera/skapa Välkomsttext.] - Faktura till ny medlem - Det meddelande som nya medlemmar som anmäler sig under året erhåller när de får fakturan för medlemsavgiften skickad till sig.
- Manuella utskick:
- Medlemskapsförnyelse - Det brev, och påminnelsebrev, som skickas till medlemmar när det är dags att förnya sitt medlemskap.
- Bekräftelse och tack-meddelande - Det meddelande som medlemmar automatiskt får vid registrerad betalning. [För att uppdatera i Zynatic
Admin → Uppdatera/skapa Betalningsmeddelande.] - Påminnelse om årsmötet - Det meddelande som alla medlemmar får veckan innan årsmötet och de som inte betalat får en vänlig påminnelse om att bli medlem innan.
- Anmälan till medlemsmöte - Det meddelande som alla medlemmar får om att de kan boka sin plats på medlemsmötet, med länk till formulär.
Meddelanden om GDPR
(Utskick 25 maj 2018)
Översatta instruktioner till engelska
- Forgotten password? - Denna sida innehåller en översättning av instruktionerna för att återställa sitt lösenord i Zynatic.