Medlemskap/Zynatic/Manuella utskick

Vi använder medlemssystemet Zynatic för att göra manuella utskick till Wikimedia Sveriges medlemmar. Det kan till exempel vara utskick om att betala årets medlemsavgift. Medlemshanteringssystemet har för närvarande (januari 2019) en del begränsningar när det gäller att exempelvis arkivera skickade meddelanden. På undersidor till den här sidan sparar vi därför utskick för att underlätta nästa gång samma eller liknande utskick ska göras. I samband med ett nytt utskick är det därför en god idé att se om meddelandet finns sparat här och utgå från det.

Särskild hantering av styrelseledamöter vid utskick

Wikimedia Sveriges styrelseledamöter får de medlemsutskick som görs till Wikimedia Sveriges medlemmar oavsett om de är medlemmar eller inte. Medlemsutskicken görs via medlemshanteringssystemet Zynatic, och alla styrelsemedlemmar finns därför registrerade där oavsett om de är medlemmar eller inte. Wikimedia Sverige kontrollerar om styrelseledamöterna är medlemmar i föreningen eller inte i samband med att de blir invalda och därefter årligen i samband med att Wikimedia Sverige skickar ut en uppmaning om att betala medlemsavgiften.

Om det finns styrelseledamöter som inte är medlemmar i föreningen, så kan de inte sökas fram i en utskickslista tillsammans med medlemmarna. Därför läggs dessa styrelseledamöter i en särskild lista i mappen Ekonomi > [Aktuellt år] > Styrelsen i Google Drive och söks fram i Zynatic så att alla utskick kan göras även till dem. Om det finns styrelseledamöter som inte är medlemmar i föreningen görs alltså alla utskick i två omgångar, en gång till Wikimedia Sveriges medlemmar och en gång till de styrelsemedlemmar som inte är medlemmar.

Återkommande utskick

• Faktura till ny medlem. Det meddelande som nya medlemmar som anmäler sig under året får, när de får fakturan för medlemsavgiften skickad till sig. Skickas ut löpande under året. Det brev och påminnelsebrev som skickas till medlemmar när det är dags att förnya sitt medlemskap. Den första uppmaningen skickas ut under första veckan i februari och påminnelsen skickas i mars.
• Kallelse till årsmötet. Den kallelse till årsmötet som alla medlemmar får. Skickas senast en månad före årsmötet. Innehållet behöver anpassas till aktuellt år.
• Anmälan till medlemsmöte. Det meddelande som alla medlemmar får om att de kan boka sin plats på medlemsmötet med länk till formulär. Skickas i mars.
• Påminnelse om årsmötet. Det meddelande som alla medlemmar får veckan innan årsmötet. Finns i två versioner, en till medlemmar som betalat årets medlemskap och en till medlemmar som inte betalat än. Skickas i april.
• Sista chansen innan rensning. Ett meddelande till de medlemmar som inte betalat medlemsavgiften på två år och därför kommer att rensas ur medlemssystemet. Skickas i maj. (Personer som inte betalat årets medlemsavgift den 1 juli rensas.)
• Avsluta_medlemskap. Meddelande i samband med avslutat medlemskap eller rensning ur medlemssystemet.

Ej återkommande utskick

GDPR, utskick 2018-05-25

• Till minderåriga medlemmar
• Till medlemmar
• Till tidigare medlemmar