Medlemskap/Zynatic/Hantera inbetalningar

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Opad skickar listor med den senaste veckans inbetalningar till Wikimedia Sverige på måndagar. Separat rutin om hur dessa listor hanteras generellt finns, men de används för att hitta inbetalningar av medlemsavgifter som ska registreras i Zynatic. Hantera betalningar av medlemsavgifter (även de som inkluderar donationer) enligt nedan.

Registrera medlemsavgifter i Zynatic

  1. Logga in i Zynatic.
  2. Registrera inbetalningar.
    1. Klicka på Admin > Betalningar & avgifter > Betalning.
    2. Vid Betalning av välj rätt typ av betalning.
      1. Välj faktura om du har fakturanumret.
        1. Fyll i fakturanummer, belopp och datum då betalningen kom in på WMSE:s bankkonto.
        2. Bokför betalningen på 1 Wikimedia Sverige. Betalningen registreras då i ekonomihanteringssystemet Fortnox. Om betalningen av någon anledning inte ska bokföras, välj i stället Bokför inte denna betalning.
        3. Välj rätt betalningssätt, vanligen bankgiro eller Swish.
        4. Vid behov, skriv en kommentar, t.ex. "Förnamn vid WMSE fick betalningen kontant av Förnamn 190303 och swishade pengarna till WMSE 190304".
        5. Tryck på Spara.
      2. Välj medlemsavgift om du inte har något fakturanummer.
        1. Välj rätt medlem i listan.
        2. Fyll i år som medlemsavgiften gäller för, belopp och datum då betalningen kom in på WMSE:s bankkonto.
        3. Bokför betalningen på 1 Wikimedia Sverige. Betalningen registreras då i ekonomihanteringssystemet Fortnox. Om betalningen av någon anledning inte ska bokföras, välj i stället Bokför inte denna betalning.
        4. Välj rätt betalningssätt, vanligen bankgiro eller Swish.
        5. Vid behov, skriv en kommentar, t.ex. "Förnamn vid WMSE fick betalningen kontant av Förnamn 190303 och swishade pengarna till WMSE 190304".
        6. Tryck på Spara.
    3. Om ett belopp större än medlemsavgiften har angivits uppmanas du att fördela beloppet mellan medlemsavgift och donation. Klicka Spara när du är klar.
    4. Om du bokfört betalningen, anteckna verifikationsnumret eller -numren på rätt rad i filerna med inbetalningar, så att Opad ser dem när de får tillbaka filerna.
    5. Zynatic skickar automatiskt ut en bekräftelse på inbetalningen till medlemmen.

Fixa om något blivit fel

Skulle något ha blivit fel när inbetalningen registrerades går det att åtgärda genom att gå in på medlemmen och klicka på beloppet som registrerats. Om det gäller en betalning som har bokförts, så stäm av med Opad när ändringarna gjorts.

Donationer från medlemmar

Här finns information om möjligheterna att donera via Zynatic, och hur det hanteras. För mer information om rutiner kring donationer, se Hantering av donationer (kommer att skapas).

Donation i Zynatic

Medlemmar kan donera pengar till Wikimedia Sverige när de är inloggade på sin medlemssida i Zyantic. När någon gör det, bokförs det automatiskt i Fortnox och medlemmen får ett kvitto med ett tack.

Donation genom att betala mer än medlemsavgiften

Medlemmar kan donera pengar till till Wikimedia Sverige i samband med att de betalar sin medlemsavgift, genom att betala mer än medlemsavgiften på 100 eller 1000 kronor. Det överskjutande beloppet räknas då som en donation. När någon gör det, följs rutinen under rubriken Registrera medlemsavgifter i Zynatic ovan för att registrera inbetalningen, och medlemmen får ett kvitto som innehåller information om både medlemsavgiften och donationen.

Donation utanför Zynatic

Om någon donerat till Wikimedia Sverige utanför Zynatic, så görs inget försök att kontrollera om den som donerat är medlem i Wikimedia Sverige. Det är möjligt att registrera sådana donationer i Zynatic, men i praktiken går det inte att alltid vara säker på om den som donerat utanför Zynatic är en medlem eller inte.

För att slippa inkonsekvens, är det bara donationer som görs av medlemmen själv i Zynatic eller donationer som medlemmen gör genom att betala mer än medlemsavgiften som registreras i Zynatic. Den information om donationer som syns i Zynatic, ger alltså inte en komplett bild av en medlems donationshistorik.