Ersättning för utlägg

Den här sidan förklarar hur du som volontär eller anställd begär ersättning för utlägg du gjort. För dig som är anställd finns också information om hur du hanterar kvitton när du betalat med ett bankkort du fått av Wikimedia Sverige.

 

Volontärers utlägg

Om du som volontär gjort utlägg som du ska få ersättning för, begär du ut ersättningen genom att fylla i en redovisningsblankett (REB) och lämna in den tillsammans med kvitton för utläggen. Varje begäran om ersättning måste vara kopplad till en beviljad ansökan – du skriver ansökans namn i REB:en. Wikimedia Sverige behöver få in alla kvitton till vår bokföring. Det innebär att du ska skicka in det digitala kvittot som du fått men vi behöver även ett foto eller en inscannad kopia av de fysiska papperskvitton du har. Observera. släng inte originalen förrän du fått ett godkännande från WMSE.

Digitala kvitton

1. Fyll i redovisningsblanketten (REB). Du kan ladda ner den här.
2. Spara REB:en som pdf-fil och mejla den och dina kvitton till info@wikimedia.se.
   1. Kvitton som är pdf-filer och som är avfotograferade/inscannade bifogas i samma mejl som REB:en.
   2. Om du har kvitton som är skrivna i mejl, vidarebefordrar du mejlen separat. Skriv i mejlen du vidarebefordrar att de hör ihop med din REB.

Papperskvitton

1. # Kort efter inköp fotografera av eller scanna in originalen så ingen text hinner nötas bort/försvinna. Spara dem på säkert ställe tills det att organisationsassistent kikat på de digitala versionerna av originalen. Är de svåra att läsa av kan Wikimedia Sverige begära att pappersoriginalen ska skickas in för inscanning på kontoret.
2. Vid inskick via post: Fäst ihop kvittona och gärna REB (för att koppla till rätt utlägg) med t.ex. ett gem. (Du behöver inte tejpa fast varje kvitto på ett eget papper, det räcker att bifoga dem med REB:en.)
3. Lämna in din REB och kvittona på Wikimedia Sveriges kontor, eller posta dem till:
   Wikimedia Sverige
   c/o Norrsken House
   Birger Jarlsgatan 57C
   113 56 Stockholm

En blandning av digitala kvitton och papperskvitton

Fyll i två REB:ar, en för de digitala kvittona och en för papperskvittona.

Anställdas utlägg

Som anställd på Wikimedia Sverige kan du få ett kontokort eller ett kreditkort att använda för utlägg i tjänsten. Om du använder ett sådant kort, behöver du inte fylla i någon REB, men du måste lämna in kvitton för alla köp som gjorts med kortet. Hantera kvittona enligt instruktionerna nedan. Om du har gjort utlägg med ett privat bankkort eller kontant, hanterar du kvittona enligt instruktionerna nedan, samt fyller i en REB och lämnar in den tillsammans med kvittona. Du kan ladda ner den här.

Digitala kvitton

Vidarebefordra kvittot till info@wikimedia.se; skriv i mejlet vad utlägget gäller och vilket projekt det gjorts inom.

Papperskvitton

1. Kort efter inköp fotografera av eller scanna in originalen så ingen text hinner nötas bort/försvinna. Spara dem på säkert ställe tills det att organisationsassistent kikat på de digitala versionerna av originalen. Är de svåra att läsa av kan pappersoriginalen behöva skickas in för inscanning på kontoret.
2. Vid inskick via post: Fäst ihop kvittona och gärna REB (för att koppla till rätt utlägg) med t.ex. ett gem. (Du behöver inte tejpa fast varje kvitto på ett eget papper, det räcker att bifoga dem med REB:en.)
3. Skriv ditt namn, vad utlägget gäller och vilket projekt utlägget gjorts inom på pappret.
4. Posta pappret med kvittot till Wikimedia Sveriges kansli eller lägg det i organisationsassistentens skåp.

Valutaomvandling

Om kvittona för dina utlägg har en annan valuta än svenska kronor (t.ex. för att du gjort utlägg utomlands) behöver du räkna om det till svenska kronor. Använd valutakursen för det datum du gjorde utlägget. Här är ett exempel på en tjänst du kan använda för att få valutakursen för olika datum:

• Riksbanken – Sök räntor & valutakurser

Krav på kvittona

• Du måste lämna in originalkvittot, en kopia räknas inte.
• Om kvittot gäller en måltid, ska namnen på de som ätit antecknas på baksidan av kvittot. Anteckna också syftet med måltiden. Om det är många som ätit kan du i stället för att skriva på baksidan av kvittot bifoga informationen på ett annat papper.
• En bekräftelse på genomförd kortbetalning från kortläsaren räknas inte som kvitto (det brukar stå “ej kvitto på köp” i rött i marginalen på dessa).
• En orderbekräftelse räknas inte som kvitto.

Viktiga datum

• Lämna in dina kvitton så snart som möjligt, senast inom en månad.
• Handläggningstiden för utlägg är normalt inte längre än två veckor.
• Utlägg som görs under året ska vara inlämnade senast den 31 december.