Mötesprotokoll/Protokoll 2022-08-27

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 23 september 2022 kl. 21.26 (CEST)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 23 september 2022 kl. 15.13 (CEST)

Tid

Lördag 27 augusti 2022 klockan 10.30–15.30 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Johanna Berg till kl. 14.35, Sofie Jansson (online), Ylva Pettersson (online), Olle Terenius, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Bengt Oberger, Per Hasselberg

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2022-06-21
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2022

Budgetuppföljning

• Den utskickade ekonomiska sammanställningen gicks igenom och diskuterades.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2022

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.

Ansökningar

• Vår ansökan till Postkodstiftelsen för Wikipedia för hela Sverige fick full finansiering på 2,3 miljoner kronor. Projektet startade 1 augusti 2022.
• Ett avtal med Musikverket för konsultarbete för arbete i november 2022 håller på att färdigställas.
• Vår ansökan om 5 000 USD för att anordna event i anslutning till Wikimania mottog full finansiering.
• Kontakter med Allmänna Arvsfonden, Erasmus+, SIDA och ForumCiv för att diskutera finansieringsmöjligheter för några utvalda projektidéer förbereds under augusti.
• Diskussioner med Wikimedia Foundation om finansieringsmöjligheter för hubben kommer att tas i början av september.
• En ansökan till Kulturbryggan undersöks.

Viktiga händelser

• Semester för större delen av kansliet under juli och första veckan av augusti.
• Kansliet hade tre programpunkter på Wikimania 2022 (motsvarande 2,5% av hela programmet) som alla handlade om den tematiska hubben. Vår uppfattning är att våra förslag och idéer mottogs väldigt väl och att diskussionerna var givande och hjälper oss i vårt kommande arbete.
• Ett lokalt Wikimania-evenemang genomfördes i Stockholm där deltagarna diskuterade insikter de fått under Wikimania.
• Projektet Wikipedia för hela Sverige 2022 har startat.
• En större genomgång av ekonomin samt verksamhetsplanering för H2 har initierats. Ett antal justeringar av den planerade verksamheten och budgeten kommer att presenteras för styrelsen de kommande dagarna.
• Föreningen har erbjudits att nominera två experter till utredningen "En översyn av vissa frågor om upphovsrätt". Kansliet har föreslagit Eric Luth och Johanna Berg.
• Vi stödjer forskningsprojektet “Image to Concept” som arbetar med att inkludera datorseende (bildanalys genom maskininlärning) av bildmaterial som laddats upp på Wikimedia Commons och presentera förslag på metadatatillägg genom verktyget ISA Tool. Föreningen bekostar den tekniska utvecklingen och har genom arbetet knutit två nya utvecklare till vår verksamhet som konsulter.
• Vi deltar på ett evenemang med svensktalande i Finland för att hjälpa dem att vidareutveckla sin verksamhet.
• Föreningen är med och anordnar evenemanget European GLAM coordinators meeting.
• Arbete med digitaliseringsprojektet med Nordiska museet är påbörjat.
• Expertkommittén för Helpdesk har påbörjat sitt arbete och gjort en första bedömning av ett inkommit förslag från WMUK. Arbetet har påbörjats gällande arbetsgrupper.
• Aktiva tester av manus med mera har genomförts under juli och augusti för att möjliggöra ett större insamlingsarbete. Värvare kommer troligtvis inte att tas in förrän under 2023 då arbetet med det nya CRM-systemet förväntas ta mer tid i anspråk än vad vi ursprungligen förväntade oss. Därtill har personalförändringar lett till att mindre tid finns tillgängligt för arbetet.

Kommande händelser

• Policy för distansarbete har färdigställts och delats med styrelsen för diskussion. Regelverket är något oklart, men för att vara på den säkra sidan kommer vi i enlighet med Medbestämmandelagen (MBL) genomföra en s.k. förhandlingsframställan med Unionen innan policyn formellt kan godkännas av styrelsen.
• Arbete med att utveckla nya måltal fortsätter.
• Upprättandet av en kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med lämpliga leverantörer pågår.
• En rapport baserad på intervjuerna med Wikimediaföreningar om hur de arbetar med innehållspartnerskap är snart färdig för publicering.
• Diskussioner om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag pågår. Frågan planeras även att diskuteras vid Wikimedia Summit. Ett memo med förslag kommer att sammanställas till styrelsen.
• En mer omfattande kommunikation om vår Helpdesk samt expertkommittén kommer att ske. Det första praktiska stödet kommer att färdigställas.
• Arbetet med FN-organ kommer att gå långsammare på grund av personalförändringar och prioriteringar om vad som kan organiseras under 2022 kommer att ske.
• Arbete med ett flertal olika initiativ inför valet 2022 har påbörjats. Valmyndigheten har släppt data som vi arbetar på att tillgängliggöra.
• Ett seminarium för journalister planeras i samband med valet.
• Partierna har kontaktats om att släppa bildmaterial på förtroendevalda att illustrera Wikipedia med. Så här långt har endast ett parti släppt material.

Deltagande i förfrågningar från WMF

• Det inkommer ett antal förfrågningar från Wikimedia Foundation där föreningen ombeds yttra sig. Styrelsen diskuterade hur mycket tid kansliet skall lägga ner på det och beslöt att det bör tas höjd för det i planeringen av kommande års verksamhet.

Policyer

• Distansarbetspolicy: Förslag hade tagits fram och diskuterades i styrelsen. Styrelsen beslöt att anta policyn, med förbehållet att det skall göras en förhandlingsframställan till Unionen innan den formellt kan godkännas av styrelsen.
• Miljöpolicy: Förslag hade tagits fram och diskuterades i styrelsen, som gjorde justeringar. Stycket bakgrund skall utvecklas innan policyn kan godkännas.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.