Mötesprotokoll/Protokoll 2024-02-27

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 13 mars 2024 kl. 19.29 (CET)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 13 mars 2024 kl. 11.29 (CET)

Tid

Tisdag 27 februari 2024 klockan 19.00–20.25 via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Karl-Magnus Johansson, Sofie Jansson, Johanna Berg, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Per Hasselberg, Ylva Pettersson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2024-01-20
  • John påtalade att årtalet i rubriken "Projekt/budget 2023" skall vara 2024.

Projekt/budget 2024

Budgetuppföljning

• Arbete med förvaltningsberättelse och bokslut pågår, varför någon ekonomisammanställning inte tagits fram till mötet.

Rapportering från verksamhetschefen

• Information hade skickats ut inför mötet. John redogjorde och svarade på frågor.

Ansökningar

• Våra svar på de frågor som Allmänna arvsfonden skickat om vårt planerade projekt utarbetas. På grund av andra deadlines kommer dock inskick att behöva senareläggas till 31 mars. FUB har glädjande nog beslutat att ansluta sig till den planerade referensgruppen.
• Vi deltar som en projektpart i projektet Mistra Environmental Communication II. Vi har inga projektmedel säkrade där för närvarande men som projektpart kan vi söka för interna projekt löpande. Varje ansökan kan uppgå till ca. 250 000 kr och vi har börjat diskutera olika möjliga insatser. Diskussionerna är ännu i ett tidigt stadium.
• Projektet Knowledge Rights 21 har förlängts till slutet av 2024 och vi har fått extra resurser för vårt deltagande. Därtill finns möjligheter att söka ytterligare medel för olika sidoaktiviteter.
• Projektet Knowledge Rights 21 söker ytterligare finansiering för ett flerårigt fortsättningsprojekt från Arcadia Fund. Vi deltar där som projektpart. Omfattningen av vår involvering är ännu inte säker, men förhoppningen är att en viss finansiering inkommer redan under andra halvan av året och att vi därtill kommer att ha möjlighet att söka mindre projektbidrag för olika riktade insatser och evenemang.
• Projektet Internationell upphovsrätt söker ytterligare finansiering för ett flerårigt projekt från Arcadia Fund. Vi diskuterar för närvarande om omfattningen av vår involvering.
• Vi har enats med OpenRefine om att inleda ett långsiktigt samarbete runt utveckling av verktyget. Insatsen innefattar både ledning av den utvecklingsinsats som är knuten till Wikimedia Commons samt det praktiska utvecklingsarbetet. Föreningen erhåller ca. 100 000 kr för ett inledande utvecklingsarbete. Därtill kommer vi att utveckla ett Memorandum of Understanding gällande gemensamma initiativ runt exempelvis gemensamma ansökningar samt om fortsatt drift av verktyget (där Wikimedia Sverige kommer att egenfinansiera en del, per styrelsebeslut).
• Vi är medsökande i en FoU-ansökan till Riksantikvarieämbetet. Den uppdaterade budgeten uppgår till totalt 1,9 miljoner kr, varav vår del uppgår till ca. 170 000 kr. En del ytterligare medel kan tillkomma efter överenskommelse. Nuvarande projekt pågår under 2024 och därefter ansöks om en förlängning för arbete under 2025, där ytterligare finansiering kommer att komma föreningen till godo.

Viktiga händelser

• Föreningens två nyanställda har introducerats till verksamheten.
• En praktikant har börjat arbeta hos oss. Fokus är på översättning från engelska till svenska.
• Upphovsrättsutredningens betänkande har publicerats 19 januari 2024. En utbildning för medlemmar har genomförts.
• Förvaltningsberättelse och bokslut för 2023 har skickats till revisor. Eventuell feedback och ändringsförslag från styrelsen kommer att skickas som uppdateringar till revisorn. För att undvika dubbelarbete har den så kallade Effektrapporten inkluderats genom ett antal nya delar i förvaltningsberättelsen och verksamhetsberättelsen.
• Projektsidor och andra årsbundna sidor har satts upp på föreningswikin.
• Projektet HeritageGuard Network genomförde sitt uppstartsmöte i Stockholm. Deltagare från Wikimedia Ukraina, Wikimedia Georgien, Wikimedia Polen och CEE Hub träffades under tre dagar för att sammanställa insikter och planera för crowdsourcing av kultur- och naturarv som är hotat av olika orsaker, såsom krig och konflikter eller global uppvärmning. Projektet utreder även hur tematiska och regionala hubbar kan samarbeta. Deltagarna deltog även på ett evenemang med Ukrainsk GLAM-personal som Riksantikvarieämbetet anordnade och flera kontakter knöts där.
• Metabase har nu passerat 1 000 sidor.
• Kallelse till årsmötet skickades ut.
• En första Wikidataworkshop (av 3) har genomförts för tre museer i Norrland, med fokus på samiskt kulturarv. Detta är en insats som bidrar till föreningens strategiska fokus på minoriteter i Sverige.
• Ett flertal volontärer arbetar aktivt med att dokumentera Melodifestivalens deltävlingar, efter att de fått ackreditering med stöd av föreningen, ekonomiskt stöd och i vissa fall även lånat teknisk utrustning.
• Slutrapport för projektet 100 000 Bildminnen publicerades.

Kommande händelser

• Idéprogrammet kommer att uppdateras baserat på insikterna från medlemsmötet och färdigställas till årsmötet.
• Verksamhetsplan 2024 färdigställs. Majoriteten av texten är skriven.
• Budget 2024 färdigställs. Majoriteten av budgeten är färdig, men behöver synkas med arbetsplanen och verksamhetsplanen för 2024.
• Arbetsplan för 2024 färdigställs.
• Verksamhetsberättelse 2023 färdigställs. De flesta delarna är skrivna och korrekturläsning pågår. Grundstrukturen är uppsatt på föreningswikin.
• Bokslutsarbetet för 2023 färdigställs baserat på kommentarer från revisor och styrelsen.
• Verksamhetsinriktning för 2025 färdigställs.
• Rapportering till WMF för hubbprojektet “Stöd för innehållspartnerskap” färdigställs.
• Rapportering till WMF för vårt verksamhetsbidrag för 2023 färdigställs.
• Revidering av ansökan till Wikimedia Foundation färdigställs med en uppdaterad plan för verksamhetsåret 2024. Deadline för detta är 15 mars.
• Mångfaldsrapport för 2023 tas fram.
• Klimatrapport för 2023 tas fram.
• Implementeringen av insatser som skett baserat på insikter från klimatrapporten kommer att sammanställas inför årsmötet.
• En ny version av inköpspolicyn föreslås till styrelsen. Insikter från klimatrapporteringsarbetet kommer att inkorporeras.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussioner/workshops om hur den tematiska hubben kan organiseras och styras kommer att organiseras fram till mitten av 2024.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationellt koordinering av WikiGap fortsätter.
• Slutrapporter för de projekt som avslutas i december tas fram.
• En omstrukturering av stöd till gemenskapen planeras där mer beslut flyttas över till gemenskapen. De budgeterade resurserna för arbetet planeras att vara oförändrade 2024. Styrgruppen formeras (under ledning av Mattias).
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• Ett koncept för hur organisationsmedlemskap för mindre organisationer ska implementeras tas fram, baserat på motionen från årsmötet 2023.

Förvaltningsberättelse

• Förvaltningsberättelsen är under framtagande och hos revisorn för genomgång. Vissa punkter beträffande ekonomi har betonats.

Verksamhetsinriktning 2025 och Verksamhetsplan 2024

• Ekonomiska risker tas med i verksamhetsinriktningen (WMF-finansiering etc).

Personalfrågor

• Redogjordes för under Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

• Riskanalys: Uppdateringsförslag hade tagits fram. Arbetsgruppen bestående av Brit, Sven-Erik och John går igenom till nästa styrelsemöte och beslut fattas på nästa styrelsemöte.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.