Mötesprotokoll/Protokoll 2024-01-20

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 15 februari 2024 kl. 19.23 (CET)
Justerare Boberger (diskussion) 14 februari 2024 kl. 21.34 (CET)

Tid

Lördag 20 januari 2024 klockan 10.30–16.40 på kontoret/via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Johanna Berg, Bengt Oberger, Per Hasselberg (på kontoret, online klockan 14.15-15.45), Sofie Jansson (online), Sven-Erik Jonsson (online), Karl-Magnus Johansson (online), Brit Stakston (online), John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2023-12-02
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2023

Budgetuppföljning

• Ekonomisammanställning hade skickats ut inför styrelsemötet.

Rapportering från verksamhetschefen

• Information hade skickats ut inför mötet. John redogjorde och svarade på frågor.

Ansökningar

• Den planerade ansökan till Svenska institutet för ett fortsättningsprojekt, på totalt upp till 2 000 000 kr, har ställts in på grund av utmaningar hos en partnerorganisation. Ansökan kan komma att sökas vid ett senare tillfälle.
• Regeringen har skjutit till medel till Centralmuseernas arbete med digitisering. Därför skedde under fjärde kvartalet ett aktivt arbete för att identifiera möjliga konsultuppdrag för personalstyrkan att arbeta med, inklusive Wikimedian in Residence-insatser. I dagsläget har inga ytterligare intäkter säkrats men intresse har visats från flera partnerorganisationer.
• En ansökan om medlemskap i ForumCiv har färdigställts. Om vi antas som medlem kommer det att öppna upp för att söka projektbidrag genom dem.
• En ansökan till Wikimedia Foundation för att finansiera implementeringen av ett nytt CRM-system har förberetts och skickats in i januari. Svar väntas under mars. Detta sker endast om de har kvarvarande medel i sin budget.
• En ansökan till Wikimedia Foundation för fortsatt hubbarbete har börjat diskuteras med andra Wikimediaföreningar. Ansökan färdigställs i april/maj.
• Kontakter med möjliga samarbetsorganisationer för vår ansökan till Allmänna arvsfonden har initierats. Målet är att skicka in svaren på finansiärens frågor och en uppdaterad ansökan i slutet av februari.
• Vi deltar som en projektpart i projektet Mistra Environmental Communication II. Vi har inga projektmedel säkrade där för närvarande men som projektpart kan vi söka för interna projekt löpande.
• Projektet Internationell upphovsrätt söker ytterligare finansiering för ett flerårigt projekt från Arcadia Fund. Vi deltar där som projektpart. Omfattningen av vår involvering är ännu inte säker, men förhoppningen är att en viss finansiering inkommer redan under andra halvan av året och att vi därtill kommer att ha möjlighet att söka mindre projektbidrag för olika riktade insatser och evenemang.
• Vi har erbjudits möjlighet att delta i vidareutvecklingen av verktyget OpenRefine. Insatsen innefattar både ledning av den utvecklingsinsats som är knuten till Wikimediaplattformarna samt det praktiska utvecklingsarbetet. Vem som sedan äger resultatet och säkerställer långsiktig drift och underhåll är osäkert och något som behöver diskuteras ytterligare.
• Diskussioner har förts med Internetstiftelsen om möjlig finansiering. Gemensamma insatser runt påverkansarbete diskuteras.
• Vi är medsökande i en FoU-ansökan till Riksantikvarieämbetet på totalt 2,4 miljoner kr, varav vår del uppgår till ca. 170 000 kr. Arbetet genomförs under 2024 och har möjlighet att utökas med ytterligare ett år. Ansökan har fått finansiering, men endast 1,9 miljoner. Hur detta påverkar vårt arbete är ännu oklart.

Viktiga händelser

• En kommunikatör har anställts med dedikerade medel från två externa projektbidrag. Det är en projektanställning på 6 månader. Fokus är tudelat: (1) på insamling/medlemsvärvning för att förbättra föreningens möjligheter att bibehålla likartad verksamhet även i framtiden samt (2) kommunikation kopplat till vårt påverkansarbete.
• En datainmatare har anställts för att arbeta med Metabase. Anställningen sker med anställningsstöd från Arbetsförmedlingen.
• En praktikant kommer att börja i mitten av februari med fokus på översättning från engelska till svenska.
• Justeringar av budget och projektplan för Wikipedia för hela Sverige har godkänts av finansiären.
• En första version på verksamhetsplan och budget för 2024 har tagits fram.
• En ny årlig mångfaldsrapport har tagits fram och har publicerats.
• Upprättandet av kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med och offerter från lämpliga leverantörer har färdigställts och delats med styrelsen.
• Vår insats med en teknisk Wikimedian in Residence på Musikverket har avslutats för 2023. Planering för 2024 har påbörjats.
• Arbete med att sammanfatta lärdomar från Wikipedia för hela Sverige pågår. Ett antal konceptpapper tas fram där det beskrivs vad som gjorts och erfarenheter från detta. Materialet är tänkt att förenkla för volontärer att planera liknande initiativ framöver.
• Utkast på ett stort antal utbildningsmoduler för learn.wiki tas fram. Modulerna kommer att implementeras i slutet på 2024.
• Ett Memorandum of Understanding med Europeiska investeringsbanken har ingåtts. Det är ett första steg för ett fördjupat samarbete och kan öppna upp finansieringsmöjligheter.
• En större lansering av 100 000 Bildminnen planeras med Nordiska museet.
• En slutrapport för 100 000 Bildminnen har delats med Nordiska museet.
• Ett nytt kampanjkoncept med fokus på hotat kulturarv har utvecklats. Idén är att genomföra evenemang tillsammans med svenska ambassader och konsulat på samma sätt som WikiGap tidigare genomfördes. Finansieringsmöjligheterna från externa finansiärer för den här typen av arbete bedöms som mycket goda men ligger en bit framåt i tiden.
• Diskussioner har inletts med den svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.
• Ett medlemsmöte med fokus på Idéprogrammet har genomförts. Idéprogrammet kommer att uppdateras baserat på insikterna.
• Upphovsrättsutredningens betänkande har publicerats 19 januari 2024. Styrelsen har genomgått en utbildning runt innehållet. En utbildning för medlemmar planeras.
• Inledande kommunikation gällande Upphovsrättsutredningens betänkande har tagits fram.
• Planering för ett större evenemang runt AI, forskning och Wikimedia planeras till juni 2024. Det sker i samarbete med Stockholms universitet och Svensk biblioteksförening.
• Projektet HeritageGuard Network: Empowering Communities to Safeguard Cultural and Natural Treasures through Crowdsourced Digital Efforts (i korthet HGN) som finansieras av Svenska institutet har startat upp. I projektet samarbetar vi med Wikimedia Ukraina, Wikimedia Georgien, Wikimedia Polen och CEE Hub för att sammanställa insikter och planera för crowdsourcing av kultur- och naturarv som är hotat av olika orsaker, såsom krig och konflikter eller global uppvärmning. Projektet utreder även hur tematiska och regionala hubbar kan samarbeta.
• Metabase har nu passerat 750 sidor.

Kommande händelser

• Verksamhetsplan 2024 färdigställs.
• Budget 2024 färdigställs.
• Arbetsplan för året färdigställs.
• Projekten för 2024 startas upp.
• Verksamhetsberättelse 2023 färdigställs.
• Bokslutsarbetet för 2023 färdigställs.
• Verksamhetsinriktning för 2025 färdigställs.
• Revidering av ansökan till Wikimedia Foundation färdigställs med en uppdaterad plan för verksamhetsåret 2024.
• Mångfaldsrapport för 2023 tas fram.
• Klimatrapport för 2023 tas fram.
• Implementeringen av insatser som skett baserat på insikter från klimatrapporten kommer att sammanställas inför årsmötet.
• En ny version av inköpspolicyn föreslås till styrelsen. Insikter från klimatrapporteringsarbetet kommer att inkorporeras.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussioner/workshops om hur den tematiska hubben kan organiseras och styras kommer att organiseras fram till mitten av 2024.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationellt koordinering av WikiGap fortsätter.
• Slutrapporter för de projekt som avslutas i december tas fram.
• En omstrukturering av stöd till gemenskapen planeras där mer beslut flyttas över till gemenskapen. De budgeterade resurserna för arbetet planeras att vara oförändrade 2024.
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• Ett koncept för hur organisationsmedlemskap för mindre organisationer ska implementeras tas fram, baserat på motionen från årsmötet 2023.
• Uppstartsmöte i Stockholm den 14-16 februari för HeritageGuard Network. Deltagare från de tre länderna är på plats och vi deltar även på ett evenemang med Ukrainsk GLAM-personal som Riksantikvarieämbetet anordnar.

Årsmötesplanering

• Styrelsen beslöt att motioner till årsmötet skall vara inlämnade senast fredagen den 15 mars.
• Styrelsen beslöt att utlysning av Wikimedia-priset görs på motsvarande sätt, som de senaste åren. Nomineringar skall lämnas in senast fredagen den 15 mars och utdelning av priset sker på årsmötet.
• Medlemsutskick med information om årsmötet kommer att ske enligt rutin.
• En proposition om hur ofta Klimatrapporten bör tas upp på årsmötet skall läggas fram.

Försäljning av aktier

• Aktier till ett värde av 300 015 kr har sålts i samband med bokslutsarbetet.
• Styrelsen beslöt att ge i uppdrag till Sven-Erik, Mattias och John att komplettera placeringspolicyn med strategi för principer för försäljning av aktier.

Budgetinriktning

• Arbete pågår. De stora intäkterna som är säkra och förväntade, liksom säkra utgifter, är listade. John visade siffrorna, vilka var indikativa.

Avstämning av placeringar

• Avstämning av placeringarnas omfattning kontra placeringspolicyn.
  • Uppföljning av efterlevnad av placeringspolicyn görs i mars enligt protokoll 2023-03-01.

Föreningens måluppfyllelse

• Enligt årscykel: Följa upp och utvärdera föreningens måluppfyllelse. Beslutspunkt: vid behov ta beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter. Dock enligt protokoll 2022-10-01 behandlas det på styrelsemöte före årsmötet.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.

Övriga frågor

• Medlemskap i Swedsoft. Medlemsavgiften hade enligt fakturan höjts kraftigt. John skulle undersöka om beloppet var korrekt. Styrelsen ansåg att det i annat fall var rätt att se över medlemskapet.
• Ett memo om uppdrag för utveckling av Open Refine hade tagits fram och diskuterades av styrelsen.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.