Mötesprotokoll/Protokoll 2022-10-01

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 26 oktober 2022 kl. 19.27 (CEST)
Justerare Sofie Sigrinn (diskussion) 26 oktober 2022 kl. 18.05 (CEST)Svara[svara]


Tid
Lördag 1 oktober 2022 klockan 10.30–15.00 på kontoret och via Google Meet.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Per Hasselberg, Johanna Berg, Sofie Jansson, Brit Stakston (online), Ylva Pettersson (online), John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Olle Terenius (avgått 2022-09-15)

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justerare

  • Sofie Jansson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Projekt/budget 2022

Budgetuppföljning

  • Den utskickade ekonomiska sammanställningen gicks igenom och diskuterades.

Ledningsrapporter för projekt

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.
Ansökningar
  • Ett avtal med Musikverket för konsultarbete för arbete i november 2022 har färdigställts.
  • En ansökan till Kulturbryggan har skickats in. Vi har sökt finansiering på 1,44 miljoner kronor. Fokus är på att göra det lättare att dela små mängder med mediafiler, till exempel för ett förlag att dela porträttfoton på författarna.
  • Två ansökningar till Institutet för språk och folkminne (ISOF) har skickats in. Vi har sökt finansiering på totalt 730 000 kronor. Båda fokuserar på de nationella minoritetsspråken där en handlar om evenemang och instruktionsmaterial och den andra på att samla in taldata för att kunna aktivera Wikispeech på minoritetsspråket.
  • Vi har blivit inbjudna till en ansökan med Arkitektur och designcentrum där vårt deltagande sker i ett fortsättningsprojekt år 2024.
  • Vi diskuterar ett möjligt projekt tillsammans med Azote.se och Konstfrämjandet runt forskningskommunikation.
  • Kontakter har skett med Allmänna Arvsfonden för att diskutera finansieringsmöjligheter för några utvalda projektidéer. Inledande feedback är god. En ansökan för ett treårsprojekt på upp till 10 miljoner kronor är möjligt.
  • Diskussioner med Wikimedia Foundation om finansieringsmöjligheter för hubben har försenats och kommer att tas i början av oktober.
  • Kontakter planeras för Erasmus+, SIDA och ForumCiv för att diskutera finansieringsmöjligheter för några utvalda projektidéer förbereds under oktober.
Viktiga händelser
  • En större genomgång av ekonomin samt verksamhetsplanering för H2 har genomförts. Wikimedia Foundation kommer att kontaktas om de justeringar som skett i närtid.
  • Projektsidor på wikin har reviderats och uppdaterats.
  • Policy för distansarbete har förhandlats med Unionen och har nu antagits.
  • Rapportering till Giva Sverige har färdigställts.
  • En större uppdatering och omstrukturering av vår serverinfrastruktur har färdigställts.
  • Deltagandet på Wikimedia Summit möjliggjorde för oss att presentera våra idéer runt hubben och lära av andra som försöker organisera hubbar och diskutera samarbeten med dem.
  • Projektet Wikipedia för hela Sverige har påbörjats.
  • Eric Luth har blivit utvald som expert till utredningen "En översyn av vissa frågor om upphovsrätt". Upphovsrättsutredningen innefattar även frågor där föreningen inte tidigare har utvecklat en ståndpunkt. Andra organisationer som är representerade är Bildupphovsrätt, Stim, Copyswede, Tidningsutgivarna, SVT, Journalistförbundet, Kungliga biblioteket, Svenskt näringsliv, Juridiska institutionen på Stockholms universitet samt advokatbyrån Vinge.
  • Arbete med ett flertal olika initiativ skedde i samband med valet 2022.
    • Ett seminarium för journalister har genomförts. Ytterligare ett evenemang planeras.
    • Partierna har kontaktats om att släppa bildmaterial på förtroendevalda att illustrera Wikipedia med. Socialdemokraterna och Sverigedemokraterna släppte bildmaterial.
    • Valmyndigheten har släppt data som vi arbetar på att tillgängliggöra.
    • Kontakter har skett med ett antal nya riksdagsledamöter om möten.
  • Vårt arbete med vidareutvecklingen av verktyget ISA Tool har fortsatt. Vi arbetar med att inkludera datorseende (bildanalys genom maskininlärning) av bildmaterial som laddats upp på Wikimedia Commons och flera viktiga delar har färdigställts. En ny konsult, Florence Devouard, har knutits till arbetet. Hon kommer att arbeta med att förankra arbetet med volontärgemenskapen.
  • Arbetet med att förankra hur stöd till volontärutvecklare bör organiseras och hur vi kan säkerställa långsiktigt underhåll av strategiskt viktiga verktyg har fortsatt. Diskussioner har skett med volontärutvecklare och med GLAMwiki-personal. Härnäst kommer diskussioner att ske med andra Wikimediaorganisationer som utvecklar verktyg samt med verksamhetscheferna i rörelsen.
  • Arbetet med FN-organ har fokuserat på att ta fram ett standardiserat Memorandum of Understanding (MoU). Flera av organen har uttryckt stort intresse av att fördjupa arbetet, men våra begränsade resurser är dock ett hinder.
  • Möten har skett med FN:s befolkningsfond (UNFPA) och Internationella energirådet (IEA) för att diskutera olika aspekter av samarbete. Diskussioner förs även med Europeiska investeringsbanken (EIB) om ett möjligt samarbete.
  • Föreningen är med och anordnar evenemanget European GLAM coordinators meeting och två från personalen och en konsult deltog på plats. Fokus låg på att introducera GLAMwiki-personalen till våra initiativ inom hubben för Helpdesken samt stöd för underhåll och vidareutveckling av strategiska verktyg.
  • En mer omfattande kommunikation om vår Helpdesk samt expertkommittén har skett vilket har lett till att hela sju förfrågningar har kommit in. Förfrågningar har kommit från Indien/Sverige, Kanada, Indien, Guinea, Kroatien, Storbritannien och Bangladesh. Expertkommittén för Helpdesk har påbörjat sitt arbete.
  • Arbetet har påbörjats gällande arbetsgrupper som en del av vår Helpdesk. Dessa öppnar upp för andra experter i rörelsen att bidra.
  • Kontakter med ESEAP Hub har initierats för möjligt samarbete mellan hubbinitiativen.
Kommande händelser
  • Experimenterande har påbörjats med Wikibase. Arbetet har två mål: att ge oss nödvändig expertis för att kunna beskriva möjligheterna med plattformen bättre för till exempel GLAM-organisationer samt att experimentera med Wikibase för att strukturera information om Wikimediarörelsens arbete, exempelvis om olika projekt, olika typer av rapporter, utbildningsmaterial m.m. som skapats och liknande. Praktikant eller dylikt kommer att engageras för att lägga in data i vår Wikibase-installation kommande månader.
  • Arbete med att utveckla nya måltal för verksamheten fortsätter.
  • Upprättandet av en kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med lämpliga leverantörer pågår. Diskussioner förs med flera Wikimediaorganisationer om detta.
  • En rapport baserat på intervjuerna med Wikimediaföreningar om hur de arbetar med innehållspartnerskap är snart färdig för publicering.
  • En visselblåsarpolicy kommer att utvecklas och ett förarbete sker tillsammans med Deloitte (pro bono).
  • Vi vidareutvecklar den årliga klimatpåverkansrapporten och förenklar processerna tillsammans med Deloitte (pro bono).
  • Vi tar fram en grund för en årlig mångfaldsrapport tillsammans med Deloitte (pro bono).
  • En riskanalys för föreningen utvecklas.
  • Riktlinjer för föreningsengagemang färdigställs. Ett antal frågor kommer att behöva diskuteras av styrelsen då det handlar om större strategiska vägval och positioneringar.
  • En enkät om ideologi har tagits fram och kommer att skickas ut till alla medlemmar. Resultatet kommer att diskuteras på ett av höstens medlemsmöten.
  • Diskussioner pågår om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag. Samtal har skett med Wikimedia Deutschland och Wikimedia Österreich och det finns en vilja att fortsätta arbeta tillsammans runt detta. Inledande kontakter har därför nu tagits med Wikimedia Foundation. Ett memo där risker, åtgärder och möjligheter presenteras kommer att sammanställas till styrelsen.
  • Förberedelser för WikiGap 2023 kommer att påbörjas. Detta inkluderar både diskussioner med Utrikesdepartementet samt andra möjliga externa partnerorganisationer samt kontakter med Wikimediaorganisationer.
  • Ett underlag tas fram om Wikimedia Sverige bör delta i kampanjen "Universal right to install any software on any device".
  • Ett möjligt samarbete med Litteraturbanken, som nu är knuten till Svenska akademin, utreds.
  • Arbetet med verksamhetsberättelsen för 2022 har initierats.
  • Arbetet med verksamhetsplan för 2023 har initierats.
  • Förberedelser inför Wikipediadagen 2023 har initierats.
  • Personalsamling och möte med personal och styrelse sker i början av oktober.

Policyer

Rapportering till Giva Sverige

  • Rapportering av Wikimedia Sveriges efterlevnad av Giva Sveriges kvalitetskod har gjorts. Vissa avvikelser har identifierats och åtgärder har redovisats. Nedanstående punkter utgör protokollförande av genomförda punkter under verksamhetsåret 2022.
    • Dragning av måluppfyllnad: Har skett vid styrelsemötet före årsmötet.
    • Utvärdering av högste tjänsteperson: Ansvaret för detta ligger på HR-utskottet och utvecklingssamtal med verksamhetschefen genomfördes av ordföranden 2022-05-30.
    • Högste tjänstepersons lön och övriga ersättningar: Nu gällande anställningsavtal för verksamhetschefen tecknades 2020-03-19. Lönerevision gällande från och med 2022-04-01 skedde 2022-05-31 och innebar en uppräkning av lönen, men ingen förändring av anställningsvillkor, övriga ersättningar eller pensionsvillkor gjordes.
  • För framtiden har rapportering från HR-utskottet till styrelsen beträffande utvärdering av verksamhetschefen och lönerevision lagts in i årscykeln i juni.
  • Dragning av måluppfyllnad kommer att läggas in i årscykeln enligt följande: vid styrelsemötet före årsmötet, samt vid septembermötet.

Personalfrågor

  • Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.

Övriga frågor

  • Olle Terenius har lämnat styrelsen av personliga skäl 2022-09-15.
  • Styrelsen beslöt att gå med i den internationella upphovsrättskoalitionen A2K och ställa sig bakom dess "mission statement".
  • Undertecknande av ett öppet brev från Free Software Foundation Europe diskuterades. Styrelsen beslöt att ta upp frågan på kommande styrelsemöte.
  • NC/ND-licenser: John rapporterade om en förfrågan om att ladda upp upp medicinskt bildmaterial med NC/ND-licens till NC Commons. Styrelsen ställde sig avvisande till det.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.