Distansarbetspolicy

Antagen av föreningens styrelse den 27 augusti 2022 med förbehållet att det skall göras en förhandlingsframställan till Unionen innan den formellt kan godkännas av styrelsen, vilket skedde vid styrelsemötet 1 oktober 2022. (se protokoll och protokoll för beslut).

Bakgrund

Huvudarbetsplatsen är organisationens kansli i Stockholm och är personalens tjänsteställe om inget annat har överenskommits.

Med regelbundet distansarbete avses här arbete som arbetstagaren, efter överenskommelse, regelbundet utför på annan plats än på huvudarbetsplatsen. Denna arbetsplats är arbetstagarens tjänsteställe.

Oregelbundet distansarbete, exempelvis tillfälligt arbete hemifrån eller från sommarstugan, är då arbetet sker utanför tjänstestället under en kortare tidsperiod, vilket sker flexibelt och beslutas på situationsbasis av arbetsgivaren.

Wikimedia Sverige har under många år haft personal som efter överenskommelse har arbetat helt eller delvis på distans. Föreningens verksamhet är digitaliserad till väldigt hög grad vilket skapar goda förutsättningar för regel- eller oregelbundet distansarbete.

Föreningens verksamhet sker i ökad utsträckning på olika platser i Sverige samt internationellt. Med en personalstyrka som är geografiskt utspridd underlättas arbetet av att personalen befinner sig närmare olika lokala delar av gemenskapen och partnerorganisationer och det tydliggör att vi prioriterar fler delar än Stockholm.

Att kunna arbeta på distans ökar flexibiliteten för medarbetare. För arbetsgivaren skapar det möjligheter vid rekrytering och för att personalen skall fortsätta arbeta inom organisationen.

Syfte

Syftet med policyn är att tydliggöra hur regel- eller oregelbundet distansarbete för personalen organiseras i föreningen, för att säkerställa att distansarbetet skapar ett mervärde både för arbetsgivaren och medarbetaren.

Policy

Genom policyn beskrivs de förväntningar och krav som är kopplade till regel- eller oregelbundet distansarbete, där detta skiljer sig från att ha sin huvudsakliga arbetsplats på kansliet.

Utgångspunkten är att föreningen ska erbjuda en flexibel och generös arbetsmiljö där organisationen är en trygg, innovativ och effektiv arbetsplats. Allt distansarbete bygger på ett ömsesidigt förtroende mellan arbetsgivaren och medarbetaren, där arbetsgivaren alltid är bestämmande part.

Föreningen ska sträva efter att anta metoder och processer som möjliggör att all personal, oavsett tjänst, kan arbeta helt eller delvis på distans. Det är arbetsgivaren som beslutar när regel- eller oregelbundet distansarbete är möjligt för en viss tjänst samt hur stor del av arbetstiden som kan genomföras på distans. Arbetsgivaren och medarbetaren kan gemensamt besluta om att en kortvarig testperiod kan genomföras och därefter utvärderas för en förlängning.

Regelbundet distansarbete ska bygga på en skriftlig överenskommelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska sträva efter att ordna en kontorsplats på huvudarbetsplatsen så snart som möjligt om medarbetaren begär att få arbeta där. Det ska också vara klarlagt hur och när arbetstagaren nås, till exempel vid externa kontakter eller av kollegor.

När regelbundet distansarbete beslutas om ska arbetsgivaren och arbetstagaren enas om var arbetet huvudsakligen ska ske. Huvudregeln är att regelbundet distansarbete sker från arbetstagarens hem. Om tjänstestället inte är på huvudarbetsplatsen så blir den ort och plats där mer än halva arbetstiden sker arbetstagarens tjänsteställe, vilket har en skatterättsligt påverkan.^[1]

En medarbetare kan även jobba delar av tiden på en annan organisations kontor. Detta sker om föreningen har eller vill utveckla ett partnerskap med den organisationen. Ett sådant upplägg sker endast efter överenskommelse med arbetsgivaren.

Oavsett överenskommen omfattning kan arbetsgivaren, med skälig tids förvarning, kalla in arbetstagaren till huvudarbetsplatsen för att arbeta där under en period som annars skulle ägnas åt regel- eller oregelbundet distansarbete. Arbetstagaren står själv för resor till och från arbetstagarens tjänsteställe, om inte annat specifikt har överenskommits.

För att säkerställa att personalgruppen har bästa möjliga förutsättningar för sammanhållning och samarbete, bygga tillit och möjliggöra produktivitet ska personalen träffas flera gånger under året på olika aktiviteter inom ramen för sina arbeten. Deltagandet i dessa aktiviteter är obligatoriska oavsett arbetstagarens tjänsteställe både för den som arbetar på distans och på kansliet, om inte annat överenskommits. Kostnaderna för resor till dessa aktiviteter bekostas av arbetsgivaren.

Arbetsmiljö

Ansvaret för arbetsmiljön kvarstår hos arbetsgivaren även vid regelbundet distansarbete och även vid oregelbundet distansarbete. För att försäkra att arbetsmiljön och arbetsplatsens utformning inte medför risk för ohälsa eller olycksfall ska arbetsgivaren och arbetstagaren diskutera hur arbetsplatsen kommer se ut för att minimera riskerna för arbetsplatsolycka innan regelbundet distansarbete godkänns. Arbetstagaren är även skyldig att meddela om det uppkommer risker i arbetsmiljön på distansarbetsplatsen och möjliggöra för arbetsgivaren att bedöma risker, vilket i huvudsak sker genom videovisning av arbetsplatsen.

Vid regel- och oregelbundet distansarbete är det arbetstagaren som ansvarar för att iordningställa arbetsutrymmet på tjänstestället så att det är utformat och inrett på ett lämpligt sätt ur arbetsmiljösynpunkt. För personal som, efter överenskommelse, arbetar på en distansarbetsplats kan föreningen bekosta utrustning så att distansarbetsplatsen är acceptabel ur arbets- och arbetsmiljösynpunkt. Kostnader för exempelvis internetanslutning och elektricitet belastar arbetstagaren.

Arbetstid för personal som distansarbetar skiljer sig inte från personal som arbetar på huvudarbetsplatsen, om inget annat avtalats. Föreningens regler runt arbetstid finns fastslaget i Arbetstid för anställda.

Ansvar

Styrelsen beslutar om policyn och verksamhetschefen är ytterst ansvarig för uppfyllande av policyn om regel- och oregelbundet distansarbete.

Verksamhetschefen ansvarar för att avgöra om personalen ska erbjudas möjlighet att arbeta på distans och om att dra tillbaka möjligheten.

Arbetsmiljöombudet deltar i utvärderingen av distansarbetsplatsernas arbetsmiljö, tillsammans med verksamhetschefen.

Se även

Referenser

↑ Skatteverket – Rättslig vägledning

[1] Skatteverket – Rättslig vägledning

[1]