Medlemskap/Zynatic/Nytt medlemskap

Nedan beskrivs hur vi hanterar de olika sätt som en person kan bli medlem i föreningen på. En person kan registrera sig som medlem online, via en pappersblankett eller på plats, t.ex. i samband med ett evenemang. Om registrering av en ny medlem sker plats bör personen själv skapa kontot i Zynatic (via en lånelaptop), så att hen kan styrka samtycke och se till att alla personuppgifter blir korrekta.

En person registrerar sig via nymedlem.wikimedia.se

1. Personen loggar in på http://nymedlem.wikimedia.se (notera ingen https).
2. Samtliga krävda uppgifter, inkl. samtycke, fylls i.
   1. För organisationsmedlemmar:
      • bör organisationens namn anges som efternamn.
      • bör fakturaadressen anges snarare än postadress.
      • bör kontaktperson anges med "Att: " i Adressrad 1.
3. Personen väljer ett av betalningsalternativen
   1. Betala senare
      • Zynatic skickar automatiskt ut en faktura som personen betalar, eller personen betalar inifrån systemet senare.
   2. Betala med kort, Paypal eller Swish.
      • Personen betalar i enlighet med Förnyat medlemskap > Förnyelse via Paypal inifrån systemet.
4. Systemet skickar ett välkomstmejl till personen.

En person registrerar sig via pappersblankett

1. Kanslipersonal tar emot blanketten.
2. Medlemskonto skapas i Zynatic
   1. Admin loggar in i Zynatic
   2. Admin -> Ny medlem -> Fyll i info
   3. Spara med välkomstmeddelande
3. Admin skickar en faktura eller registrerar betalning.
4. Dokumenten arkiveras
   1. Pappersformulär (och ev. målsmans samtycke) kompletteras med medlemskaps-id samt medlemsarkiv-id.
   2. Pappersformulär (och ev. målsmans samtycke) skannas och arkiveras i Google Drive [Ekonomi/ÅR/Medlemmar/Medlemsarkiv] samt i arkivpärmen [Medlemsarkiv].
   3. Medlemsinformationen i Zynatic kompletteras med medlemsarkiv-id.

En person registrerar sig på plats

Personen registrerar sig på http://nymedlem.wikimedia.se (se mer information ovan) eller fyller i en pappersblankett och lämnar till någon i kanslipersonalen.

Betalning av medlemsavgift vid registrering på plats

Om en person registrerat sig som medlem online och vill betala på plats, går det bra. Det bästa är om hen själv kan t.ex. swisha eller använda något av de andra betalningsalternativen i Zynatic. Medlemmen kan dock också betala kontant. Den kanslipersonal som tar emot kontanterna swishar då pengarna till föreningen med medlemmens medlemsnummer som meddelande.

Om det inte finns möjlighet att registrera sig online och personen därför fyller i en pappersblankett och vill betala på plats finns inget medlemsnummer att använda som meddelande. Kontrollera då att en e-postadress finns på pappersblanketten och skriv meddelandet "Medlem: [e-postadress]" vid betalning av medlemsavgiften. Om personen betalar kontant kan den kanslipersonal som tagit emot pengarna vänta med att överföra dem tills ett medlemsnummer finns.

Personen kan välja att betala medlemsavgiften senare, men medlemskapet inte är giltigt förrän betalningen genomförts.

Uppföljning av ny medlem som väljer att betala senare

En person som registrerar sig som medlem har inte ett giltigt medlemskap förrän hen betalat medlemsavgiften. Om hen inte betalar medlemsavgiften efter att en påminnelse skickats, tas uppgifterna om hen bort ur medlemssystemet. För att hålla reda på detta följs det upp i en logg, som hanteras enligt nedan.

1. En person registrerar sig som ny medlem. Zynatic skickar automatiskt ett mejl till info@wikimedia.se och informerar om att en ny medlem har registrerat sig.
2. Admin loggar in i Zynatic och kollar om den nya medlemmen har betalat medlemsavgiften. Om medlemsavgiften är obetald, så har hen valt att betala senare och systemet har skickat en faktura till hen. Admin skriver då upp detta i en logg.
3. Med hjälp av loggen följer admin upp om fakturan betalas, och skickar en påminnelse om fakturan förfaller, och ringer personen om påminnelsen förfaller.
4. Om påminnelsen förfaller ringer admin upp medlemmen, om hen har lämnat ett telefonnummer. Ett försök att ringa görs. Om ingen svarar men det går att tala in ett meddelande, säger admin: Hej Förnamn, det här är Förnamn Efternamn hos Wikimedia Sverige. Du fyllde i en ansökan om medlemskap hos oss i månad. Vi har skickar en faktura och en påminnelse gällande medlemsavgiften, men inte fått någon inbetalning från dig. Om jag inte hör ifrån dig under veckan, så tar vi bort din ansökan om medlemskap. Du är välkommen att ansöka om medlemskap igen, vi har dig gärna som medlem i föreningen. Du når mig på telefonnummer eller på info@wikimedia.se om du har frågor.