Projekt:Jämställdhet på Wikipedia 2015/Diversity conference 2017
- Se även learning patterns om att anordna konferenser
Steg för att hitta bra konferenslokal
- Identifiera kriterier för vilken typ av lokal som behövs.
- Efterforska lämpliga lokaler
- Begär in offerter
- Gör platsbesök
- Jämför olika lokaler
- Skriv kontrakt med den mest lämpliga lokalen
Logistiska krav
- Antal förväntade personer
- Hur nära behöver boende och föreläsningssal vara? Behöver alla deltagare bo på samma ställe?
- Mat i samband med konferensen – finns den på stället eller i närheten?
- Ska det vara lugna kvällar eller möjlighet till socialisering? (Om fredagkvällens Välkomstmingel är i samma lokal som den övriga konferensen finns chans att även filma delar av den med samma utrustning som redan är uppsatt för programdagarna.)
- Nätkabel som klarar av att streama live (spec hur stark?)
- Behövs skrivare, kopiator?
- Vilken typ av konferensutrustning krävs?
- Lätthet att ta sig från flygplats
- Tillgänglighet
Logistiska önskemål
- Streamingmöjligheter
Exempel
Som exempel, krav för Wikimedia Conference:
- Ett stort plenarrum för 200 deltagare
- Två workshop-rum, 100 kvadratmeter vardera
- tre-fyra workshop-rum på 50 kvadratmeter
- Ett "back office"
- Område för registrering och frågor
- Wifi med tillräckligt bra hastighet
Budget
Att tänka på
- Det kan både spara tid och pengar att ha boende och lokaler på samma ställe.