Projekt:Organisationsutveckling 2021/Slutrapport

Bakgrund och syfte

Årsrapporten sammanfattar vad som har genomförts i projektet under ett år, identifierar svagheter och möjligheter, och blickar framåt. Den är ett tillfälle i verksamheten att stanna upp och fundera över projektets riktning.

Frågorna nedan kan besvaras i löpande text, som kortare sammanfattningar.

Måluppfyllnad

• Uppfylldes projektmålen för året? Jämför med sammanställningen i dokumentet Uppföljning verksamhetsmål 2017–2021.
  • Flera viktiga steg togs för att förbättra organisationen med nytt praktikantprogram, nya policys och riktlinjer samt arbete för att utröna vad vi vill se i ett framtida kontor. De två verksamhetsmålen som fokuserar på fortbildning av personal och styrelse uppfylldes dock inte. Vi genomförde dock fler internutbildningar än vad vi vanligtvis gör under ett år, vilket var enligt plan.
• Om ja, var det något särskilt arbetssätt eller upplägg som bidrog till ett framgångsrikt genomförande?
  • Internutbildningarna var positiva och uppskattades av personalen.
• Om nej, finns det några särskilda skäl till detta?
  • Det var svårt att skapa intresse för att sätta av tid för att gå digitala utbildningar.
  • En ordentlig inventering bör ske av vilka olika utbildningar som finns och varför de vore relevanta för vår verksamhet. Andra civilsamhällesorganisationer bör kontaktas om de har tips och råd gällande lämpliga utbildningar för personal.

Påverkan

• På vilka sätt bidrog projektet under 2021 till att föra föreningen mot dess vision?
  • Projektets fokus på långsiktigt förbättringsarbete och att sätta upp strukturer för att organisationen ska kunna öka i effektivitet och storlek är viktigt för att uppnå visionen på lång sikt. De verksamhetsmål som finns matchar dock dåligt mot det.
• Uppmärksammades projektet eller dess resultat av några externa aktörer, såsom våra partner eller media?
  • Detta är ett internt projekt och resultaten har inte kommunicerats aktivt.
  • Teambuildingaktiviteten skedde på Tekniska museet och på Nationalmuseum och skapade därigenom kontaktytor mellan organisationerna.

Arbetsinsats

• Var detta ett krävande och/eller stressigt projekt att genomföra? Om ja, varför? Skulle något kunna göras annorlunda?
  • Det finns få externa deadlines, men p.g.a. föräldraledighet behövde en del arbete med policys och personalaktiviteter skyndas på mer än vad som annars varit fallet vilket skapade viss extra belastning.
  • Målet med externa utbildningar fortsätter vara svårt att uppnå vilket skapar viss stress. Det är svårt att hitta utbildningar, speciellt för styrelsen.
• Kunde du återanvända material från tidigare projekt? Om nej, varför inte?
  • Vi kunde återanvända delar av materialet vi skapade vid vår senaste kontorsflytt. Vi kunde även dra nytta av våra erfarenheter med praktikanter för att planera en mer strukturerad insats.
• Var budgeten tillräckligt stor för projektets genomförande?
  • Det fanns tillräckligt med medel avsatt för utbildningar, men de användes ändå inte upp.
  • Möjligheten att förbättra organisationen är i stort sett oändliga och budgeten är därför svår att avgränsa utan tydligare måltal. Allt planerat arbete förutom krisplaneringen kunde genomföras som planerat.
• Höll tidsplanen? Om inte, finns det något att utveckla kring varför?
  • Den djupare krisplanering som planerats skedde inte p.g.a. föräldraledighet under årets sista månader.
• Finns det något som kan göras för en om möjligt ännu bättre balans mellan arbetsinsats och resultat?
  • Gällande utbildningarna skulle en sammanställning av möjligheter behöva ske så att personalen enklare kan välja. Nu tar det för mycket resurser i anspråk att hitta igen utbildningar.

Lärdomar

• Vad tar du med dig från arbetet med projektet under året, framåt i ditt arbete?
  • Föreningens förbättringsarbete har kommit långt, men arbetet är viktigt att fortsätta med då vi fortsätter att växa.
  • Den internationalisering vi planerar för i personalstyrkan kommer att kräva ett stort extraarbete.
  • Det arbete med policys och riktlinjer som sker måste kompletteras med en ordentlig utbildning för ny personal för att säkerställa att de fullt ut förstår dem. Det blir extra viktigt om ny personal inte tidigare har arbetat i en svensk organisation.

Strategisk förändring

• Behöver fokus och aktiviteter i projektet förändras något under 2022 för att motsvara föreningens nya strategiska inriktning?
  • Fokuset på att "Undvika personberoende, och parallellt ha en balanserad kompetensprofil för personal, styrelse och volontärer." samt "Det är enkelt för medlemmar och andra intresserade att hitta och ta del av information om vilka Wikimedia Sverige är, och vilken verksamhet föreningen bedriver." bör hanteras inom ramen för det här projektet. Måltal för detta behöver utvecklas.