Projekt:Synlighet 2021/Slutrapport

Bakgrund och syfte

Årsrapporten sammanfattar vad som har genomförts i projektet under ett år, identifierar svagheter och möjligheter, och blickar framåt. Den är ett tillfälle i verksamheten att stanna upp och fundera över projektets riktning.

Frågorna nedan kan besvaras i löpande text, som kortare sammanfattningar.

Måluppfyllnad

Uppfylldes projektmålen för året? Jämför med sammanställningen i dokumentet Uppföljning verksamhetsmål 2017–2021.
- Nej, sammantaget nådde vi inte upp till målet om ökad medienärvaro. Dock har vi fått fler följare och ökat vår synlighet på Twitter och Instagram och till viss del även på Facebook och i nyhetsbrevet. Sammanställningen över våra mätetal i sociala medier sker genom ett annat måluppfyllnadsdokument än uppföljning av verksamhetsmål.

Om ja, var det något särskilt arbetssätt eller upplägg som bidrog till ett framgångsrikt genomförande?
- Mer aktivt arbete med att nå ut till personer som skulle vilja följa oss i sociala medier.

Om nej, finns det några särskilda skäl till detta?
- Mer fokuserat arbete med högre frekvens i sociala medier.

Påverkan

På vilka sätt bidrog projektet under 2021 till att föra föreningen mot dess vision?
- Genom aktiviteterna i projektet Synlighet 2021 har vi dels försökt sprida kunskap om vår verksamhet och våra projekt, vilket förhoppningsvis har lett till att fler har fått upp ögonen för fri kunskap. Dels har vi försökt nå fler personer som kan tänka sig att vara med och bidra till den fria kunskapen. Vi har också försökt beskriva hur vi skapar en bättre värld genom fri kunskap.

Uppmärksammades projektet eller dess resultat av några externa aktörer, såsom våra partner eller media?
- Eftersom projektet syftar helt till extern synlighet lyckades vi med detta. Bland annat fick vi mycket extern uppmärksamhet kring vår 20-årsdag och över de mest lästa artiklarna på Wikipedia 2020, som torgfördes genom Synlighet 2021.

Arbetsinsats

Var detta ett krävande och/eller stressigt projekt att genomföra? Om ja, varför? Skulle något kunna göras annorlunda?
- Det är relativt krävande då mycket av arbetet handlar om att formulera annan existerande verksamhet. Vi skulle kunna arbeta ännu mer strukturerat med informationsöverföring. Vi testade en modell där medarbetarna deltog i regelbundna samtal för att prata om extern kommunikation, men detta prioriterades bort när vi istället lade den tiden på att handleda en praktikant. Det gjorde att projektet fick ett lite annat fokus.

Kunde du återanvända material från tidigare projekt? Om nej, varför inte?
- Både och. En del kontakter och listor kunde användas, och en del mallar i Canva. Annars bygger ju projektet i hög grad på att man skapar nytt material, vilket tar förhållandevis mycket tid. Detta har dock underlättats väldigt mycket genom att vi fått tillgång till layoutverktyget Canva.

Var budgeten tillräckligt stor för projektets genomförande?
- Budgeten överskreds, delvis för att vi lade fokus på att handleda en praktikant under året och för att vi ökade antalet nyhetsbrev. Mycket tid gick också åt till saker bortom vår kontroll, exempelvis Facebooks annonsverktyg.

Höll tidsplanen? Om inte, finns det något att utveckla kring varför?
- Något som tagit oerhört mycket tid under slutet av året är att hantera Facebooks annonsverktyg. Det är krångligt, sparar inte alltid som man vill, och framförallt kan annonser godtyckligt begränsas av Facebook, trots att det inte finns skäl till det. Det är något som gör det svårt att uppskatta tidsåtgången.

Finns det något som kan göras för en om möjligt ännu bättre balans mellan arbetsinsats och resultat?
- Projektet blir lätt upphackat, vilket är en del av dess natur. Med en dedikerad kommunikatör skulle arbetet troligen flyta på ännu bättre och ge större sammantagna effekter, eftersom den personen skulle kunna dra synergier av sitt eget arbete på andra sätt.

Lärdomar

Vad tar du med dig från arbetet med projektet under året, framåt i ditt arbete?
- Det är svårt att veta vad som ger riktig effekt när det gäller synlighet. Vilka nyheter media väljer att skriva om, vilka inlägg som uppskattas i sociala medier, vilka kampanjer som går bra och så vidare. Detta gör att verksamheten inom ramen för projektet alltid behöver förändras och anpassas, vilket kan vara svårt att minnas undertiden man arbetar.

Strategisk förändring

Behöver fokus och aktiviteter i projektet förändras något under 2022 för att motsvara föreningens nya strategiska inriktning?
- Projektets syfte är ju att kanalisera den verksamhet föreningen bedriver, materialet på våra projekt och så vidare. På så sätt kommer troligen projektet påverkas av den nya strategiska inriktningen i både syfte och innehåll. En kommunikationsstrategi skulle behöva utformas för att på ett ännu bättre sätt skapa extern synlighet i våra olika kanaler, och skapa bättre sammanhållen och ändamålsenlig kommunikation.