Utredning om nytt löne- och ekonomisystem

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Styrelsen beslöt vid mötet 2016-03-20 att tillsätta en utredning om nytt löne- och ekonomisystem. På denna sida kommer utredningsarbetet att redovisas.

Bakgrund

Föreningens ekonomisystem är CiviCRM, ett open source-system. Det har under åren utvecklats för att automatisera ett antal uppgifter, men det har också visat sig att tröskeln att lära sig det är hög, vilket försvårat såväl för ekonomipersonal, som för revisorer.

Leverantören av lönesystemet Bluegarden har meddelat den tjänsten kommer att upphöra i slutet av året.

Styrelsen ser det därför som lämpligt att se över valet av ekonomisystem i samband med byte av lönesystem. Styrelsen ser det inte som tvingande att systemen är open source.

Tid- och aktivitetsplan

Aktiviteter

  1. Sammanställning av nuvarande funktionalitet i systemen klar
  2. Framtagande av krav på nytt lönesystem klar
  3. Framtagande av krav på nytt ekonomisystem klar
  4. Prioritering av kraven
  5. Inventering av tillgängliga lönesystem klar
  6. Inventering av tillgängliga ekonomisystem klar
  7. Framtagande av utvärderingsmall
  8. Utvärdering av lönesystem
  9. Utvärdering av ekonomisystem

Tidplan

  • Delrapportering till styrelsemötet 2016-05-21. Punkterna 1–6 klara.
  • Slutrapportering till styrelsemötet 2016-08-27. Punkterna 7–9 klara.

Utvärdering

Sammanställning av nuvarande funktionalitet i systemen

Bluegarden

  • Molntjänst
  • Grunduppgifter om företaget
    • Bankuppgifter
    • Kollektivavtal (manuellt justerbar efter olika regler)
    • Fora-uppgifter
  • Medarbetaruppgifter
    • Sysselsättningsgrad, arbetsschema
    • Lön
    • Skatteuppgifter
    • Semester
    • Tillägg/avdrag
    • Kostnader fördelade på olika projekt (t.ex. Traktamenten, restid, mobilavdrag mm.)
  • Grunduppgifter (vid start av användning av systemet, t.ex. balanskonto, sparade semesterdagar mm.)
  • Export bokföringsfiler
  • Export av elektroniskt Arbetsgivardeklaration
  • Export av kontrolluppgifter
  • Extra löneutbetalningar
  • Lönespec via e-post

CiviCRM

  • Öppen källkod
  • Förvaltning av autogiromedgivanden, skapande av betalningsfiler, import av autogirobetalningar
  • Import av bankgiroinbetalningar (automatiskt matchning mot fakturanummer, medlemsnummer eller namn)
  • Import av Swish-betalningar (matchning mot medlemsnummer eller telefonnummer)
  • Utskick av nyhetsbrev, kallelser, medlemsinformation, medlemsavgifter mm (inkl. utskick inom begränsat område eller begränsade grupper [targeting])
  • Projekthantering - loggning av tid och kostnader på olika projekt (automatiskt bokföring med schablontimmkostnader samt i efterhand kvartalsvis justeringar för de faktiska kostnader för varje anställd och projekt)
  • Hantering av online-donationer och medlemsavgifter (automatiskt bokföring och tack-brev) med Kreditkort, Internetbanken och Bankgiro (OCR)
  • Medlemsregister inklusive medlemskapsansökan online
  • Utskick av pappersbrev med Bankgiro-inbetalningskort och OCR-nummer
  • Bokföring
  • Reseräkningar /utlägg
  • Elektroniskt verifikathantering
  • Elektroniskt avstämning med kontoutdrag från Swedbank och Skatteverket
  • Import/bokföring och periodisering av collectum-fakturan, periodisering/avräkning av Fora-försäkringar och IDEA-avgifter
  • Kontrolluppgifter till volontärer (utlägg, förmåner)
  • Offentlig sammanfattning av bokföring och nyckeltal
  • Kassaflödesprognos (planerade kostnader) och budgethantering (budgetar har dock inte riktig funnits under sista året...)

Krav på nya system

Lönesystem

  • Lönebesked
  • Digitala lönebesked
  • Beräkning av skatter och arbetsgivaravgifter
  • Export av ditigala deklarationer för Arbetsgivaravgifter, Kontrolluppgifter, Fora-/Collectum-koppling
  • Tidrapportering i app på projektnivå
  • Reseräkningar/utlägg
  • Molntjänst
  • Koppling till bank
  • Webbaserat
  • Stöd för aktuella lagar och Skatteverkets rekommendationer
  • Automatisk uppdatering av arbetsgivaravgifter och skattetabeller
  • Bokföring av semesterskuld
  • Inbyggda & spårbara attestrutiner för tidsrapportering, reseräkningar, löneutbetalning

Ekonomisystem

  • Funktioner i mobilappar
  • Koppling till bank
  • Molntjänst
  • Webbaserat
  • Kunna köras på Linuxplattform
  • Fakturering med OCR-nummer
  • Projektredovisning och uppföljning
  • Skicka e-faktura
  • Ta emot e-faktura
  • Verifikationslista
  • Periodisering
  • Periodisering av intäkterna baserade på faktiska lönekostnader på projektnivå
  • Rapporter huvudbok och balans- och resultaträkning
  • Export till Excel
  • Import från Excel
  • Import/export SIE
  • Import/export BgMax (bankgiro, autogiro)
  • Import Collectum
  • Kundreskontra
  • Leverantörsreskontra
  • Hantering av leverantörsfakturor
  • Årsavstämning/årsredovisning
  • Bokslut/kvartalsbokslut
  • Tidrapportering
  • Scanning av kvitton och fakturor
  • Hantering av medlemsregister
  • Projektredovisning
  • Projektbaserat
  • Webbattest
  • Avstämning av bankkontoutdrag
  • Avstämning av skattekontoutdrag
  • Rapporter
  • Likviditetsbudget
  • Inventarieregister

Icke-funktionella krav

Säkerhet

  • Lösenord skall maskeras under inloggning.
  • Systemet skall tvinga alla användare att logga in med unikt användarid och lösenord.
  • Cachning av lösenord i systemet för att undvika förnyad lösenordsinmatning vid senare inloggning är inte tillåten.

Spårning

  • Systemet skall logga vem som uppdaterat uppgifter och när.

Konsistens

  • Svarstider längre än 1,0 sekunder skall undvikas, men i det fall det krävs skall det indikeras på lämpligt sätt för användaren.
  • Systemet skall tillhandahålla lämpliga felmeddelanden när fel inträffar.
  • Lämplig hjälp i form av hjälptexter/manualer skall tillhandahållas.
  • Leverantören skall tillhandahålla support under kontorstid.

Tillgänglighet

  • Systemet skall klara tio samtidiga användare.
  • Systemet skall ha en tillgänglighet på minst 99,95 % (gäller molntjänster).
  • Systemet skall stödja inmatning av datum i kortformat, 6 siffror, utan århundrade och avskiljare "-". Århundrade är standardmässigt 20.. Systemet skall stödja svenskt datumformat YYMMDD.
  • Alla användare måste kunna logga in och ansluta till applikationen och förbli inloggade/anslutna tills dess de loggar ut utan att förlora någon session när systemet är belastat (gäller molntjänster).

Prestanda och svarstider

  • Systemet skall klara x transaktioner per dag.
  • Interaktion via tangentbord skall vara snabbare än interaktion med mus.
  • Systemet skall svara inom 0,3 sekunder, exklusive nätverksfördröjning, när användaren arbetar i dialoger eller söker efter ett informationsobjekt med unik nyckel.
  • Systemet skall svara inom 1,0 sekunder, exklusive nätverksfördröjning, när användaren öppnar dialoger, navigerar mellan sidor eller söker efter ett informationsobjekt utan unik nyckel.
  • Systemet skall stödja inloggning inom 1,0 sekunder, mätt från det att användaren trycker på knappen logga in tills det att nästa dialog visas.

Språk

  • Systemet skall vara tillgängligt på svenska i samtliga dialoger, dokumentation, felmeddelanden etc. som visas för användaren.

Prioritering av kraven

Lönesystem

Ekonomisystem

Inventering

Här sammanställs olika affärssystem, som finns på marknaden. Listan är inte komplett och att ett system återfinns här innebär inte att det nödvändigtvis kommer att utvärderas.

Öppen källkod

Proprietära och molntjänster

Framtagande av utvärderingsmall

Utvärdering

Metod: Sätt upp viktning i procent för respektive krav/kravområde; detta kan göras i flera nivåer av kravområden och krav. Totala vikten per nivå skall vara lika med 100 %. Vid utvärdering tilldelas systemet en bedömning, t.ex.: 0=Saknar funktionalitet, 1=Ej tillfredsställande funktionalitet, 2=Tillfredsställande funktionalitet, 3=Mycket bra funktionalitet. Summera sedan ihop poängen för samtliga områden.

Lönesystem

Ekonomisystem