Mötesprotokoll/Protokoll 2016-03-20

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 21 mars 2016 kl. 21.55 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)


Tid
Söndag 20 mars 2016 klockan 11.40-16.10 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Kristina Berg, Holger Motzkau (t.o.m. lunchen), Karin Åström Iko, Brit Stakston, Anna Troberg (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson, Elza Dunkels

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

  • Styrelsen beslöt att hålla följande styrelsemöten under verksamhetsåret:
    • 21 maj klockan 10.30-17.00 på kontoret (finansiell strategi)
    • 20 juni behovsstyrd reservtid, klockan 19.00 (på kontoret/via Skype)
    • 27 augusti: Medlemsmöte
    • 28 augusti klockan 9.30-17.00 på kontoret (verksamhetsplan)
    • 24 september klockan 10.30-17.00 på kontoret (FDC-anökan)
    • 24 oktober behovsstyrd reservtid, klockan 19.00 (på kontoret/via Skype)
    • 26 november klockan 10.30-17.00 på kontoret (Mötet hålls vid behov.)
    • 28 januari klockan 10.30-17.00 på kontoret (budgetbeslut)
    • 27 februari behovsstyrd reservtid, klockan 19.00 (på kontoret/via Skype)
    • 1 april klockan 10.30-17.00 på kontoret (inför årsmötet)
    • 22 april: Årsmöte
    • 23 april klockan 9.30-17.00 på kontoret

Lunch

  • Lunch åts på kontoret tillsammans med de anställda för att låta alla presentera sig och diskutera olika frågor.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
    • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
    • 2015-09-19: Detta samordnas med dokumentplanen i oktober.
    • 2015-11-21: Inte klart då dokumentationsplanen inte är klar.
      • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att kontakta Andreas angående etablering av OwnCloud på egen server, samt på sikt teckna avtal för underhåll av servermiljö.
    • 2016-01-11: Styrelsen gav förnyat uppdrag till verksamhetschefen att lösa serverfrågan.
    • 2016-02-06: Anna har fått en lista över vad vi har var från Andreas. Listan kommer att överlämnas till Ola N, som kan komma att hjälpa till. Offert kommer att begäras in. Konsolidering kommer att göras till en serverleverantör.
    • 2016-03-20: Möte med Ola N på tisdag och arbete kan inledas under april.
Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
Från styrelsemötet 2015-11-21
  • Integritetspolicyn behöver uppdateras i början av 2016, bland annat till följd av ny personuppgiftslag.
    • 2016-02-06: Nytt EU-direktiv kommer i april. Därefter är det två års implementeringstid.
  • Styrelsen gav Holger i uppdrag att utreda frågan om föreningen som beskattningsbar person vidare och till nästa styrelsemöte ta fram underlag för beslut och eventuella förändringar av policys och riktlinjer.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att kontakta revisorn beträffande revision och löpande granskning.
    • 2016-02-06: Möte med revisorn i nästa vecka beträffande offert, liksom genomgång inför årets revision. Offerter från andra revisionsfirmor begärs också in.
    • 2016-03-20: Årets revision avklarad och offerter har lämnats in och årsmötet beslöt att fortsätta med PWC. Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att be revisorn om lista över dokumentation som krävs för årsredovisning inför nästa års revision.
Från styrelsemötet 2016-02-06
  • Lönesystemet Bluegarden kommer att upphöra med tjänsten. Styrelsen beslöt att ta in utredning av framtida system i arbetet med en övergripande översyn av redovisningssystem etc.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Arbetet flyter på, men årsbokslutet har varit komplicerat.
  • Anställning av utvecklare till Wikispeech och KÖK har tagit tid, men det har nu kommit in två bra ansökningar och en andra omgång intervjuer kommer att hållas under kommande vecka.
  • Projekten Nationalmuseum och filmen om Öppen data har avslutats. Projektet en liten film om GLAM har förlängts enligt överenskommelse med Vinnova. Projekt med Flygvapenmuseet har avslutats.
  • En helgkonferens med Wikipedia Education Collab har hållits med stor framgång.
  • Process med att förbättra och effektivisera hanteringen av olika checklistor skall göras.
  • Rutin över vad som skall göras i form av wikisidor och ekonomisystem när projekt startas och avslutas skall tas fram.
  • Annons om administratörsroll kommer att läggas ut under kommande vecka.
  • I samband med serverflytten kommer arbetet med kommunikation att inledas.
  • Diverse olika broschyrer håller på att tas fram.

Genomgång av checklistor

Projekt/budget 2016

Budgetuppföljning

  • https://www.wikimedia.se/sv/wmse/audit/public/
    • En översyn av hanteringen av overheadkostnader inom projektet skall göras.
    • Ett ordentligt budgetdokument, med en flik per projekt, kommer att tas fram för att effektivisera arbetet.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2016
    • Ledningsrapporten gicks igenom.
    • Anna tillser att projektuppföljning för Möjliggörande läggs in.

Skatteregler

Föreningen som beskattningsbar person

Regler, riktlinjer och policy

  • Regler, riktlinjer och policy
    • Samtliga policyer och riktlinjer gicks igenom och lämnades oförändrade.
    • Till nästa möte önskas redovisning av arbetsmiljöarbetet. Anna rapporterade att André återvalts som skyddsombud.

Utredning om nytt löne- och ekonomisystem

  • Styrelsen beslöt att ge Mattias i uppdrag att i samarbete med Anna ta fram underlag för utvärdering av nytt löne- och ekonomisystem.

Långsiktig finansiering

  • Styrelsen beslöt att driva frågan om att säkra icke projektspecifika medel för att finansiera grundläggande administration i en workshop på kommande styrelsemöte. Utgångspunkt är den under 2014 framtagna finansieringsstrategin, behandlad på styrelsemötet i januari 2014.

Personalfrågor

  • Tilläggsavtal för verksamhetschefen.
    • Styrelsen beslöt att ge HR-utskottet i uppdrag att ta fram ett nytt tilläggsavtal.

Övriga frågor

  • Affiliate-selected Board seats
    • Nomieneringar
    • Styrelsen diskuterade hur styrelsen och föreningen skall arbeta med framröstandet av Affiliate-selected Board seats, utifrån den fråga som togs upp på årsmötet.
      • Styrelsen beslöt att informera medlemmarna om pågående process och möjligheten för dem att inkomma med synpunkter. Slutligt beslut om föreningens ställningstagande tas av styrelsen och publiceras i protokoll.
    • Styrelsen antog följande rekommendationsuttalande avseende Jan Ainali:
We, the board of Wikimedia Sverige, hereby endorse Jan Ainali for one of the affiliated-selected board seats on the Board of Trustees of the Wikimedia Foundation and support his nomination.
Jan Ainali is a long term wikimedian, who has long experience from the Swedish Wikipedia. He was one the founders of Wikimedia Sverige in 2007, and was board member for several years where he served as board member, secretary, treasurer and chairman until he in 2013 became Executive Director of the chapter. He resigned in January 2016 after three successful years.
Jan Ainali has a passion for open knowledge and is interested in how new technology can be used innovatively, including how for example Wikidata can be used to improve and extend the Wikimedia projects.
He has excellent and well established contacts in the global Wikimedia movement. This gives him a deep understanding of our global community.
By this we endorse Jan Ainali and think that he is the right person for the board in a situation when the Wikimedia movement faces several challenges.
  • Information: Elza Dunkels deltar och Anna Troberg är utbildare i Boards training workshop April 2016 i Berlin.
  • Visitkort
    • Ledamöter som behöver visitkort anmäler det på visitkortslistan på wikin.
  • E-postlistor.
    • Anna uppdaterar e-postlistorna.
  • Rapportera stadgeändring till WMF
    • Anna rapporterar stadgeändringarna till WMF.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.